In 7 stappen de perfecte vergaderlocatie boeken

Help! Je collega vraagt je om een vergadering te organiseren. Waar begin je? Je wilt natuurlijk de ideale locatie boeken, maar door het gigantische aanbod zie je door de bomen het bos niet meer. Aan de hand van deze zeven stappen boek je binnen een handomdraai een vergaderlocatie waar iedereen vrolijk van wordt.

13 februari 2015

In 7 stappen de perfecte locatie boeken

Stap 1: Inventariseren

Inventariseer de wensen, doelen en verwachtingen van de collega die jou vraagt om de bijeenkomst te organiseren.

  • Om hoeveel personen gaat het?
  • Wat is de aanleiding van de vergadering?
  • Wat is het budget?
  • Welk apparatuur is er nodig?
  • Waar komen de deelnemers vandaan?
  • Hoelang duurt de vergadering? Moet ik dan een lunch of diner boeken?

Aan de hand van deze vragen wordt het voor jou duidelijk waar je rekening mee moet houden. Komen de deelnemers uit alle hoeken van het land? Zoek dan niet naar een locatie in het noordelijkste puntje van Groningen. Een locatie centraal gelegen in Nederland is dan veelal een goede keuze.

Stap 2: De juiste opstelling

Een goede locatie zet de zaal voor je klaar zoals jij dat wenst. Kies daarom de opstelling die het beste aansluit bij de bijeenkomst. Gaat het om een vergadering? Dan wordt de ‘U’-opstelling vaak gebruikt. Hier vind je een overzicht van de meest voorkomende zaalopstellingen.

Stap 3: Laat je inspireren

De wensen zijn duidelijk… Nu de locatie nog! Jij als opdrachtgever bepaalt de invulling van de zaal, de locatie en het programma. Laat je dus inspireren door de locaties die je interesse hebben gewekt. Wat zijn de ervaringen van eerdere klanten? Lees reviews over de locatie en plan bijvoorbeeld een locatiebezoek om te kijken of de locatie voldoet aan je wensen. Ga op zoek naar het ‘wow-gevoel’. Je wilt tenslotte dat je gasten ook met dit gevoel naar huis gaan.

Stap 4: Vergelijk prijzen, geen appels met peren

Als je een of meerdere locaties hebt gevonden die voldoen aan je wensen, moeten deze natuurlijk wél binnen het budget vallen. Zorg bij het vergelijken van de prijzen voor een eerlijke vergelijking door te kijken naar de kleine lettertjes. Moeten de gasten betaald parkeren? Worden er kosten in rekening gebracht voor Wi-Fi? Weeg pijlers als service en gastvrijheid af tegen de prijs, zo kom je niet alsnog bij de duurste locatie uit.

Bij sommige locaties kun je online een prijs berekenen en ontvang je direct een indicatie van de kosten. Is dit niet mogelijk? Vraag dan telefonisch een offerte aan. Houd hierbij rekening met alle culinaire en technische invullingen.

Stap 5: Boeken die locatie!

Helemaal overtuigd van de locatie? En past de prijs binnen je budget? Dan is het tijd om de locatie te boeken. Zorg dat je wensen en benodigdheden worden ingevuld en geef je contactpersoon akkoord.

Let op: De vergadering zelf vergt enige voorbereiding en kan vaak ook uitlopen. Zorg er daarom voor dat je de tijden iets ruimer inplant dan er is gevraagd.

Stap 6: Evalueer de bijeenkomst

Vraag na afloop van de vergadering naar ervaringen en koppel deze terug aan de locatie. Op het moment dat zij weten wat er goed en minder goed ging, kunnen zij daar voor een volgende keer rekening mee houden. Daarnaast weet jij wat je de volgende keer eventueel anders of nog een keer zou moeten doen.

Stap 7: Bouw een relatie op

Uit het laatste High Profile Locatieonderzoek zijn 5 factoren naar voren gekomen die belangrijk zijn bij de keuze voor een locatie:

  • Leveren van goede kwaliteit
  • Afspraken nakomen
  • Flexibele instelling
  • Klantgerichte mentaliteit
  • Transparante kostenstructuur

Het betreft hier allemaal menselijke factoren die beïnvloed worden door het personeel van een locatie. Bouw daarom een relatie op met je contactpersoon, deel kennis met elkaar en vertrouw op ieders expertise. Alleen dan bereik je een optimale samenwerking.

Meer interessante verhalen

Lees verder

Duurzame eventcatering? Het kan!

Duurzame eventcatering? Het kan!

Food & Beverages 20 september 2023
AV & techniek in het nieuwe NBC: dit mag je verwachten

AV & techniek in het nieuwe NBC: dit mag je verwachten

Nieuws vanuit het NBC 12 juni 2023
Onze stappen richting de meest duurzame locatie van Nederland

Onze stappen richting de meest duurzame locatie van Nederland

Nieuws vanuit het NBC 3 april 2023

Veelgestelde vragen

Heb je een vraag? Kijk even tussen onze veelgestelde vragen. Wellicht vind je hier een antwoord op jouw vraag.

Is er een plattegrond van de locatie?
Hoe is jullie bereikbaarheid?
Wat is de maximale capaciteit van het NBC?
Beschikt het NBC over een buiten terrein?
Naar de FAQ

Contact

Wil je meer informatie ontvangen over het vernieuwde NBC? Neem dan contact op met Melanie en het komt jouw kant op!

Melanie
Sales
Neem contact op