Alfa Accountants maakt binnen anderhalve week hoogwaardige online productie van hun jaarlijkse leerdag

Elk jaar onze medewerkers verbinden en gevoel van samenzijn creëren

“De jaarlijkse leerdagen zijn een belangrijk onderdeel van ons personeelsbeleid” vertelt Sanny. In haar rol als HR manager is zij eindverantwoordelijk voor de inhoud en de organisatie van de Alfa Leerdag. “We vinden het belangrijk dat onze collega’s met plezier naar hun werk gaan en zich blijven ontwikkelen. Daarom komen alle medewerkers normaal één dag in het jaar fysiek samen om elkaar te ontmoeten, kennis op te doen en gedachten uit te wisselen. In 2020 hebben we deze dag helaas moeten cancelen wegens de maatregelen. Toen dachten we: laten we het op safe spelen en het hele event verplaatsen naar november volgend jaar. Dan organiseren we één grote Leerdag voor alle medewerkers van Alfa en maken we er een feestje van.”

De voorbereidingen waren gericht op live

In het voorjaar van 2021 startten Sanny en haar team al met de voorbereidingen voor de fysieke Alfa Leerdag. “Na de annulering in 2020 wilden we dit jaar extra uitpakken. We hadden de wens om een festivalachtige setting te creëren waar bijna 1.100 medewerkers elkaar feestelijk en informeel konden ontmoeten. Een dag vol kennis, muziek, entertainment, en lekker eten. En de dag waarop we ons beleidsplan wilden presenteren. De hele zomer is ons team – en met name collega Adriënne Visscher – druk geweest met het programma en de planning.”

Alle seinen stonden op groen, maar begin oktober sloeg de twijfel toe. De besmettingscijfers liepen weer op. Sanny: “Met de stijgende cijfers vroegen we ons natuurlijk steeds meer af of we wel alle gasten konden samenbrengen. Wat als? Toch bedachten we toen nog niet direct een plan B en hadden we goede hoop. Het plenaire programma zouden we sowieso al wel livestreamen, zodat medewerkers die in quarantaine zaten toch mee konden kijken. Maar anderhalve week van tevoren werden er weer nieuwe maatregelen afgekondigd. De horeca ging weer eerder dicht, publiek bij sport werd afgeschaft en een vaste zitplaats werd verplicht. Het werd uiteindelijk glashelder dat het event niet kon doorgaan in de geplande vorm.”

Snel omschakelen naar een online productie

“Toen we de knoop doorhakten om geen fysiek evenement te organiseren, hebben we direct alle betrokkenen bij elkaar geroepen. Met het Alfa projectteam, Danielle en Mandy van het NBC, technici van AVEX en andere externe stakeholders hebben we een plan gemaakt. Hoe gaan we het evenement vormgeven? Wat hebben we daarvoor nodig? Welke techniek? En welke mensen? Het was erg prettig om te ervaren dat het NBC en AVEX hier heel goed in meedachten. De belangrijkste uitkomst was dat we het event wilden aanvliegen als online productie en onze medewerkers niet zomaar lieten ‘meekijken’. Het moet niet lijken als een Leerdag die ineens online gaat, maar als een Online Leerdag.”

Gelukkig had Alfa al wel wat ervaring met online events. Eind 2020 organiseerden zij namelijk samen met Effectgroep een Online Christmas Show voor hun medewerkers. “Daardoor snapten we het belang van de juiste mensen en de details. Een online event valt of staat met een goede regisseur, een technisch draaiboek en de benodigde expertise. We besloten de Online Leerdag te benaderen als een televisieshow.”

Een online event valt of staat met een goede regisseur, een technisch draaiboek en de benodigde expertise.

