De ultieme handleiding voor social media op jouw evenement

Welke social media kanalen zet je in?

De keuze is reuze in social media landschap, maar wees wel kritisch op welke media je actief bent. Ieder kanaal heeft zijn eigen unieke functies en gebruikers zijn gewend om bepaalde soorten content te zien op de verschillende platformen. Maak een keuze uit twee of drie kanalen die passen bij het evenement, de uitingen hierover en de doelgroep. Door je hierin te beperken kun je namelijk gefocust aan de slag met je keuzes en voorkom je dat je het overzicht kwijtraakt of dat je amper actief bent op meerdere kanalen. Wij lichten een aantal populaire platformen voor je uit.

Twitter

Twitter is ideaal voor het delen van nieuws en informatie over je evenement. Met een unieke eventhashtag kun je interactie creëren rondom het event en breng je bezoekers met elkaar en met de organisatie in contact. Gedurende het event kun je alle tweets met deze hashtag gemakkelijk verzamelen en tonen op een social wall.

Dit snelle social media kanaal is vooral populair onder mannen, van alle Twittergebruikers is 66 procent man. De grootste twee leeftijdsgroepen actief op Twitter zijn 18 tot en met 29 jaar (37 procent) en 30 tot 49 jaar (25 procent) volgens Omnicore Agency. Uit het jaarlijkse onderzoek van Newcom blijkt dat Twitter in Nederland zo’n 908.000 dagelijkse gebruikers telt. In 2019 is er wel een grote groep Twittergebruikers afgehaakt, voornamelijk in de leeftijdsgroep 18 tot en met 24 jaar. Ondanks dat blijft Twitter een geschikt kanaal voor de communicatie-, ICT-, technologie-, AGF- of mediabranche volgens SocialLane.

Facebook

Met de vele features van Facebook kun je dit kanaal in elk stadium van het evenement goed gebruiken. Ter promotie voorafgaand, een live verslag gedurende je event of de online opvolging na afloop: Facebook biedt alle mogelijkheden.

Volgens het onderzoek van Newcom is Facebook het meest gebruikte social media kanaal in Nederland. Facebook biedt daarom eveneens de mogelijkheid om mensen van allerlei leeftijden te bereiken. Maar liefst 58 procent van mensen tussen de 20 en 39 jaar zit elke dag op dit medium. Ook onder de 40- tot en met 64-jarigen (52 procent) en 65 tot en met 79-jarigen (43 procent) is het dagelijks gebruik hoog. Geen enkel ander social media kanaal wordt zo veel gebruikt door 65-plussers.

Instagram

Wanneer je veel mooie beelden van je evenement hebt, is Instagram een geschikt kanaal om deze te delen. Net als op Twitter kun je hier gebruik maken van een hashtag. Verder kun je met de story functie gedurende het evenement een live verslag uitbrengen. Daarnaast is de story functie ideaal voor het creëren van interactie met de volgers voor, tijdens en na je event. Er zijn verschillende functionaliteiten, zoals het plaatsen van een poll of de gelegenheid tot het insturen van vragen.

Als je denkt dat Instagram alleen onder de jeugd veel in gebruik is, heb je het mis. Uit het onderzoek van Newcom blijkt namelijk dat het dagelijkse gebruik van dit kanaal bij alle leeftijden, behalve de 80-plussers, is toegenomen. Het dagelijks gebruik groeide het hardst onder de 15- tot en met 19-jarigen, van 50 procent in 2018 naar 58 procent in 2019, en onder de 20- tot en met 39-jarigen, van 27 procent in 2018 naar 35 procent in 2019.

LinkedIn

LinkedIn biedt steeds meer interessante functionaliteiten waarmee je jouw evenement kunt promoten. Nieuwere ontwikkelingen bij LinkedIn zijn de mogelijkheden om live video’s uit te zenden en om, net als bij Facebook, event pagina’s aan te maken. Daarnaast biedt LinkedIn de mogelijkheid om connecties te maken met mensen in de buurt. Wanneer je op je smartphone Bluetooth en de functie ‘zoeken in de buurt’ aan hebt staan, kun je iedereen die dit ook aan heeft in de omgeving vinden. Ideaal voor op netwerkevenementen!

