Stappenplan: hoe organiseer je een evenement?

Inhoudsopgave

Stap 1: doelgroep en doelstellingen bepalen
Stap 2: eventteam samenstellen
Stap 3: budget vaststellen
Stap 4: locatie en datum kiezen
Stap 5: de invulling van het event samenstellen
Stap 6: marketing en communicatie rondom jouw event
Stap 7: het draaiboek opstellen en bespreken
Stap 8: laatste voorbereidingen op de ochtend van het evenement
Stap 9: de inzet van marketing op het event
Stap 10: het evenement evalueren
Stap 11: marketing inzetten na het evenement

Stap 1: doelgroep en doelstellingen bepalen

Wanneer je een evenement gaat organiseren, zit je ongetwijfeld vol met goede ideeën en ga je hier het liefst meteen mee aan de slag. Maar om echt een succesvol event te organiseren, moet je eerst weten wat je doelstellingen zijn en wie je doelgroep is. Om de doelstellingen van het event te bepalen moet je goed nadenken over wat het precies is dat je wilt bereiken met het evenement. Misschien is dit wel mensen met elkaar in verbinding brengen, het introduceren van een nieuw product of het verhogen van klantloyaliteit. Op basis hiervan kun je vervolgens concrete doelstellingen bepalen.

Zodra je de doelstellingen goed in kaart hebt, is er ook een duidelijker beeld ontstaan van wie je doelgroep is. Dit kunnen bijvoorbeeld de medewerkers van je bedrijf zijn, je klanten of mensen uit een bepaalde sector. Je organiseert het evenement voor deze mensen, dus het is belangrijk dat je ze goed kent. Ga niet af op je vermoedens, maar doe voordat je begint met organiseren een doelgroeponderzoek. Onderzoek waar hun interesses liggen en hoe je de doelgroep het beste kunt bereiken. Pas wanneer je de doelgroep goed in kaart hebt, kun je een evenement organiseren wat volledig bij hen aansluit.

Stap 2: het eventteam samenstellen

In je eentje heb je simpelweg niet genoeg tijd of expertise om een evenement te organiseren. Het is dus belangrijk dat je een goed team om je heen hebt dat je hierbij helpt. Kijk daarom naar de kennis van de mensen binnen jouw organisatie en stel een team samen wat elkaar versterkt. Wijs vervolgens rollen en taken toe waaraan iedereen zich moet houden gedurende de organisatie van het evenement. Het kan zijn dat jouw bedrijf niet over voldoende vakkennis beschikt. In dat geval kan het verstandig zijn om de organisatie van het event (deels) uit te besteden.

Stap 3: budget vaststellen

Als je weet wat en wie je wilt bereiken met je evenement, is het belangrijk om een budget vast te stellen. Inventariseer eerst hoeveel verschillende zaken kunnen kosten en hoeveel jullie hier aan uit willen geven. Op basis hiervan maak je een voorlopig budget wat je kunt specificeren tot een definitief budget naarmate je offertes ontvangt. Ook is het belangrijk om een  limiet in te stellen voor hoeveel je aan de verschillende onderdelen mag uitgeven. Reserveer in ieder geval altijd een deel van het budget voor onvoorziene kosten. Zo voorkom je dat je achteraf voor verrassingen komt te staan.

Wanneer het budget is vastgesteld, is het belangrijk dat er één iemand uit het organisatieteam aangesteld wordt als budgetbewaker. De budgetbewaker houdt het overzicht over alle kosten die gemaakt worden. Hiermee blijft het kostenplaatje overzichtelijk, want alle uitgaven gaan eerst langs de budgetbewaarder

Stap 4: locatie en datum kiezen

Misschien wel het belangrijkste onderdeel van je evenement: de locatie. De locatie moet aansluiten bij de doelgroep en de deelnemers inspireren. De uitstraling van de locatie speelt een grote rol bij de gehele ervaring die de bezoekers hebben. Daarnaast is de bereikbaarheid van de locatie essentieel. Komen de bezoekers uit het hele land? Dan is het handig om een centraal gelegen locatie te kiezen. Ga voor een locatie die zowel met de auto als met het openbaar vervoer goed te bereiken is.

