Platformen

Hieronder vind je de antwoorden op de meest voorkomende vragen rondom online eventplatformen. Welke platformen bevelen wij aan en wat zijn de mogelijkheden? Je leest er hier meer over.

  • Via welke platformen kan ik mijn evenement bij jullie streamen?

    Afhankelijk van de bijeenkomst en het doel hiervan, adviseren wij diverse platformen. Met deze platformen kunnen wij een goed werkende stream garanderen. De platformen die wij aanbevelen zijn:

    • Vimeo
    • NBC beveiligde stream
    • NBC Eventstream met interactiemogelijkheden
    • Zoom Business met webinar add-on
    • iChair
    • DeRegistratiebalie
  • Waarom zou ik gebruikmaken van een volledig eventplatform?

    Indien je evenement bestaat uit meerdere sessies en streams, kan een eventplatform een slimme keuze zijn. Het gebruik van een eventplatform biedt namelijk overzicht voor de deelnemers. Zij zien hier het volledige programma en kunnen navigeren tussen de sessies. Je kunt ook werken met losse streams, maar dit is minder overzichtelijk en kent het nadeel dat je sneller publiek verliest na een sessie. Online eventplatformen bieden daarnaast ook meer interactie- en sponsormogelijkheden.

  • Wat is Vimeo en wanneer kies je hiervoor?

    Vimeo is een videowebsite waar gebruikers video’s kunnen uploaden, delen en bekijken. Hier kunnen we de live video’s naartoe streamen. Vervolgens kunnen deze video’s weer op een ander platform geïntegreerd worden. Het voordeel van Vimeo is dat het voordelig en laagdrempelig is. Vimeo biedt tegen een meerprijs ook de mogelijkheid tot chat aan en wachtwoordprotectie. Achteraf is er geen data beschikbaar over de kijkers.

  • Wat is de NBC beveiligde stream en wanneer kies je hiervoor?

    Op onze website bieden we een beveiligde omgeving aan waar jouw video naartoe gestreamd kan worden. Deze verborgen webpagina is beveiligd met een zescijferige pincode. De toegangscode kan verstrekt worden aan de gasten. Deze vorm van streaming biedt geen interactiemogelijkheden met de deelnemers.

  • Wat is de NBC Eventstream en wanneer kies je hiervoor?

    Via een professionele beveiligde webcast streamen we jouw evenement. Deze stream maakt gebruik van het RoyalCast webcast platform. De NBC Eventstream werkt op alle browsers en past zich automatisch aan op verschillende apparaten. Als add-on op de NBC Eventstream zijn diverse interactiemogelijkheden mogelijk, bijvoorbeeld in de vorm van chat, stel een vraag, quiz of polling. Achteraf ontvang je een rapportage van de kijkcijfers en het kijkersprofiel.

  • Wat is Zoom Business met webinar add-on en wanneer kies je hiervoor?

    Zoom is in essentie een videovergaderplatform, maar biedt ook mogelijkheden om jouw evenement te streamen. Via een Zoom Business account met webinar add-on kan jouw evenement gelivestreamd worden en is er mogelijkheid tot interactie met de deelnemers via chat, Q&A, polling en screen sharing.

  • Wat is iChair en wanneer kies je hiervoor?

    Wil je echt een volledige eventomgeving creëren? Kies dan voor een dedicated online evenementplatform zoals iChair. Het platform is in dit geval de locatie waarop alle streams te bekijken zijn. Met name wanneer er gebruik wordt gemaakt van meerdere sessies en streams is iChair een slimme keuze. Deelnemers kunnen hier overzichtelijk alle sessies en informatie vinden en switchen tussen de subsessies. Ook biedt iChair de mogelijkheid voor virtuele netwerkruimtes of het inrichten van een online stand. Daarnaast kunnen deelnemers met elkaar netwerken via een matchmaking optie.

  • Wat is het platform van DeRegistratiebalie en wanneer kies je hiervoor?

    Het eventplatform van DeRegistratiebalie is net zoals iChair een online platform waarop het volledige evenement te streamen is. De keuze voor een online eventplatform is raadzaam wanneer er gebruik wordt gemaakt van meerdere sessies en streams. Zo kunnen deelnemers navigeren tussen de sessies. Ook biedt DeRegistratiebalie de mogelijkheid om sponsoren uit te lichten, met andere deelnemers te netwerken, een digitale borrelruimte te faciliteren of virtuele stands te bezoeken.

  • Kan ik ook van een eigen platform gebruikmaken?

    Ja, we kunnen de beelden ook naar een platform naar keuze streamen. Hiervoor ontvangen wij graag de URL en de stream key. Indien hiervoor gekozen wordt, kunnen we niet de werkbaarheid en uptime van het platform garanderen.

  • Wat is een stream key?

    Wanneer je zelf over een eigen eventplatform beschikt, kunnen we de beelden hiernaartoe streamen. Hiervoor is een stream key benodigd. Dit is een digitale sleutel die je genereert in je platform. Deze kunnen wij koppelen aan onze streamingserver waardoor de beelden in jouw platform getoond worden.

  • Welke sponsormogelijkheden zijn er in de platformen?

    In elk platform zijn sponsoruitingen mogelijk. Het verschilt echter per platform welke mogelijkheden er zijn. Je kunt bijvoorbeeld altijd sponsorlogo’s in een PowerPointpresentatie opnemen, ongeacht het platform. Dit is de meest eenvoudige oplossing. Ook is het in ieder platform mogelijk om tussendoor een video/commercial af te spelen van sponsoren. Deze kun je vooraf opnemen of opvragen bij de desbetreffende sponsor.

    Indien je werkt met een eventplatform zijn er vaak meer sponsoruitingen mogelijk. Zo kun je bijvoorbeeld binnen iChair een virtuele stand afnemen, waardoor het net lijkt alsof je op een beurs staat. Ook kun je een gesponsorde netwerk- of borrelruimte toevoegen. Kies je ervoor om de stream te tonen op je eigen website? Ook dan kun je de pagina zo inrichten dat sponsorlogo’s continu zichtbaar zijn.

  • Welke interactiemogelijkheden zijn er?

    Stream je jouw evenement via de NBC Eventstream, Zoom Business, iChair of DeRegistratiebalie? Dan zijn er verschillende vormen van interactie mogelijk. Hieronder lichten we deze uit:

    • Openbare chat
      In een openbare chatroom kunnen deelnemers met elkaar het gesprek aangaan en vragen stellen over de sessies. Zo kunnen zij ook op elkaar reageren.
    • Stel een vraag
      Deelnemers kunnen hun vragen insturen. Deze worden niet openbaar getoond. De binnenkomende vragen kunnen worden gefilterd en gedeeld met de spreker. Hierbij is het raadzaam om een moderator aan te stellen.
    • Polling
      Gedurende de livestream kunnen er vragen gesteld worden aan de kijkers. Dit kan ook in de vorm van stemmen of feedbackverzameling zijn. Deze functionaliteit wordt ook vaak gebruikt voor accreditatie. Wanneer de deelnemers geen vragen beantwoorden, wordt er dus niet actief deelgenomen aan het programma.
    • Quiz & examen
      Tijdens of na afloop van de livestream bieden we de mogelijkheid om een quiz of examen af te nemen onder de deelnemers. Deze interactievorm is mogelijk in de NBC Eventstream. De uitkomsten van de quiz of het examen worden meegenomen in de rapportage na afloop.
    • Interactieve sessies
      Om de dialoog aan te kunnen gaan met deelnemers, kun je er ook voor kiezen om bepaalde subsessies via Zoom of Microsoft Teams te faciliteren.
  • Welke rapportage- en analysemogelijkheden zijn er in de platformen?