LinkedIn biedt dus vele mogelijkheden voor jouw event, maar welke mensen bereik je hier precies? Uit onderzoek van LinkedIn blijkt dat human resources, product management, business development, marketing en consulting de meest connected functies op LinkedIn zijn. Verder zijn volgens NapoleonCat de twee grootste actieve leeftijdsgroepen op LinkedIn 25 tot en met 34 jaar (51 procent) en 35 tot en met 54 jaar (27 procent).

Snapchat

Wellicht denk je bij een zakelijk event niet direct aan de inzet van Snapchat, maar je mag dit kanaal zeker niet meteen uitsluiten uit jouw strategie. Wanneer jouw doelgroep hier actief is, is dit een mooie manier om hen een kijkje achter de schermen te geven in aanloop en tijdens het evenement.

Of je Snapchat in jouw communicatiestrategie moet opnemen, ligt dus aan de doelgroep. Uit onderzoek blijkt dat Snapchat razend populair is onder jongeren, maar liefst 72 procent van jongeren tussen de 15 en 19 jaar is hier actief. Ook bij een wat ouder publiek, 20- tot en met 39-jarigen, is het platform in gebruik, 31 procent van deze groep gebruikt Snapchat.

Ken je doelgroep

Wanneer je de doelgroep voor het evenement in kaart hebt, weet je nu op welk kanaal zij actief zijn aan de hand van de demografische gegevens hierboven. Vervolgens is het belangrijk om je doelgroep wat beter te leren kennen. Hiervoor is het handig om je eigen kanalen onder de loep te nemen. Op welke kanalen hebben jullie de meeste interactie met de volgers en waar is de betrokkenheid het grootst? Neem deze kanalen zeker mee in de communicatie met als aanvulling eventueel andere kanalen waar jouw doelgroep zich ook bevindt.

Wanneer je de social media kanalen aan het analyseren bent, is het eveneens de moeite waard om de content onder de loep te nemen. Welke vorm van content spreekt jouw doelgroep het meest aan? Om hier achter te komen, kun je het beste kijken naar de interactie en bereik op verschillende berichten. Misschien wordt er op video’s wel veel meer gereageerd dan op blogartikelen. Wanneer je weet wat wel én wat niet werkt bij jouw doelgroep, kun je hierop inspelen met je content.

Het is echter wel belangrijk dat je onthoudt dat niet elk social media kanaal geschikt is voor elke vorm van content. Kijk altijd eerst kritisch naar de content voordat je het overneemt op meerdere kanalen. Het delen van een blog gaat bijvoorbeeld makkelijker op LinkedIn, dan op Instagram.

Social media in aanloop van je event

Voorafgaand aan je evenement is social media een gemakkelijk en goedkoop medium om in te zetten voor de promotie van je evenement. Het is bijvoorbeeld een goed medium voor het werven van deelnemers of het vergroten van de naamsbekendheid.

Content komt in vele vormen en maten, maar het belangrijkste is natuurlijk de inhoud. Let erop dat je niet alleen het event promoot. De content die je deelt moet van meerwaarde zijn voor jouw doelgroep. Zo kun je bijvoorbeeld informatieve artikelen van je sprekers delen of tips geven voor het leggen van contact op een netwerkbijeenkomst.

Meer bereik met advertenties

Vind je het bereik van je organische berichten niet groot genoeg? Dan kun je gebruik maken van de advertentiemogelijkheden op bijvoorbeeld Facebook, Instagram en LinkedIn. Wanneer je advertentiecampagnes gaat plaatsen, kun je gegevens kiezen waaraan de advertentiedoelgroep moet voldoen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld leeftijd, woonplaats en geslacht. Of maak de campagnes nog specifieker door interesses, functies en branches toe te voegen. Daarnaast kun je ervoor kiezen om Facebook een vergelijkbare doelgroep samen te laten stellen. Deze doelgroep bestaat uit profielen die overeenkomsten hebben met jouw websitebezoekers, pagina fans of klanten. Een andere mogelijkheid is retargeting van websitebezoekers. Wanneer je een speciale Facebook pixel installeert op een websitepagina kun je van de bezoekers van deze pagina een advertentiedoelgroep maken.

