Zo zorg je dat je deelnemers volgend jaar weer aanwezig zijn op je event

Evalueer je evenement

Van je volgende evenement wil je natuurlijk ook weer een groot succes maken. Het is daarom essentieel om in een evaluatie terug te blikken met het team. Hoe is het evenement verlopen en waar valt nog wat te winnen? Neem de verbeterpunten mee naar de organisatie van de volgende editie.

Of jouw evenement echt een succes was, weten de bezoekers natuurlijk. Door het vragen van feedback tijdens het evenement of het versturen van een online enquête, kom je erachter hoe zij jouw evenement hebben ervaren. Wanneer je weet wat wel én niet in de smaak viel, kun je hierop inspelen met je communicatie en de invulling van je volgende evenement.

Weet je gasten te vinden

Om je deelnemers te bereiken moet je natuurlijk wel actief zijn op de kanalen waar zij zich bevinden. Waar je deelnemers online actief zijn, kun je achterhalen door te kijken naar de social media activiteiten van je vorige evenement. Via welke kanalen hebben jullie de doelgroep benaderd en via welke kanalen bereikten jullie de meeste interactie? Hierdoor weet je welke kanalen het meest effectief zijn om in te zetten voor de promotie van het volgende evenement.

Betrokken deelnemers door online opvolging

Betrokkenheid bij jouw jaarlijkse evenement gaat hand in hand met een goede opvolging. Gelukkig is contact houden met je deelnemers makkelijker dan ooit. Via social media of nieuwsbrieven kun je ze warmhouden met relevante content. Zo kun je na afloop van je evenement terugblikken met een aftermovie of ervaringen van deelnemers delen. Naar mate het volgende evenement dichterbij komt, kun je de content meer en meer richten op het komende event. Denk bijvoorbeeld aan het bekend maken van het programma, nieuwe sprekers uitlichten of ander nieuws delen.

Wij raden het aan om een contentkalender te maken wanneer je een succesvolle online opvolging wilt doen. Hierin plan je van tevoren welke content je via welk medium gaat delen. Een contentkalender creëert niet alleen een houvast voor alle uitingen die je maakt, het werkt ook motiverend om daadwerkelijk content te plaatsen. Om je hiermee op weg te helpen, hebben een template voor een contentkalender gemaakt.

Het draait allemaal om de inhoud

Uiteindelijk komen deelnemers alleen terug naar jouw evenement als zij geïnteresseerd zijn in de inhoud hiervan. Het is daarom essentieel om elk jaar weer een vernieuwend programma neer te zetten. Houd daarom goed trends en actualiteiten in de gaten wanneer je de invulling van je event samenstelt.

Denk daarnaast ook aan de feedback die je eventueel eerder hebt gekregen van je deelnemers. Wanneer bepaalde sprekers of onderwerpen erg populair waren, kan het interessant zijn om deze te herhalen. Probeer  er echter wel voor te zorgen dat alles in een nieuw jasje gestoken is wanneer je zaken herhaalt. Gasten zijn namelijk niet opzoek naar een kopie van een evenement die ze het jaar daarvoor al hebben bezocht.