Train de trainer: zo bezorg je jouw cursisten een gastvrije trainingsdag

Hoe creëer je de optimale omgeving voor kennisoverdracht? Wat komt er kijken bij een gastvrije ontvangst? Wat doe je om de deelnemers op hun gemak te stellen? In deze blog geven we je zeven tips om jouw deelnemers een leerzame en vooral leuke dag te bezorgen.

1. Ken je gasten

Voor jou als trainer is het belangrijk om te weten wie je doelgroep is. Wat doen je cursisten eigenlijk? Wat vinden zij belangrijk? In welke sector(en) zijn zij werkzaam? Wat zijn hun interesses? Door je van tevoren te verdiepen in de deelnemers,  kun je jouw verhaal en de inhoud van je training beter afstemmen op de wensen van je gasten. De deelnemers zullen zich zo meer verbonden voelen met jou als trainer en de lesstof. Een goede manier om hier extra aandacht aan te besteden? Vraag je deelnemers gewoon vooraf iets over zichzelf te vertellen en wat hun verwachtingen zijn.

2. Kies de juiste trainingsruimte

De omgeving heeft veel invloed op hoe de deelnemers zich voelen. Ademt de trainingsruimte een ruimtelijk gevoel? Is er voldoende frisse lucht en (dag)licht? Is de ruimte voor alle deelnemers eenvoudig te bereiken? Deze zaken dragen absoluut bij aan het succes van de training. Bedenk daarnaast welke opstelling in de zaal het beste aansluit op je training. Hebben de deelnemers ruimte nodig om te schrijven of moeten zij zich juist kunnen bewegen?

3. Bereid de aanwezige gasten optimaal voor

Als je een training bijwoont, is niets zo vervelend als te laat komen of niet goed geïnformeerd worden. Deel daarom vooraf belangrijke informatie met je deelnemers. Op welke locatie vindt de training plaats? Wordt er extra drukte in het verkeer verwacht of zijn er eventuele omleidingen? Waar kunnen deelnemers parkeren? Zijn er specifieke maatregelen getroffen rondom het coronavirus? Moeten deelnemers zich vooraf registreren? Indien je deze vragen al beantwoordt voordat jouw gasten hier überhaupt om vragen, heb je hen op een positieve manier weten te verrassen. En dat draagt weer bij aan het succes op de dag zelf.

4. Zorg dat er een locatiemedewerker bij de opstart aanwezig is

Wanneer je ’s ochtends de trainingslocatie binnenloopt, wil jij je kunnen focussen op het geven van de training. Tijd kwijt zijn aan niet werkende schermen, laptops of wifi? Daar zit je niet op te wachten. Betrek daarom een medewerker vanuit de trainingslocatie bij de opstart. Hij of zij kan je assisteren met het aansluiten van de techniek. Ook voorziet deze host je van andere belangrijke details. Bijvoorbeeld waar de toiletten zich bevinden, wanneer en waar de pauzes plaatsvinden en wat je dient te doen bij calamiteiten. Een goede trainingslocatie zal deze zaken altijd met je doorspreken. Zo kun jij zonder zorgen aan de training beginnen en heb je altijd een antwoord paraat als de deelnemers hierom vragen.

5. Ontvang je gasten met een kop koffie en een praatje

Jouw deelnemers een vertrouwd gevoel geven begint bij een hartelijke ontvangst. Zorg daarom dat je ruim van tevoren aanwezig bent. Zo kun jij alle gasten persoonlijk verwelkomen. Ontvang de gasten bijvoorbeeld direct bij aankomst in plaats van pas in de zaal. Stel jezelf voor en geef hen een elleboog, boks of – als het weer mag – een hand. Vraag hoe de reis is geweest en bied een kop koffie aan. Op die manier voelen de deelnemers zich direct welkom en gewaardeerd.

6. Inventariseer eventuele allergieën en dieetwensen

De lunchpauze is een belangrijk onderdeel van je training. Vraag de deelnemers voorafgaand aan de training of er allergieën of dieetwensen zijn waar de locatie rekening mee kan houden. Dit toont oprechte interesse in de deelnemers en zo weten zij zeker dat ze een lunch naar wens kunnen verwachten.

7. Voldoende pauzemomenten in het programma

Na een staat van opperste concentratie en het consumeren van informatie, verslapt op een gegeven moment de aandacht. Een kop koffie, versnapering, andere omgeving of frisse lucht zorgen er dan weer voor dat je kunt bijtanken. Pauzemomenten zijn daarom misschien nog wel belangrijker dan de training zelf. Tijdens de pauzes kunnen je gasten met elkaar netwerken, de benen strekken of hun werkmail checken. Plan dus voldoende ‘lucht’ in je programma. Liever 10 minuten teveel dan te weinig.

Merk je tijdens de training dat de concentratie van je gasten écht ver te zoeken is? Denk dan eens aan een energizer. Dit is een korte opdracht die losstaat van de lesstof en die jullie samen uitvoeren om de energie hoog te houden.

Bonustip: fysieke gasten ontvangen in coronatijd

Educatieve bijeenkomsten zijn op dit moment van schrijven onder voorwaarden toegestaan. Bijeenkomen kan veilig en verantwoord, maar realiseer je dat niet iedereen staat te springen om weer fysiek samen te komen. We kennen in coronatijd als het ware twee typen gasten: degenen die het juist leuk vinden om weer even buiten de deur te zijn en degenen die het spannend vinden. Houd rekening met de laatste groep, dan zit je altijd goed.

Informeer daarnaast bij de trainingslocatie naar de mogelijkheden voor het faciliteren van een online training. Zo beschikken we bij het NBC Congrescentrum over meerdere MeetUp-camera’s en vaste livestreamcamera’s om jouw training digitaal of hybride door te laten gaan.