Gezond & Zeker Innovatiedag geeft bezoekers flexibiliteit met festivalschema

De Gezond & Zeker Innovatiedag wordt jaarlijks georganiseerd door RegioPlus: het samenwerkingsverband van regionale werkgeversorganisaties in zorg en welzijn. Binnen RegioPlus is Coco Heitink onder andere verantwoordelijk voor de organisatie van de jaarlijkse Gezond & Zeker Innovatiedag. “De Innovatiedag organiseren wij voor ergocoaches, veiligheidscoaches en andere zorgprofessionals, die zich naast hun reguliere zorgwerkzaamheden bezighouden met de fysieke en mentale gezondheid van hun collega’s. Voor deze groep professionals is er niet vaak zo’n dag als deze, wat de Innovatiedag extra speciaal maakt. Het event biedt hen niet alleen waardevolle kennis en vaardigheden die ze direct in de praktijk kunnen inzetten, maar het is voor hen ook een leuke dag met collega’s waar ze in de watten worden gelegd.” aldus Coco. Bij de organisatie van het evenement wordt Coco ondersteund door congres- en eventbureau PINO en het team van het NBC.

Festivalprogrammering zorgt voor flexibiliteit en vrijheid

De Gezond & Zeker Innovatiedag is niet zomaar een event met een ‘standaard’ congresprogramma. Er is namelijk onder andere een plenaire opening, een beursvloer met 25 stands en een uitgebreid workshopaanbod. “Op de beursvloer staan voornamelijk trainingsbureau’s en leveranciers van hulpmiddelen die de deelnemers direct kunnen uitproberen tijdens een demonstratie. Daarnaast bieden wij 47 verschillende workshops aan waarin het opdoen van praktische kennis en het uitvoeren van handelingen voorop staan. Dit betekent dat er bijvoorbeeld tijdens een workshop bij ons maar 20 gasten kunnen deelnemen in plaats van 100 gasten zoals tijdens een ‘normaal’ congres.” vertelt Coco.

Met zo’n druk programma dat draait om praktische kennis en het uitproberen van hulpmiddelen, heb je als organisatie een behoorlijke logistieke puzzel te leggen. Want hoe zorg je ervoor dat de gasten én de standhouders het maximale uit de dag kunnen halen? Coco vervolgt: “Voor een gelijkmatige bezoekersspreiding en flexibiliteit, werken wij al drie edities volgens een festivalprogrammering. Deze aanpak biedt deelnemers de vrijheid om hun eigen programma samen te stellen. De workshops worden namelijk meerdere keren aangeboden en variëren van lengte. Van een halfuur voor een korte introductie, tot anderhalf uur waarin men echt de diepte ingaat op een bepaald onderwerp. Daarnaast zorgt het festivalschema er ook voor dat bezoekers zich de hele dag gelijkmatig over de beursvloer begeven en heeft iedereen voldoende tijd om stands te bezoeken en deel te nemen aan productdemonstraties. Een groot pluspunt voor onze standhouders: zij hebben de hele dag een constante aanloop, wat de kwaliteit van het beursbezoek ten goede komt. Ze hebben nu echt genoeg tijd om iedereen te spreken.”

De ervaring van de gast staat centraal

De nadruk van de Innovatiedag ligt op educatie en innovatie, maar ook de ervaring van de gast staat op dit event centraal. “Omdat er voor deze groep zorgprofessionals niet vaak zo’n dag georganiseerd wordt, willen we er echt voor iedereen een feestje van maken. Onze doelgroep bestaat uit hardwerkende professionals die iedere dag de zorg verlenen. Zij verdienen het dan ook zeker om tijdens deze dag in de watten gelegd te worden.” aldus Coco.

Om dit te realiseren wordt er al jaren van alles uit de kast getrokken. Van een fotohokje tot een cartoontekenaar en van een kapper tot live entertainment dat zorgt voor een warm welkom. De catering is daarnaast een belangrijk onderdeel van de beleving en daarom breed uitgemeten in de programmering. Coco vervolgt: “De lunch wordt tijdens deze dag gedurende twee uur geserveerd. Dit geeft de gasten de kans om hier op hun gemak van te genieten, te netwerken met collega’s of standhouders of even te ontspannen in de tuin. De festivalaanpak geeft ook op het gebied van de gastervaring veel rust en vrijheid. De gasten hebben zelf de regie waar zij eten, welke sessies ze willen volgen en waar ze willen zijn. Daardoor verloopt het heel natuurlijk.”

