De DNHK verrast met high-end netwerkevent Sommerfest 2023

Anouk is samen met haar vijf collega-eventmanagers verantwoordelijk voor zo’n zestig tot tachtig events per jaar. Dit gaat om kleine events, zoals een bedrijfsbezoek voor dertig gasten bij één van de leden, maar ook om grote events, zoals de Duitsland-dag of het DNHK Sommerfest. Eén ding hebben alle events in ieder geval gemeen: het leggen van de verbinding tussen Duitsland en Nederland. De Duits-Nederlandse Handelskamer is een vereniging met vijftienhonderd leden-bedrijven en valt onder de Deutsche Industrie- und Handelskammer, welke al sinds 1905 de Duitse economie vertegenwoordigd. De DNHK begeleidt ondernemers op beide markten, verbindt hen met elkaar, behartigd belangen en zoekt zodanig continu de verbinding tussen beide landen.

Netwerken in een ontspannen sfeer

Het leggen van verbinding kan natuurlijk uitstekend tijdens een high-end netwerkevenement, zoals het jaarlijks terugkerende Sommerfest. “Het hoofddoel van het evenement is natuurlijk om te netwerken, maar wel in een fijne en ontspannen sfeer. Waar bij andere evenementen de focus ligt op kennisoverdracht gecombineerd met netwerken, willen we tijdens dit event juist meer de focus leggen op die ontspannen sfeer en het fun-element. We willen samen met onze leden de zomer inluiden en hen in de watten leggen onderwijl zij kunnen netwerken op het allerhoogste niveau. Tegelijkertijd heeft het Sommerfest bovendien een officiëler gedeelte omdat het altijd gekoppeld is aan onze algemene ledenvergadering. Zo kunnen we met zoveel mogelijk leden belangrijke hamerstukken behandelen en kunnen leden kennismaken met het bestuur” aldus Vanwersch.

Omdat die ontspannen sfeer zo belangrijk is, heeft Anouk er samen met haar collega’s voor gekozen om geen match-making programma op te nemen. Anouk vervolgt: “Vorig jaar hebben wij dit wel gedaan rondom één van onze hoofdthema’s om zodoende het netwerken te stimuleren. We hebben hiervoor ronde tafelgesprekken opgenomen in het programma, maar uiteindelijk werd hier niet veel gebruik van gemaakt. De ervaring leert inmiddels dat netwerken op dit evenement spontaan en organisch ontstaat. De leden hebben tijdens dit event buiten hun eigen branche gesprekken gevoerd die superwaardevol zijn”.

De perfecte locatie selecteren

Zo’n groot netwerkevent op poten zetten, is natuurlijk niet zomaar gedaan. Na het vaststellen van het doel van het evenement, volgen er nog meer organisatorische stappen. Zoals bijvoorbeeld het selecteren van de locatie. “In het verleden zijn we op uiteenlopende locaties geweest, van statige kastelen tot aan een nostalgisch stoomschip in de haven van Rotterdam” vertelt Anouk.

Bij de selectie van een locatie let het eventteam van de DNHK altijd op een aantal zaken. Zo is de uitstraling erg belangrijk en willen zij met de locatiekeuze hun leden graag iets nieuws bieden. Tegelijkertijd moet de locatie centraal gelegen zijn, makkelijk te bereiken zijn met OV en auto én aansluiten bij de wens van het DNHK om hun evenementen te verduurzamen. Vanwersch vervolgt: “Normaal gesproken proberen we ieder jaar voor een nieuwe locatie te kiezen. Daar zijn we dit jaar vanaf geweken omdat we voor het tweede jaar op rij naar Green Village zijn gegaan. Green Village sluit als locatie aan op al onze wensen; centrale ligging, goede bereikbaarheid en duurzaamheid hoog in het vaandel. Het is letterlijk een groene oase. Wat voor ons daarnaast meerwaarde heeft gehad, is dat het een echt familiebedrijf is. Dat merk je in de zorg en aandacht die er is voor ons als organisatie en de gasten. Het is een heel professionele organisatie waar persoonlijk contact en flexibiliteit voorop staan en waar je dezelfde gezichten ziet als het jaar ervoor. Die herkenbaarheid is heel prettig.”

