Een goede bijeenkomst door de ogen van: de banquetingafdeling
In onze blogserie ‘Een goede bijeenkomst door de ogen van…’ stellen we ons team centraal. In de blogs vertellen verschillende medewerkers vanuit hun eigen expertise over wat er volgens hen nodig is voor een goede bijeenkomst. In deze tweede blog uit de serie praten we met Daniëlle van de banquetingafdeling. Zij vertelt hoe de banquetingafdeling bijdraagt aan het succes van de bijeenkomst, hoe belangrijk flexibiliteit is en wat zij het leukst vindt aan het werken bij het NBC.
Als je wel eens een vergadering of training bij ons hebt georganiseerd, ben je haar vast een keer tegen het lijf gelopen: Daniëlle, onze eerste medewerker banqueting. Aankomende november is zij al zestien jaar werkzaam bij het NBC Congrescentrum. In 2002 is zij begonnen in de bediening van ons Business Restaurant en sinds tien jaar is Daniëlle werkzaam op de banquetingafdeling, waarvan zij tegenwoordig de eerste medewerker is.
Vertel Daniëlle, wat doet de banquetingafdeling zoal?
“De banquetingafdeling zorgt ervoor dat alle 35 vergaderzalen van het NBC er tiptop uitzien en de aanwezige gasten in de zalen niets tekortkomen. Zo ontvangen we ’s ochtends de organisatie of de trainer en helpen we met het aansluiten van de apparatuur. Gedurende de bijeenkomst zorgen we dat er voldoende koffie, thee en lekkernijen aanwezig zijn, maken we in de pauzes de zalen schoon en staan we de hele dag klaar om de gasten van dienst te zijn. De avonddienst van onze afdeling houdt zich voornamelijk bezig met het op- en ombouwen van de zalen zodat deze weer klaarstaan voor de volgende dag.”
Hoe zorgen jij en je collega’s ervoor dat de gasten met een goed gevoel naar huis gaan?
“Gastvrijheid is één van onze belangrijkste waarden. Wij zeggen vaak tegen onze gasten ’Alles kan en alles mag’. Als zij iets anders nodig hebben dan van tevoren is afgesproken, zetten we dat met plezier klaar. Heb je bijvoorbeeld vooraf om een kringopstelling gevraagd, maar besluit je op de dag zelf dat je toch graag tafels in de zaal wilt hebben? Dan bouwen we de zaal gewoon voor je om. Daarnaast maken we graag een praatje met de gasten en de opdrachtgevers. Veel van hen komen regelmatig bij ons terug en leer je op een gegeven moment een beetje kennen. Je weet wat ze graag tijdens de lunch nemen en hoe ze hun koffie drinken. Daar kun je ze keer op keer weer mee verrassen; dat soort onverwachte dingen creëren een mooie band.’’
Merk je die hechte band ook terug in het team?
“Twee jaar geleden hebben wij een vast banquetingteam aangesteld dat zich puur en alleen bezighoudt met banquetingwerkzaamheden. Daarvoor werkten we veel met collega’s die de ene keer in de Event Hall op een congres aan het werk waren en de andere dag in de zalen. We merkten dat we daardoor veel tijd kwijt waren aan uitleg en dat het beter werkt wanneer iedereen zijn of haar eigen specialisatie heeft. Met een vast team is er altijd voldoende kennis in huis en kun je beter op elkaar bouwen. Je weet dat het goedkomt als je iets aan een collega vraagt en dat is een fijne gedachte.”
Waar moet een opdrachtgever volgens jou op letten bij het boeken van een locatie?