De keuze voor de locatie en de datum zijn nauw met elkaar verbonden. Je moet hierbij de belangen van de datum en de locatie tegen elkaar afwegen. Wanneer je verbonden bent aan een vaste datum, moet je bijvoorbeeld voor een locatie kiezen die deze datum nog beschikbaar heeft. Houd bij het kiezen van een datum altijd rekening met vakanties, feestdagen en andere belangrijke evenementen. Je wilt natuurlijk niet een bijeenkomst organiseren dat samenvalt met een feestdag of ander groot evenement.

Wanneer je oog op een aantal locaties is gevallen, kun je hier een aanvraag doen. Om niet teleurgesteld te worden qua beschikbaarheid, moet je dit ruime tijd van tevoren doen. Zeker bij populaire locaties of in drukke evenementenperiodes, kan het soms nodig zijn om dit tien tot twaalf maanden voor het event te doen. Naar aanleiding van de aanvraag zal de locatie contact opnemen om jouw plannen kort te bespreken en opties te plaatsen op de door jou gewenste data. Vervolgens kun je een afspraak plannen voor een locatiebezoek. Zo kun je de locatie in levende lijve ervaren en de mogelijkheden verder bespreken. Wanneer je alle opties hebt afgewogen en zeker bent van de locatie kun je een ‘go’ geven. De definitieve go geef je uiterlijk zes maanden voor aanvang. Nu kan de samenwerking beginnen.

Stap 5: de invulling van het event samenstellen

Zodra de locatie van je evenement vaststaat, kan het ‘echte’ werk beginnen: de invulling van je event. In deze fase is het belangrijk om goed contact te houden met de locatie om verschillende wensen en ideeën af te stemmen. Een locatie weet wat er mogelijk is en kan goed met je meedenken.

Het programma
Voordat het dagprogramma begint, moet er tijd zijn voor de gasten om zich te kunnen registreren. Laat de inloop van je event ongeveer een uur voor de plenaire opening beginnen. Zo hebben de gasten ruim de tijd om te arriveren, zich te registreren en een kopje koffie te drinken. Zorg bij de plenaire opening voor een energieke spreker of dagvoorzitter die de gasten weet te enthousiasmeren. Om te voorkomen dat de aandacht van de gasten verslapt, is het belangrijk dat de opening niet langer dan een uur duurt. Na de opening is het vervolgens handig om een pauze van een half uur in te plannen voordat de nieuwe programmaonderdelen beginnen. Zo kunnen gasten nog even wat drinken of naar het toilet gaan. Daarnaast zorgt deze pauze ervoor dat er wat speling is als de opening uitloopt.

Voor de invulling van de rest van het programma, is het belangrijk om te onthouden dat het niet te vol gepland moet worden. Je hebt vast veel informatie te vertellen, maar probeer dit niet in een groot aantal subsessies te gieten en voorkom een information overload. Het kan een goed idee zijn om de deelnemers zelf te laten bepalen naar welke sessie ze gaan. Dit kun je bijvoorbeeld opnemen in het online registratieproces. Deelnemers hebben graag een beetje controle over het programma en kunnen zo kiezen voor de sessies die hen echt interesseren.

Daarnaast is het belangrijk om voldoende pauze- en eetmomenten op te nemen in het programma. Zeker wanneer je een event organiseert met een beursvloer of een event wat in het teken staat van elkaar ontmoeten, zijn pauzemomenten heel belangrijk. Extra of langere pauzemomenten doen het dan ook erg goed bij dit soort evenementen. Liever te veel dan te weinig: je wilt bijvoorbeeld niet dat je exposanten achteraf klagen dat er te weinig gelegenheid was om de deelnemers te ontmoeten.

Tot slot sluit je de dag af met een plenaire afsluiting en eventueel een netwerkborrel. Laat de plenaire afsluiting niet te laat plaatsvinden, want dit kan een drempel zijn om te blijven. Rond een uur of vier ‘s middags is ideaal. Na de plenaire afsluiting kun je ook nog een (netwerk)borrel organiseren. Zo kunnen de gasten die dat graag willen nog even netwerken of napraten met collega’s.

Tip: plan de belangrijkste sessies die veel informatie bevatten als eerste, zodat de deelnemers nog fris zijn en de informatie beter onthouden. Maar ook aan het eind van de dag is het essentieel om een goede invulling te geven aan het programma. Met een knallende afsluiting of populaire spreker houd je de deelnemers gemotiveerd om tot het eind te blijven.

Meer over het samenstellen van het perfecte eventprogramma lees je in onze whitepaper. Download ‘m hier!