Publieksactivatie en een goodiebag met knipoog

Naast een flexibel en volledig programma, werd dit jaar ook voor het eerst de Innovatieprijs uitgereikt. Hiervoor waren een aantal standhouders genomineerd en middels vloerstickers werd dit op de beursvloer aangegeven. Coco vertelt: “Bij binnenkomst kregen de gasten allemaal een goodiebag met daarin onder andere een pingpongbal. Bij de entree stonden grote buizen waar men met de pingpongbal kon stemmen op de innovatie van het jaar. Met dit soort publieksactivaties maak je het voor je gasten extra leuk!”

In de goodiebag waren naast de pingpongbal natuurlijk nog een aantal andere leuke items te vinden, zoals een boekje met pen en een set tuinhandschoenen voorzien van een kaartje. Coco vervolgt: “Het idee achter de tuinhandschoenen is dat je hiermee meer grip kunt krijgen tijdens een bepaalde handeling en je handen en armen daardoor minder belast, zoals bij het aan- en uittrekken van steunkousen. Het is een knipoog naar de gehele dag vol inspiratie en kennis, maar ze kunnen in de praktijk daadwerkelijk gebruikt worden. Of je kan er natuurlijk lekker mee in de tuin aan de slag!”

Positieve reacties en belangrijke learning

Op de vraag of Coco in de organisatie voor een volgende editie iets anders zou doen, is het antwoord simpel: “Eigenlijk niet, ik vond de dag namelijk zelf ook echt een feestje. Omdat we werken met de ontzorgende teams van het NBC en PINO, kun je als opdrachtgever zelf genieten van de eventdag. Je weet namelijk dat het goed komt omdat je met vertrouwde partners werkt. Daarnaast is onze doelgroep gewoon heel leuk. Het zijn alleen maar enthousiaste mensen vol passie voor hun werk. Dat spat er gewoon vanaf. De gasten hebben de dag dan ook beoordeeld met een dikke acht als rapportcijfer.” aldus Coco.

Voor andere eventorganisatoren die willen werken met een festivalprogrammering heeft Coco nog wel een belangrijke learning: “Houd er rekening mee dat de gasten na de plenaire opening direct aan de slag willen. Verwerk dit dan ook goed in de programmering. Een festivalschema met kleinere workshops leent zich namelijk niet goed voor het scenario waarin alle 1.075 gasten tegelijkertijd willen deelnemen aan de eerste workshops. Zorg dus óf voor meer capaciteit tijdens de eerste ronde door verschillende workshops gelijk te laten starten óf voor heldere communicatie vooraf. Dan is het voor de gasten duidelijk dat ze na de opening ook eerst een ronde over de beursvloer kunnen maken.”

Coco’s gouden eventtip

Uiteraard hebben we Coco gevraagd naar haar gouden eventtip: “Wanneer je een event organiseert vanuit de inhoud, is mijn eventtip om echt te vertrouwen op de expertise van je partners. Denk hierbij aan de evenementenlocatie, maar ook aan het eventbureau. Of het nu gaat om de logistieke ondersteuning, het beheren van contacten met workshopleiders, het samenstellen van het festivalprogramma of het bedenken van creatieve ideeën; de samenwerking met ervaren partners kan oprecht het verschil maken. Zij hebben namelijk de juiste ervaring en kunnen je goed adviseren over wat wel en niet werkt tijdens een evenement of op de locatie.’’

Vertrouw op de expertise van je partners. Zij hebben namelijk de juist ervaring en dit kan oprecht het verschil maken.

Coco vervolgt: “Een voorbeeld van dit jaar was bijvoorbeeld de inzet van de vele schermen die het NBC rijk is. Die hebben stuk voor stuk bijgedragen aan de beleving van de gasten. Zo werden gasten vanaf de parkeerplaats al welkom geheten met een welkomstboodschap op de XXL LED-wall en maakten we veel indruk tijdens de plenaire opening door de inzet van het 45 meter brede 3D-decor. Op de beursvloer zorgden de LED-kolommen vervolgens voor een mooie eenheid en uitstraling. Om de Gezond & Zeker stand er op de beursvloer nog meer uit te laten springen, hebben we één van de kolommen voorzien van een ander uiterlijk. Dat was echt een blikvanger! Een ander voorbeeld was het gebruik van de pingpongballen om te stemmen op de beste innovatie en de mantelwand waar deelnemers foto’s konden maken in het thema mantelzorg. Deze creatieve ideeën zorgden niet alleen voor interactie, maar ook voor een blijvende herinnering aan een geslaagde dag.”

Fotografie: Erik Jansen Fotografie