The devil is in the details

Een volledig online event vereist een totaal andere benadering dan een live event. In anderhalve week tijd is dat – op zijn zachtst gezegd – dus echt even schakelen. Sanny vervolgt: “Nadat we bepaald hadden in welke vorm het event zou plaatsvinden, hebben we direct het programma omgegooid. Niet per se qua tijden, maar vooral de flow en energie van het programma. We wilden er een dynamische show van maken. Uiteindelijk kwamen we met alle workshops en sessies tot een programma van zes uur. Dat lijkt lang, maar door de afwisseling en balans voelde dat niet zo. Er was namelijk een backstageprogramma, er speelde een band en er was een live tekenaar die het event vastlegde. Er gebeurde telkens wel iets.” Dat is dan ook direct de grootste les die Sanny meeneemt: “Vergeleken met een fysiek event moet er veel meer dynamiek en afwisseling zijn, anders wordt het gewoon saai.”

Hoe komt een spreker over? Uit hoeveel hoeken wordt er gefilmd? Het Alfa organisatieteam besteedde veel aandacht aan de details. “Doordat we het event aanpakten als een tv-productie, lag de focus echt op de details. Zo hebben we nagedacht over iedere camerapositie. Welke details zien we wel op het podium en welke niet? Hoe houden we het beeld spannend? We hebben verschillende bumpers gemaakt die ingestart werden bij een kort stukje lopen of het wisselen van sessies. En de verschillende settings in de Grand Hall van het NBC maakte de afwisseling compleet.”

Het zijn de mensen die het verschil maken

Als we Sanny vragen naar de samenwerking tussen Alfa, het NBC en AVEX reageert zij meteen enthousiast. “Of het nu gaat om een live of online event: je wilt investeren in de juiste mensen. Besparen op personeel of kennis is het domste wat je kunt doen. Je wilt ontzorgd worden zodat jij je als organisator niet met technische details bezig hoeft te houden, maar kunt focussen op de inhoud. Dat heb ik ook zo ervaren in onze samenwerking. De rust, de expertise… alles klopte. Zo hadden we bijvoorbeeld bewust extra geïnvesteerd in technici, waardoor er in iedere vleugel twee mensen stand-by stonden voor vragen of hulp. Dat gaf zo’n veilig gevoel. Daardoor wisten we dat het goed kwam.”

Medewerkers laaiend enthousiast

“Het had natuurlijk een fysiek weerzien moeten worden. Dat gevoel van ‘fijn, we zijn na twee jaar weer met z’n allen bij elkaar’ moest overheersen. Aan ons de uitdaging om dat gevoel voor onze medewerkers digitaal alsnog te creëren. En ja, daar hebben we voor gezorgd! Al onze medewerkers waren enorm enthousiast over de online Leerdag. Het had zelfs impact op hele gezinnen. We kregen bijvoorbeeld van medewerkers te horen dat zij met de kids voor de tv zaten in de pauze en samen naar het lunchprogramma keken. Ook zeiden we op een gegeven moment ‘nu gaan we even een halfuurtje niks doen en heb je tijd voor thuis’. Dat werd gewaardeerd door iedereen.”

Online voel je je wel betrokken bij het event en de organisatie, maar minder bij elkaar. Het gevoel van verbondenheid met elkaar creëer je simpelweg beter live.

Live is nodig om met elkaar te verbinden

Ondanks het succes van de online Alfa Leerdag, komt Sanny toch liever fysiek samen. “Ik hoop met heel m’n hart dat we de volgende keer wel weer bij elkaar kunnen komen. Elkaar in de ogen kijken is simpelweg nodig. Maar we zullen in de toekomst wel vaker de afweging maken. Is het werkelijk nodig om fysiek bij elkaar te komen? Kan het ook online? Het zou maar zo kunnen dat we zeggen we gaan het afwisselen. Het is geen vervanger voor altijd, maar wel een waardevolle toevoeging. Waar het verschil inzit? Online voel je je wel betrokken bij het event en de organisatie, maar minder bij elkaar. Het gevoel van verbondenheid met elkaar creëer je simpelweg beter live.”

Ben je benieuwd hoe de Alfa Leerdag er achter de schermen uitzag? Alfa maakte er een video van: