Wanneer je een congres of evenement organiseert, is het belangrijk dat je inzichtelijk voor ogen hebt wat je wilt bereiken met het event en wat het doel van het event is. Hier stem je onder andere de inhoud van het event op af en kan je het succes van je event mee meten. Maar hoe kun je in het operationele gedeelte van je event nu zorgen dat jij jouw doelstellingen behaalt?
We vroegen onze eventmanager Richard Jansen naar tips uit de praktijk om de uitvoer van evenementen nóg beter te maken. Richard is al ruim 25 jaar werkzaam als eventmanager bij het NBC Congrescentrum en als je ooit een event bij ons hebt georganiseerd, is de kans groot dat je hem kent. Met de tips van Richard weten wij zeker dat jij die eventdoelstellingen zal behalen!
Een goed begin draaiboek is het halve werk
Hoezeer het ook voor de hand ligt, begin op tijd met de voorbereiden en het plannen van je evenement. `Houd vooral veel tijd vrij voor het maken van een goed draaiboek. Het draaiboek is het belangrijkste communicatiestuk voor alle betrokkenen bij jouw evenement en geldt voor zowel de op- en afbouw van je event als het event zelf. Met een goed, uitgebreid draaiboek weet iedereen wat er op de dag van het event komen gaat en wie welke verantwoordelijkheden heeft.
Voldoende eet- en netwerkmomenten
Als je een event organiseert waarbij kennis en informatie delen centraal staat, is opperste concentratie belangrijk. Dit creëer en behoud je door voldoende eet-, drink- en netwerkmomenten in te passen. De gasten kunnen zo even bijtanken met eten en drinken en kunnen daarnaast netwerken met andere gasten. Ook is dit een gelegenheid om eventuele gemiste werkmails te checken zodat je gasten met een goed gevoel de sessies vervolgen. Pauzemomenten zijn dus absoluut geen loze momenten op je event! Stem dit goed af met de evenementenlocatie.
Stem je catering en programma naadloos af op je doelgroep
Tenslotte een tip die ik graag wil meegeven: hou continu je doelgroep in gedachten met keuzes die je maakt over de culinaire invulling. Bijvoorbeeld: weet je dat de samenstelling van je gasten vooral bestaat uit health enthousiastelingen en vegetariërs? Verras hen dan met een verse muntthee, lekkere salade of vers fruit. Is je programma mentaal intensief? Kies dan voor een lichte lunch met hippe health sapjes. Goed eten en drinken draagt enorm bij aan de het succes van je evenement, vooral als het perfect afgestemd is op de gasten.
“Denk er eens aan om je evenement van 11:00 uur tot 20:00 uur te organiseren in plaats van de gebruikelijke start om 09:00 uur.”
Stem ook het programma en de tijden goed af op je doelgroep. Denk er bijvoorbeeld eens aan om je evenement van 11:00 uur tot 20:00 uur te organiseren in plaats van de gebruikelijke start om 09:00 uur. Zo voorkom je dat je gasten in de file staan en zij wellicht te laat arriveren. Combineer je event met een diner op het einde zodat je gasten écht blijven tot het einde. We adviseren je graag.