“Het gebeurt vaak dat er een vergadering of training geboekt wordt door een andere partij of collega dan de deelnemers zelf. Soms komt het dan ook voor dat de opstelling of invulling niet volledig aansluit bij de wensen van de trainer en de deelnemers. De organisatie boekt bijvoorbeeld een u-vormopstelling, terwijl de trainer liever in een schoolopstelling wil zitten. Zorg in dit soort gevallen dat je goed met elkaar communiceert en de verwachtingen van iedereen duidelijk zijn. Daarnaast is het altijd fijn voor de deelnemers om een zaal te kiezen met voldoende daglicht. Dit houdt de mensen fris en zorgt voor een beter resultaat.”
Wat is de grootste uitdaging die je hebt meegemaakt bij het NBC?
“Er zijn heel veel uitdagende dagen, maar er springt er wel echt ééntje uit. Er vond een evenement plaats voor zo’n 150 gasten en zij zouden om 12:30 uur gaan lunchen in de lobby. Zoals gewoonlijk beginnen wij een uur tot halfuur van tevoren met het klaarzetten van de lunch, maar de gasten kwamen opeens al om 11:30 uur de lobby inlopen. Een uur eerder! Daar hadden we even niet op gerekend. Op zo’n moment ben je letterlijk met alle NBC’ers in het rond aan het vliegen om alles klaar te zetten. En met succes: binnen vijf minuten stond de hele lunch klaar en had iedereen een broodje in zijn hand.”
Tot slot, heb jij nog een gouden tip?
“Zorg ervoor dat je als trainer of organisatie een eigen verloopstukje meeneemt om je laptop aan te sluiten. Hoewel we zelf heel veel techniek in huis hebben, kunnen we op drukke dagen helaas niet garanderen dat we het juiste verloopstukje beschikbaar hebben. Daarom raden we altijd aan er zelf één mee te nemen. Zo voorkom je dat je tijdens je training of vergadering je laptop niet kunt aansluiten.”
Meer over het nieuw NBC
Lees meer nieuws
Familiebedrijf NBC viert heropening na anderhalf jaar bouwen
Een evenementenlocatie vanaf de grond opbouwen na een grote brand en dat ook nog eens in anderhalf jaar tijd? Dat lijkt een onmogelijke opgave. Echter, niet voor een familiebedrijf waar gedrevenheid in het DNA zit. Aan het roer van dit bedrijf staat Justin van Hooijdonk. De ondernemende directeur-eigenaar werkte daags na de grote brand in september 2022 al samen met zijn team aan de nieuwe plannen. Een superduurzaam en geheel nieuw NBC Congrescentrum is hiervan het resultaat. Op vrijdag 1 maart ontving het NBC al haar eerste gasten en op 8 maart vond de feestelijke opening plaats.
Duurzame eventcatering? Het kan!
Bij de opening van onze locatie hoort een vernieuwde culinaire invulling én een nieuwe chef-kok! In dit artikel stellen we je graag voor aan Robbert van Dijk. We vroegen hem naar zijn plannen en de duurzaamheidsambities die hij heeft voor eten en drinken op events. Die gaan namelijk verder dan alleen 'minder vlees' aanbieden.
AV & techniek in het nieuwe NBC: dit mag je verwachten
Bij het NBC willen we onze opdrachtgevers en gasten altijd een unieke eventbeleving bieden. Dat doen we enerzijds door onze hospitality en service, maar ook op audiovisueel gebied zetten we graag een stapje extra. De inzet van AV en techniek zorgt voor meer beleving op je event en kan een onuitwisbare indruk achterlaten. Daarom investeren we hier als familiebedrijf graag in. Zo hebben we in 2015 als eerste locatie in Nederland een 3D projectiedecor gelanceerd en creëerden we vervolgens een 24 meter breed 4K decor in de Grand Hall. Wat gaan we straks terugzien in het vernieuwde NBC Congrescentrum?
Veelgestelde vragen
Heb je een vraag over onze locatie of over onze dienstverlening? We hebben de antwoorden op de meest gestelde vragen verzameld in onze FAQ.
Contact
Wil je meer informatie ontvangen over het vernieuwde NBC? Neem dan contact op met Melanie en het komt jouw kant op!