De opstellingen
Bedenk van tevoren hoe je wilt dat de gasten zitten tijdens de verschillende sessies. Hierbij moet je goed nadenken over wat voor soort sessie er gaat plaatsvinden in de ruimte. Wordt het bijvoorbeeld een presentatie van een spreker of gaat er tijdens de sessie gediscussieerd worden over een bepaald onderwerp? Hiervoor zijn andere opstellingen wenselijk. Bespreek je ideeën over de opstellingen met de locatie, zodat zij met je mee kunnen denken en een eerste plattegrond kunnen opstellen.

Culinaire invulling
Je gasten in de watten leggen met goed eten en drinken draagt bij aan het succes van je evenement. Houd bij het kiezen van een culinaire invulling altijd de doelgroep goed in gedachten. Denk hierbij aan leeftijd, geslacht, het type mens en de branche waarin de gast werkzaam is. Om te voorkomen dat je later voor verrassingen komt te staan, is het handig om dit al in kaart te brengen tijdens het doelgroeponderzoek. Daarnaast is het belangrijk om de eventuele dieetwensen van de gasten te verzamelen en af te stemmen met de locatie. Zo kunnen zij vroegtijdig voor alternatieven zorgen.

Stap 6: marketing en communicatie inzetten rondom jouw event

Je wilt natuurlijk graag dat er veel mensen op jouw event afkomen en dat je het voorgenomen gastenaantal haalt. Daarom is goede communicatie essentieel voor een succesvol evenement. Vier tot zes maanden voorafgaand aan het event is het tijd voor de eerste communicatie-uiting: de save the date. Zodra de locatie en datum vaststaan, verstuur je een save the date zodat de genodigden de datum vast vrij kunnen houden.

Drie tot vier maanden van tevoren kan vervolgens de echte communicatie beginnen. Een event is natuurlijk pas een succes met het gewenste bezoekersaantal en daar is publiciteit voor nodig. Ga aan de slag met de eventhuisstijl, uitnodigingsmails, registratiepagina op de website, social media berichten en nieuwsbrieven.

Een maand voor aanvang is het belangrijk om een reminder te versturen. Zo zit je weer fris in het geheugen van de gasten die gaan komen en geef je de late beslissers nogmaals de kans om zich aan te melden. Ook geef je mensen de kans om zich nog af te melden, waardoor je een actueel gastenaantal kunt doorgeven aan de locatie. Zo dring je het aantal no shows terug.

Wees actief waar jouw doelgroep zich bevindt
Ook bij de eventcommunicatie moet je weer goed naar de doelgroep kijken. Ga je social media, nieuwsbrieven, een eventwebsite, offline reclame of toch iets anders inzetten? Dit hangt allemaal af van waar jouw doelgroep zich bevindt en actief is. Waar het adverteren in een vakblad voor de ene doelgroep wel werkt, kan het zijn dat voor een andere doelgroep LinkedIn het antwoord is. Stem de kanalen die je gebruikt dus af op jouw doelgroep en wees niet bang om wat nieuws uit te proberen als het blijkt dat jouw doelgroep hier actief is.

Contentkalender
Om jouw communicatie in goede banen te leiden, is het handig om met een gericht plan aan de slag te gaan. Een contentkalender is het ideale middel om hiervoor te gebruiken. Hierin houd je bij welke content waar en wanneer geplaatst of verstuurd gaat worden. Door van tevoren over de content na te denken en dit in te plannen, ben je goed voorbereid en heb je een stok achter de deur om er daadwerkelijk mee aan de slag te gaan. Plan in de contentkalender verschillende communicatie-uitingen voorafgaand aan het event, tijdens én na afloop van het event. Zo weet je ook of je gedurende het evenement content moet verzamelen om later te plaatsen.

Heb je geen idee waar je moet beginnen met het maken van een contentkalender? Wij hebben een handig Excel template gemaakt waar je meteen mee aan de slag kunt!

Stap 7: het draaiboek opstellen en bespreken

Het draaiboek is voor elke eventorganisator onmisbaar, want het draaiboek is het belangrijkste communicatiestuk voor alle betrokkenen bij jouw evenement. Hierdoor moet het voor iedereen duidelijk zijn wat er komen gaat en wie welke verantwoordelijkheden heeft. Het is dus belangrijk dat een draaiboek overzichtelijk en begrijpelijk is voor iedereen die er mee om moet gaan.

