Je kent het wel, je zit in een meeting en de helft van de aanwezigen is bezig met dat o zo belangrijke sms’je, WhatsAppje of die dringende e-mail. Maar kan dat eigenlijk wel tijdens een meeting? Dien je je telefoon op stil te zetten? Zodat je echt aandacht hebt voor datgene wat op dat moment de aandacht vraagt. Want wat iedereen ook mag zeggen: mensen kunnen niet multitasken. Echt niet. Meer dan de helft van de mensen ergert zich als anderen tijdens een meeting, lunch of borrel met hun smartphone in de weer zijn. Wat kan wel en wat niet?
1.De voorzorgsmaatregel
Meeting? Zet je telefoon op stil of uit en stop hem in je zak of tas. Je voicemail functioneert prima als secretaresse en die e-mail wacht wel.
2.Aantekeningen maken
Gebruik je je telefoon om aantekeningen te maken? Meld het voorafgaand aan de meeting, om vervelende blikken te voorkomen.
3.Bedrijfsinfo bewaken
Telefoon of tablet van de zaak? Beveilig hem altijd met een pincode, zodat bij verlies of diefstal geen gevoelige bedrijfsinfo op straat komt te liggen.
4.Niet opnemen
Zit je in een meeting en gaat je telefoon? Nóóit opnemen en fluisteren ‘ik zit in gesprek, ik bel je zo terug’. Daar is niemand bij gebaat: je medevergaderaars niet en de beller ook niet. Wegdrukken en de voicemail het werk laten doen.
5.Hou het zakelijk
Heb je sms, mail- of chatverkeer met een zakelijk contact? Hou het dan ook zakelijk. Vermijd jargon of afkortingen als ‘BRB’ (‘be right back’). Dat jij een doorgewinterd internetter bent, wil niet zeggen dat je communicatiepartner dat ook is.
6.Geen gecompliceerde boodschap
Moeilijke boodschap? Blijf weg bij sms en chats als WhatsApp. Een gecompliceerde boodschap vereist tenminste een telefoongesprek en bij voorkeur zelfs een afspraak. Een e-mail kan eventueel ook, maar je persoonlijke stemgeluid kan een nare mededeling iets verzachten.