    De NBC Eventstream en dedicated eventplatformen bieden inzicht in het kijkgedrag. Wanneer deelnemers inloggen, kunnen we zien wie er heeft ingelogd, hoelang ze hebben gekeken en wanneer ze zijn afgehaakt. Daarnaast kun je per persoon inzichtelijk maken welke vragen zij hebben ingestuurd of welke antwoorden zij hebben gegeven op polls of vragen. Zonder inloggen kunnen we alleen het aantal kijkers monitoren. Ook wanneer je kiest voor de beveiligde stream op onze website of Vimeo kunnen we alleen het aantal kijkers zien.

Programma

Lees hieronder meer informatie over het programma en de sessies tijdens je online evenement.

  • Hoe verschilt het programma van een online event ten opzichte van een live event?

    Bij een live evenement duurt het programma al gauw een hele dag. Gasten wonen een plenaire sessie bij, volgen diverse workshops, lunchen en netwerken en sluiten weer gezamenlijk af. Bij een online evenement is de duur van het programma vaak veel korter. Deelnemers zijn na enkele uren achter de computer de aandacht veel sneller kwijt. Om je online gasten te blijven boeien is het aan te raden om je online evenement niet langer dan vier uur te laten duren.

    Ook is de timing van het programma cruciaal. Als organisator fungeer je als het ware als televisiemaker; je programma moet strak gepland zijn en mag niet uitlopen.

  • Kan ik mijn programma vanuit verschillende ruimtes streamen?

    Bij het NBC kun je jouw evenement vanuit meerdere studio's streamen. Zo hebben we in onze evenementenhallen zeven verschillende studio's staan waar je gebruik van kunt maken. Ook bieden we in onze zalen livestreamopties aan. Zo kun je jouw subsessies of workshops ook vanuit een andere ruimte streamen.

  • Wanneer is het handig om sessies vooraf op te nemen?

    Hoe meer live elementen je toevoegt aan het programma, hoe meer er fout kan gaan. Daarom is het raadzaam om bepaalde presentaties vooraf op te nemen. Zo loopt je programma gestroomlijnder en heb je minder zorgen op de dag zelf. Inventariseer goed bij welke sprekers het slim is om de sessies eerder op te nemen. Kijk hiervoor naar de boodschap, de setting en de manier van overkomen van de spreker. De ene spreker verliest wellicht kracht bij een vooraf opgenomen sessie terwijl de andere spreker hier weer mee geholpen is.

  • Hoe kun je online deelnemers actief betrekken in het programma?

    Bij een online event kan het lastig zijn om deelnemers te betrekken en hen geboeid te houden. Daarom is het belangrijk om veel interactieve elementen toe te voegen in het programma, waar de deelnemer iets voor moet doen. Hierbij kun je denken aan een poll, een quiz of een videomeeting.

    Ook kan het een leuke touch zijn om de deelnemers voorafgaand aan het evenement een eventpakket op te sturen. Een speciale box waarin culinaire items zijn opgenomen maar ook bepaalde informatie of to-do's rondom het evenement.

  • Hoe kun je online deelnemers met elkaar laten netwerken?

    Voor online kijkers is het natuurlijk lastiger om de interactie met andere gasten aan te gaan. Veel eventplatformen bieden gelukkig de mogelijkheid om de dialoog aan te gaan met andere gasten. Zo kun je andere deelnemers zien in het platform en met elkaar in gesprek gaan. Je kunt dit stimuleren door bijvoorbeeld een virtuele netwerkruimte toe te voegen aan je online event. Via Zoom of Teams kunnen deelnemers dan het gesprek met elkaar aangaan. Of voeg bijvoorbeeld een matchmaking optie toe waarin deelnemers automatisch aan elkaar gekoppeld worden op basis van interesses.

  • Hoe houd je het programma ook echt leuk voor de deelnemers?