Om je op weg te helpen met adverteren, hebben wij een handleiding voor Facebook ads gemaakt. Download ‘m hier.

Onmisbaar: de contentkalender

Wanneer je social media actief gaat inzetten, is er één ding wat in ieder geval niet mag ontbreken: een contentkalender. In een contentkalender houd je bij welke content waar en wanneer geplaatst of verstuurd wordt. Dit maakt je eventcommunicatie een stuk overzichtelijker. Maak je nog geen gebruik van een contentkalender? Wij hebben een handige template voor je opgesteld die je hiervoor kunt downloaden!

Social media inzetten tijdens je event

Ook tijdens je event kun je niet stilzitten. Dit is het moment dat alles gebeurt; het perfecte moment om social media in te zetten en om content te verzamelen én te delen. Wij lichten een aantal mogelijkheden voor je uit.

Live verslag

Het uitbrengen van een live verslag gedurende de dag is een ideale manier om je deelnemers tijdens je event op de hoogte te houden van de activiteiten of het programma. Facebook, Snapchat en Instagram bieden allemaal de mogelijkheid om stories of verhalen te delen die 24 uur online blijven. Hiermee kun je met foto’s en video’s de hele dag vastleggen en een kijkje achter de schermen geven. Twitter is ook uitermate geschikt voor een live verslag om activiteiten en updates te delen tijdens je evenement.

Daarnaast bieden Facebook, Instagram en LinkedIn de mogelijkheid om video’s live te streamen. Zo kun je het volledige event of bepaalde sprekers of sessies delen met mensen die er niet bij kunnen zijn. Live video’s blijven na afloop beschikbaar op het social media kanaal en kunnen dus later teruggekeken worden. Met een live verslag breng je overigens niet alleen je deelnemers op de hoogte. De thuisblijvers kunnen zo ook meegenieten van jouw event. Nu zij weten wat ze missen, willen ze er de volgende keer natuurlijk ook bij zijn!

Social media wall

Als je wilt dat je deelnemers gedurende dag berichten gaan posten over het event, kun je een social media wall inzetten om dit zichtbaar te maken. Dit kan van specifieke hashtags of geselecteerde accounts. Deze berichten worden vervolgens getoond en gedurende de hele dag geüpdate. Zet de social media wall op een opvallende plek en stimuleer je bezoekers om online mee te praten over jouw event.

Content verzamelen

Tijdens je evenement is het de perfecte kans om veel content te verzamelen die je achteraf kunt gaan delen. Denk hier vooraf goed over na zodat je op de dag zelf gericht content kunt gaan verzamelen. Dit kan meer zijn dan alleen foto’s en video’s. Misschien wil jij wel de ervaring van deelnemers delen of sprekers aan het woord laten. De eerdergenoemde contentkalender komt hierbij goed van pas. Door vooraf te bedenken wat je na afloop van je event wilt delen, weet je precies wat je moet verzamelen tijdens je event.

Volg je deelnemers op

Na je event wil je natuurlijk dat hier nog lang over nagepraat wordt. Met de inzet van social media kun jij dit gesprek stimuleren. Zeker bij een terugkerend evenement is de online opvolging erg belangrijk. Je wilt immers dat de bezoekers volgend jaar weer terugkomen.

Bij een terugkerend evenement kun je de communicatie door laten lopen tot het volgende evenement. Na afloop van je evenement kun je terugblikken door middel van het delen van bijvoorbeeld foto’s, een aftermovie of een blog met de highlights van je event. Zo kunnen je deelnemers terugblikken op een mooie dag en weten thuisblijvers wat ze gemist hebben. Wanneer het volgende evenement nadert, richt je de communicatie op de nieuwe editie. In deze fase kun je in je content het programma bekend maken, sprekers uitlichten of andere nieuwsupdates delen.

Meer over het opvolgen van je deelnemers vind je in deze blog!