Wat was er waar? Onze visie in 2015 op events organiseren anno 2020

Bij het NBC helpen we je graag om jouw evenement te vernieuwen en nog beter te maken. Innoveren zit namelijk in ons DNA. Zo schreven we in 2015 een artikel, waarin we de eventorganisator van de toekomst onder de loep namen: ‘Events organiseren anno 2020: kun jij het aan?’. Nu het – vijf jaar later – ook echt zover is, leek het ons een mooi moment om dit artikel uit de oude doos te halen en een aantal van onze voorspellingen uit te lichten. Een tipje van de sluier? We zaten er niet heel ver naast…

De staat van nieuwe technologieën

De technologie gaat als een malle, kun jij het bijhouden? De eventmanager van de toekomst is als eerste op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Nog uitgebreidere event apps, innovatieve projectiemogelijkheden, wearable beacons, virtual reality, livestreaming en hologramprojecties… zo kunnen we nog wel even doorgaan.

Technologie heeft al jaren een belangrijke invloed op events. Als we alle nieuwe technologieën van de afgelopen vijf jaar zouden willen opsommen, zijn we nog wel even bezig. Maar hoe staat het ervoor met de technieken en tools die we toen als toekomstbestendig achtten? Hebben deze daadwerkelijk impact gemaakt? We zoomen in op een aantal technologieën waar we vijf jaar geleden een hoge pet van op hadden.

Virtual reality

Misschien wel een van de ontwikkelingen waar de evenementensector het meest naar uitkeek: virtual reality. De laatste vijf jaar is deze technologie gestaag verder ontwikkeld en volwassener geworden. VR werd door veel experts benoemd als ground breaking technologie en zou de evenementenbranche veranderen. Toch merken wij dat daadwerkelijke use cases de laatste jaren uitblijven. Veel verder dan een VR demonstratie op een beursstand of een subsessie waar VR onderdeel van is, zijn we nog niet gekomen.

Beacons: van veelbelovend naar vreemde eend in de bijt

Een aantal jaar geleden was een groot deel van de evenementenbranche in de ban van de beacon. Beacons zijn kleine bluetooth apparaatjes die draadloos kunnen communiceren met smartphones binnen een radius van ongeveer 50 meter. Van persoonlijke pushberichten en indoor navigatie tot data verzamelen en netwerken. De ingrediënten waren aanwezig om het organiseren van events op z’n kop te zetten. Ook wij verwachtten dat de beacon een grote rol zou gaan veroveren. Zo schreven we daar in 2015 dit artikel over.

Echter hebben deze apparaatjes niet de vlucht genomen die ervan verwacht werd. Cases bleven uit, de technologie bleek niet waterdicht en het succes was afhankelijk van teveel factoren. Zo moest de bezoeker per se zijn of haar bluetooth aan hebben staan en de event app hebben geïnstalleerd. En zelfs dan was het niet gegarandeerd dat de bezoeker door de juiste beacon ‘gezien’ werd. Niet gek dus dat tech-giganten Google en Apple niet meer investeren in de toekomst van beacons. Google heeft zelfs hun platform voor de Eddystone beacon eind 2018 volledig uit de lucht gehaald.

Betekent dit dat de beacon volledig afgeschreven is? Nee. Grote retailers gebruiken de apparaatjes nog steeds om inzicht te krijgen in winkelbezoeken en hun marketing te optimaliseren. Voor evenementen is deze technologie helaas een hype die een langzame, stille dood aan het sterven is.

Personalisatie en event apps

Stel je voor: je plaatst content in de event app die alleen verschijnt bij bezoekers die dit interessant vinden. Deze content is dus niet voor iedereen hetzelfde. Of wat dacht je van gepersonaliseerde social media berichten over de sprekers, maar dan alleen de sprekers waarvoor de bezoeker zich heeft aangemeld?

Vijf jaar geleden hebben we het in ons artikel gehad over het kunnen sturen van gepersonaliseerde boodschappen via social media kanalen en event apps. We moeten allereerst concluderen dat event apps zeker populair zijn geweest, maar sinds ongeveer een jaar ook alweer op rentree zijn. Dit komt omdat event websites steeds beter responsive worden weergegeven op mobiel. Hierdoor voelt de website als een app en heeft deze dezelfde functionaliteiten zonder het kostbare onderhoud van een app.

Op het gebied van personalisatie hebben we wel echt een vlucht genomen. Zo ben je als eventorganisator tegenwoordig inderdaad in staat om bepaalde bezoekers, bepaalde content afgestemd op hun interesses te tonen. En dat kan vrij eenvoudig. Personalisatie leek vijf jaar geleden voor de gemiddelde eventprofessional nog een ver van zijn of haar bed show. Nu kun je door middel van bepaalde tools of software-oplossingen op de slimste manieren personaliseren. Van websitepersonalisatie tot automatische e-mails als een bezoeker een bepaalde actie heeft ondernomen.

Het laaghangende fruit voor veel eventorganisatoren? Vraag in het aanmeldproces van de bezoeker om veel meer data. Welke sessies wil de bezoeker bijwonen? Welke interesses en welke zakelijke uitdagingen heeft hij of zij? Deze data kun je vervolgens eenvoudig gebruiken in je e-mail- of social mediacampagnes. Zo kun je echt relevante informatie sturen over het evenement waar de bezoeker op zit te wachten, zonder extra tools of software. Van massamarketing naar een gepersonaliseerde aanpak. Let hierbij wel op de privacywetgeving AVG en vraag de bezoeker expliciet toestemming om hem of haar gepersonaliseerde en relevante content te sturen.

Van euro’s tellen naar ultieme event experience

Anno 2020 verwachten we bij zowel de opdrachtgever als de eventbezoeker een nog groter verlangen naar een buitengewone beleving. Opdrachtgevers stellen hun budgetten met een ander doel vast: de directe return on investment wordt minder belangrijk en de focus zal meer liggen op de ultieme event experience, tijdens én na het evenement.

Je weet het als eventorganisator als geen ander: het meten van de return of investment bij een evenement is lastig. Vijf jaar geleden hebben we voorspeld dat de directe ROI minder belangrijk zou worden. In plaats van de focus op de ROI zou de focus komen te liggen op de ultieme event experience tijdens én na het evenement. Iets groots neerzetten waar de bezoekers lang over napraten, zorgt immers voor een betere merkbeleving.

Die gedachte klopt nog steeds als een bus. Experience marketing domineert in 2020 evenementenland. Het is belangrijker dan ooit om een memorabele ervaring te creëren bij je doelgroep. Een ‘wow’-effect waarbij zij direct geboeid zijn en een connectie opbouwen met jouw bedrijf of merk. Dat ‘groots neerzetten’ waar we het in 2015 over hadden, hoeft overigens helemaal niet per se groot te zijn. Je kunt al een betere merkbeleving neerzetten met een pop-up bar, een foodtruck of Instagramwaardige gerechten. Als het maar een unieke beleving is.

Over beleving gesproken: bekijk hoe LinkedIn een nieuwe functionaliteit introduceerde door projection mapping op de Burj Khalifa in Dubai.