Verrassen met een bijzonder thema

Naast de selectie van de perfecte locatie, is het bepalen en uitwerken van een eventconcept een belangrijke stap. “Omdat we wederom voor Green Village hadden gekozen als locatie, wilden we met een speciaal thema ervoor zorgen dat de beleving van de gasten écht anders zou zijn dan de editie van 2022. Ik heb hiervoor verschillende eventconcepten uitgewerkt en kwam in mijn zoektocht terecht bij een prijswinnend Duits-Nederlands circus duo. Een perfecte samensmelting tussen Duitsland en Nederland als je het mij vraagt, aangezien het ook nog eens een echtpaar is! Om dit circus duo heen, is een nostalgisch circus thema ontstaan. Diverse nostalgische circusattracties, zoals een vlooiencircus uit 1920, touwtrekkraam en de kop van jut versterkten de circus-uitstraling. Dit gecombineerd met een festivalsfeer en allerlei foodtrucks in de grote, sfeervolle tuin van Green Village, maakte dat we onze leden echt weer iets nieuws konden bieden” aldus Anouk.

Om ervoor te zorgen dat de look en feel van het event goed overkomt op alle leveranciers, werkt Anouk altijd met moodboards. “Zo zorg je er namelijk voor dat iedereen snapt wat je in je hoofd hebt. Daarnaast is een het belangrijk dat alle betrokken partijen op de hoogte zijn van het doel en de doelstellingen van het event.”

Goede overdracht en samenwerking

Op de vraag hoe de samenwerking met ons team is bevallen, heeft Anouk een duidelijk antwoord: “Heel erg goed! We wisten natuurlijk van vorig jaar al dat het gehele team voor je klaar staat. Niets is te veel en je weet dat als je iets vraagt, het direct goed geregeld wordt. Zo ging het vorig jaar bijvoorbeeld tijdens het evenement ineens regenen. Binnen no time was de locatie omgebouwd en kon het evenement binnen plaatsvinden. In de voorbereiding is het daarnaast heel fijn dat ik één aanspreekpunt heb en dat de overdracht goed geregeld is. Het wil bij grotere events wel eens voorkomen dat er bij de overdracht toch informatie verloren gaat. Dat is bij Green Village niet het geval, want tijdens de voorbespreking was de floormanager van het event namelijk ook gewoon aanwezig en kwam bovendien de chef-kok zich voorstellen. Dankzij zo’n goede overdracht, stonden alle neuzen dezelfde kant op en kon ik genieten van de dag. Ik heb zelfs tijdens het feest een uur staan dansen!”

Zeer succesvol event met belangrijke take-away

We kunnen stellen dat het Sommerfest 2023 een zeer succesvol netwerkevent is geweest. Dit komt niet alleen naar voren in de lovende woorden die Anouk en haar team vanuit de DNHK heeft ontvangen, maar dit horen zij eveneens terug in de ledenevaluatie. Hierin scoort het evenement en Green Village als locatie een 9 of 10! Daar zijn we als team van Green Village natuurlijk enorm trots op.

Nu is er zelfs bij een succesvol evenement altijd wel iets dat minder soepel loopt of waar je lering uit kunt trekken als eventorganisator. We vroegen Anouk daarom naar haar take-away van deze editie: “Mijn belangrijkste take-away van dit evenement is om kleine details niet over het hoofd te zien wanneer de focus vooral ligt op de grotere programmaonderdelen. Zo lag voor ons bijvoorbeeld de focus op de techniek tijdens de ALV, maar is er te weinig aandacht besteed aan de techniek bij de opening buiten. Dat verliep dus niet helemaal soepel, maar is uiteindelijk goed opgelost. Op zo’n moment is het heel erg fijn dat je een locatie hebt die met je meedenkt en voor je klaar staat. Mijn advies voor andere eventmanagers is dus om een uitgebreid technisch draaiboek te maken waarin dit soort details zijn opgenomen. Zo kun je het zelf niet over het hoofd zien en weten alle leveranciers wat er van hen verwacht wordt.”

De mate waarin een eventlocatie betrokken is, is echt iets om in je achterhoofd te houden bij de zoektocht naar een geschikte locatie.

Anouk’s gouden eventtip

Uiteraard hebben we Anouk als zeer ervaren eventmanager gevraagd naar haar gouden eventtip. “Gasten vinden een bepaalde mate van herkenbaarheid heel erg fijn, maar het is tegelijkertijd superbelangrijk om hen wel te blijven verrassen met iets onverwachts. Bij het Sommerfest hebben we bijvoorbeeld bepaalde programmaonderdelen die herkenbaar zijn, zoals de ALV, de opening en de feestavond. Dit combineren we met verschillende verrassingselementen om zodoende net even dat stapje extra te zetten voor de gasten. Het helpt dan trouwens enorm als de locatie hierin meedenkt en helpt. De mate waarin een eventlocatie betrokken is, is dus ook echt iets om in je achterhoofd te houden bij de zoektocht naar een geschikte locatie.”

Aftermovie Sommerfest 2023