    Om de deelnemers niet te verliezen vanwege gebrek aan concentratie, is het belangrijk om ook luchtige elementen in je programma toe te voegen. Las sowieso een aantal pauzemomenten in, want ook online moeten deelnemers de gelegenheid hebben om even van hun scherm te kunnen wijken. Er zijn veel manieren om een leuke twist aan het programma te geven. Denk bijvoorbeeld aan een online kookworkshop, een quiz, een optreden van een band of DJ of een virtuele boswandeling. 'Lucht' is minstens net zo belangrijk als inhoud om echt voor engagement te zorgen.

Apparatuur

Hieronder lees je veelgestelde vragen over apparatuur en techniek voor online evenementen.

  • Welke camera’s bieden jullie aan?

    Je kunt verschillende camera’s inzetten die elk een eigen functie en doel dienen. Hieronder zie je welke camera’s wij aanbieden:

    • Dome camera
    • Bemande EFP camera
    • Crane
    • MeetUp camera
  • Wanneer kies je voor een dome camera?

    Een dome camera is een onbemande camera. Op deze camera kunnen meerdere presets ingesteld worden die de camerapositie bepalen. De camera kan bewegen in meerdere hoeken, maar meebewegen met een bewegend object gebeurt niet vloeiend.

    De dome camera is met name geschikt wanneer er minimaal bewogen hoeft te worden. Het voordeel van de dome camera is dat er geen cameratechnicus benodigd is en deze dus relatief voordeliger is.

  • Wanneer kies je voor een EFP camera?

    Een EFP camera, ook wel bemande camera genoemd, is een camera die bemand wordt door een cameraman of -vrouw. Hiermee kan dit type camera zorgen voor dynamische beelden omdat er preciezer en sneller met de camera bewogen kan worden. Zo kan de camera vloeiend meebewegen met de spreker als deze onverwachts naar links of naar rechts beweegt.

    Deze camera is vooral geschikt om in te zetten bij sprekers die over een podium bewegen of andere (minimale) bewegingen maken.

  • Wanneer kies je voor een crane?

    Een crane is een camera die gemonteerd is aan een lange zwenkbare arm. Hiermee kan de camera zeer flexibel door de ruimte bewegen. Zowel omhoog als omlaag en van links naar rechts. Met een crane kun je snelheid en diepte creëren in de beelden.

    De crane is vooral een waardevolle toevoeging wanneer je een bewegende show wilt creëren en optimaal gebruik wilt maken van de ruimte.

  • Wanneer kies je voor de MeetUp camera?

    De Logitech MeetUp camera is een camera die je kunt inzetten als vervanging van je eigen webcam. Hierdoor is een groter beeld zichtbaar en kan er middels de MeetUp camera ingezoomd worden of de focus gelegd worden op een bepaald persoon. Daarnaast is de kwaliteit  van het beeld en geluid beter dan deze van de laptop.

    De MeetUp camera is met name geschikt voor vergaderingen of trainingen die online gevolgd dienen te worden. Ook kun je deze camera inzetten voor subsessies tijdens je evenement.

  • Wat is een afkijkmonitor en wat is het nut ervan bij een online event?

    Een afkijkmonitor is een monitor waarop de sprekers hun teksten of presentatie kunnen zien terwijl ze presenteren. Op de afkijkmonitor kan ook de uiteindelijke livestream getoond worden die de gasten thuis zien. Zo kan de spreker zien hoe hij of zij overkomt op beeld. Dit is handig om ervoor te zorgen dat de spreker zich comfortabeler voelt tijdens de online presentatie.

  • Hoeveel cameraposities zijn er aan te raden voor een dynamisch beeld?

    Het aantal cameraposities is sterk afhankelijk van het aantal sprekers en de setting. Bij één spreker kun je al uit de voeten met één camera, maar dan is het beeld heel statisch en gebeurt er niet veel voor de kijker. Daarom is het raadzaam om per spreker vanuit meerdere cameraposities te filmen. Zo kun je switchen tussen de verschillende shots en blijft de stream aantrekkelijk voor de kijker.

