Afgelopen zomer vond bij ons de NBC Experience plaats. Een dag waarop wij mensen kennis hebben laten maken met de mogelijkheden van het NBC Congrescentrum. Men kon het NBC proeven, de nieuwste mogelijkheden qua projectie ontdekken en zien wat er allemaal mogelijk is in onze zalen en hallen. Ook was een rondleiding van onze backoffice onderdeel van de NBC Experience. We wilden onze gasten hiermee een kijkje in onze ‘saleskeuken’ geven en meer vertellen over waarom wij doen wat wij doen. Hier wil ik in deze blog graag op voortborduren en toelichten waarom wij ons werk zo leuk vinden.
Voor de mensen die mij nog niet kennen; mijn naam is Liesbeth Grootvelt en ik stuur als salesmanager een groot deel van onze backoffice aan. Bij het NBC geloven we erin dat je een goed evenement niet alleen kunt organiseren. Er komt veel bij kijken, maar dat hoeven we jou natuurlijk niet te vertellen. In de vijftien jaar dat ik werkzaam ben bij het NBC Congrescentrum heb ik gemerkt dat wij samen met de opdrachtgevers de mooiste evenementen kunnen neerzetten.
Van alleskunners naar specifieke kennisdelers
Hoe we dat doen? Wij zijn anders gaan werken. Voorheen bestond de backoffice uit alleskunners. Iedereen die op de salesafdeling werkte, deed alle werkzaamheden en trajecten zelf van A tot Z. Iedereen moest en zou dus alles weten over het adviseren, organiseren en uitvoeren van evenementen. Doordat de branche sterk aan het veranderen is en er vanuit de markt andere behoeften zijn ontstaan, hebben we sinds vorig jaar onderscheid gemaakt tussen de verschillende taken en verantwoordelijkheden op de salesafdeling. Iedere collega ontwikkelde op deze manier een eigen expertise binnen zijn of haar vakgebied.
Door de specifieke kennis kunnen we de krachten bundelen om zo een sterk advies uit te brengen aan opdrachtgevers als zij voor een uitdaging staan. Door onze jarenlange kennis en ervaring weten we altijd een passende oplossing te bedenken. Met onze backoffice bieden we opdrachtgevers zodoende een extra service. De oplossing komt van de synergie tussen de backoffice en de operatie voor de schermen.
Proactief meedenken
Wij vinden het een uitdaging om proactief mee te denken met de opdrachtgever. Om je een voorbeeld te geven: een opdrachtgever wilde graag last minute een extra pauzemoment inlassen, maar het draaiboek en de juiste tijden waren al naar alle betrokkenen gestuurd. Er was dus eigenlijk geen mogelijkheid meer om het programma aan te passen. Dit zorgde voor hen voor de nodige stress tijdens de organisatie. Op zo’n moment wordt er bij de backoffice een balletje opgegooid en gaat iedereen meedenken. Vervolgens kijkt de backoffice ook direct of de ideeën haalbaar zijn door te sparren met executive chef Vincent en de eventmanagers Richard en Patrick.
Jarenlange ervaring op de salesafdeling en de operatie wordt op zo’n moment gebundeld om het evenement naar een hoger niveau te tillen en om uitdagingen van opdrachtgevers op te lossen. En daar worden wij blij van. Daarnaast vertalen wij gesprekken met opdrachtgevers uit het offertetraject één-op-één naar de operatie waar het evenement zich afspeelt. Dit alles tezamen zorgt ervoor dat wij iedere dag weer met plezier naar ons werk gaan. Iedere dag en ieder event is anders, hoe cliché het ook klinkt. We vinden het gewoon heel erg leuk om evenementen te organiseren én oplossingen te bedenken voor de meest uiteenlopende uitdagingen.