Wij adviseren om drie verschillende draaiboeken te maken: een voor de opbouw, een voor het evenement zelf en een voor de afbouw. In het draaiboek komen alle activiteiten te staan die in de uitvoeringsfase moeten worden verricht. Ook staat er in het draaiboek een lijst met contactpersonen van alle betrokken partijen. Hierna volgt het programma waarin aangegeven wordt wat, wanneer, door wie en waar moet worden uitgevoerd.

Plan in ieder geval een week voorafgaand aan het evenement een afspraak in met de locatie en belangrijke betrokkenen om het draaiboek te bespreken. Het doel van deze bespreking is om ervoor te zorgen dat alles voor iedereen duidelijk is en eventuele feedback nog verwerkt kan worden.

Kom je er niet helemaal uit met het opstellen van een draaiboek? Ook hier hebben we een handig template voor gemaakt ;-). Je kunt het template hier downloaden.

Stap 8: laatste voorbereidingen op de ochtend van het evenement

Na een lange voorbereidingsperiode is het dan eindelijk zover: de dag van het evenement is aangebroken. Je bent goed voorbereid op deze dag, maar er is niets zo fijn om zelf nog even alles na te lopen voordat de gasten arriveren. Geloof ons wanneer we zeggen dat het je rust zal brengen! Zorg daarom dat je ruim op tijd aanwezig bent op de evenementenlocatie. Zo heb je voldoende tijd om alles nog een keer na te lopen en ervoor te zorgen dat alles goed staat. Denk bijvoorbeeld aan getoonde content op schermen, opstellingen in de subzalen en aanwezigheid van parkeerbegeleiding en beveiliging. Samen met je team en de contactpersoon van de locatie loop je in de ochtend de dag nogmaals door. Houd het draaiboek gedurende de dag bij de hand zodat je snel kunt schakelen.

Stap 9: de inzet van marketing op het event

Niet alleen in de aanloop van jouw event is communicatie essentieel. Ook tijdens je event kun je hier veel mee bereiken. Creëer bijvoorbeeld reuring rondom jouw event door gasten te stimuleren om over jouw event te praten op social media. Je kunt hiervoor onder andere een social media wall inzetten, een eventhashtag kiezen of onderdelen van je event livestreamen.

Een ander element wat echt niet mag ontbreken tijdens je event is branding. Wanneer jouw gasten aankomen op de evenementenlocatie moet het direct duidelijk zijn dat ze zich op jouw event bevinden. Goede branding draagt niet alleen bij aan de herkenbaarheid, maar ook aan de gehele beleving van de gasten. In de voorbereiding van het event is het dus belangrijk om een huisstijl vast te stellen. Dit kan een totaal nieuwe stijl zijn of jullie bestaande huisstijl met een speciale twist voor dit event. Wanneer de huisstijl van je event vaststaat, laat deze dan in alle communicatie-uitingen en op de dag zelf terug komen.

We vertellen je in deze blog waarom herkenbaarheid en merkconsistentie een belangrijk onderdeel is voor jouw evenement en hoe je dit toepast.

Stap 10: het evenement evalueren

Na afloop van het event is het belangrijk om terug te blikken op het verloop van de dag. Kijk naar wat wel en niet goed verliep en bespreek met het team hoe bepaalde situaties in de toekomst voorkomen kunnen worden. Zijn de doelstellingen behaald? Hoe zijn de eerste reacties? Zet direct zoveel mogelijk punten op papier zodat je dit bij het volgende event weer kunt gebruiken.

Een ander onderdeel van de evaluatie is het verzamelen van feedback van gasten. Eén à twee weken na het evenement kun je de gasten via e-mail een feedbackformulier sturen. Zo hoor je de ervaringen van de gasten en kun je dit gebruiken om een volgende keer nóg beter aan hun wensen te voldoen.

Stap 11: marketing inzetten na het event

Wanneer het evenement is afgelopen, betekent dit niet dat ook de communicatie stopt. Een goede opvolging na het evenement is namelijk essentieel om deelnemers terug te laten keren naar je volgende event. Zo kun je bijvoorbeeld je deelnemers bedanken voor hun aanwezigheid met een e-mail of een kaartje via de post. Maar ook het delen van een aftermovie of gefilmde presentaties is een goede manier om je deelnemers warm te houden tot het volgende event. Denk van tevoren goed na over wat je wilt gaan delen, zodat je dit kunt opnemen in de contentkalender en tijdens het event kunt verzamelen.

Meer over het opvolgen van je deelnemers vind je terug in onze blog.