Wanneer je een evenement organiseert, kan de inzet van hostessen jou als organisatie vele zorgen besparen. De hostessen ontvangen jouw gasten en nemen het registratieproces over. Zo kan de organisatie zich bezig houden met alle inhoudelijke dingen van het event. Daarnaast bieden hostessen ook gedurende de rest van de dag snelle hulp aan jouw gasten. Lees snel verder voor alles over de inzet van hostessen!
Wat doen hostessen op jouw evenement
- Gasten op professionele wijze ontvangen
- Gasten helpen en registreren tijdens het ontvangst
- Gasten gedurende de hele dag te woord staan en helpen
- Na afloop gedag zeggen en goodiebags uitdelen
Hostessen op een evenement zijn de ideale hulp om in te zetten van begin tot aan het einde van de dag. Zij kunnen een groot aantal taken van jou als organisatie uit handen nemen. Denk bijvoorbeeld aan het ontvangst en registratieproces. Je wilt graag dat jouw gasten de dag goed beginnen en dus direct op professionele wijze ontvangen worden. Hostessen kunnen tijdens het ontvangst de registratiebalies bemannen, programmaboekjes uitdelen, vragen beantwoorden en mensen doorverwijzen naar de juiste ruimte. Daarnaast kunnen hostessen ook de sprekers ontvangen en hen begeleiden naar de sprekersruimte of juiste zaal.
Gedurende de rest van de dag zijn de hostessen beschikbaar als informatiepunt voor jouw gasten. Zo is er altijd iemand beschikbaar voor eventuele vragen of opmerkingen. Ook wanneer er gewisseld wordt van sessies, helpen hostessen met het doorverwijzen van de gasten naar de juiste zalen.
Aan het eind van de dag staan de hostessen uiteraard ook weer paraat om jouw gasten te bedanken voor hun komst en ze een fijne terugweg te wensen. Ook hier kunnen ze weer helpen met het uitdelen van bijvoorbeeld flyers of bedankjes.
Voordelen van de inzet van hostessen
Het grootste voordeel van hostessen is dat de druk op jou als organisatie enorm verlaagt wordt. Taken, zoals het registreren van bezoekers of beantwoorden van vragen, worden door de hostessen gedaan. Zo kan de organisatie zich focussen op hetgeen wat echt belangrijk is: het evenement.
Een ander voordeel van hostessen is de snelheid waarmee zij de bezoekers helpen in het registratieproces. Zij hebben hier natuurlijk meer ervaring mee dan bijvoorbeeld jouw collega’s wat er voor zorgt dat dit proces prettig en op tempo verloopt. De registratie is immers de eerste indruk van het evenement, dus je wilt dat deze goed is.
Tip: wil je graag een persoonlijk ontvangst waar de deelnemers begroet worden door iemand van de organisatie? Laat dan iemand van de organisatie de gasten gedag zeggen en een praatje maken nadat zij het registratieproces hebben doorlopen. Zo heb je alsnog een persoonlijke touch, maar houd je het registratieproces niet op.
Daarnaast ben je er met hostessen van verzekerd dat jouw gasten elk moment van de dag te woord gestaan kunnen worden. Op een professionele en gastvrije wijze zorgen ze ervoor dat alle vragen van bezoekers beantwoord worden en ze niets te kort komen.
NBC’s partner: Stella Agency
Bij het NBC hebben wij een vaste partner met wie wij samenwerken als het aankomt op de inzet van hostesses: Stella Agency. Wij werken samen met een vaste partner om zo het optimale niveau van gastvrijheid te garanderen aan onze opdrachtgevers. De hostessen van Stella Agency zijn niet alleen vriendelijk en professioneel. Het allerbelangrijkste is dat ze het NBC en de locatie goed kennen. Hierdoor kunnen zij jouw gasten snel helpen en doorverwijzen naar de juiste zalen of het dichtstbijzijnde toilet. Ook weten ze wat er verwacht wordt van het niveau van gastvrijheid en servicegerichtheid dat wij bij het NBC bieden.