    Wil je meerdere sprekers tegelijk in beeld brengen, bijvoorbeeld in een talkshowsetting? Dan is het aan te raden om voor iedere spreker een eigen camera in te zetten aangevuld met een camera die de hele setting in beeld brengt.

  • Is er voor een onbemande dome camera ook een technicus nodig?

    Hoewel dome camera’s onbemand zijn, is er wel een technicus benodigd om de camera’s te bedienen. Eén technicus kan zo’n drie tot zes dome camera’s bedienen (afstellen en switchen tussen de presets).

  • Kan de livestream ook opgenomen worden?

    Ja, de livestream kan worden opgenomen op een HDD (harde schijf) en na afloop direct worden overhandigd.

Technici

Lees antwoorden op veel voorkomende vragen met betrekking tot de inzet van personeel op online evenementen.

  • Welke rollen zijn er allemaal bij een online/hybride event?

    Er zijn verschillende soorten technici benodigd voor een online of hybride evenement. Hieronder lichten we de meest voorkomende uit:

    • Cameratechnicus
    • Lichttechnicus
    • Schakeltechnicus/stream operator
    • Regisseur/showcaller
    • Shader
    • Projectleider
    • Moderator
  • Wat doet een cameratechnicus?

    De cameratechnicus bedient de bemande camera en kan meebewegen met de spreker.

  • Wat doet een lichttechnicus?

    De lichttechnicus bedient de verlichting en zorgt dat de (aanvullende) verlichting op het juiste moment aanstaat en naar de juiste positie wijst. Ook wanneer er minimaal gebruik wordt gemaakt van verlichtingsopties adviseren wij een lichttechnicus in te zetten. Mocht er iets onverhoopt iets misgaan, weet je zeker dat dit snel opgelost is.

  • Wat doet een schakeltechnicus/stream operator?

    De schakeltechnicus (ook wel stream operator genoemd) is verantwoordelijk voor het schakelen van de camerabeelden, waardoor er een dynamisch beeld gecreëerd wordt. Doorgaans zit de schakeltechnicus naast de regisseur en schakelt hij of zij in opdracht van de regisseur tussen de verschillende camera’s om zo het juiste beeld te tonen.

  • Wat doet een regisseur/showcaller?

    Een regisseur of showcaller regisseert het evenement vanuit de techniek. De regisseur is verantwoordelijk voor het technisch draaiboek en de cue lijst.  Tijdens het evenement zal de regisseur de verschillende cues geven voor bijvoorbeeld het schakelen tussen camera’s of het instarten van beeld of geluid. Een goede regisseur beschikt over een zeer specifieke set aan vaardigheden en is onmisbaar bij complexere producties.

  • Wat doet een shader?

    Een shadertechnicus zorgt ervoor dat het beeld tussen de verschillende camera’s gelijk is zodat de kijker geen verschil ziet tussen kleur en diafragma. De shader houdt zich dus bezig met het aanpassen van bijvoorbeeld het contrast en de kleuren.

  • Wat doet een projectleider?

    De projectleider is verantwoordelijk voor de aansturing van de verschillende technici en leidt alle techniek in goede banen. De projectleider is tevens het technisch aanspreekpunt voor jou als opdrachtgever.

  • Wat doet een moderator?

    Een moderator zorgt ervoor dat een gesprek in goede banen geleid wordt. Zo kan een moderator tijdens een livestream alle inkomende vragen filteren en beoordelen welke relevant zijn om centraal te behandelen. De moderator kan tijdens een livestream zowel fysiek in beeld gebracht worden of achter de schermen actief zijn.

    Bij grotere online events is er vaak ook een technisch moderator aanwezig. Deze persoon houdt zich niet bezig met de inhoudelijke moderatie, maar juist met de technische vragen. Dus zijn er problemen met de chat of het beeld bijvoorbeeld, dan worden deze opgepakt door de technisch moderator.