Een uitverkocht zakelijk event organiseren. Het is natuurlijk een ideale situatie, maar toch hoeft deze ambitie niet ver weg te zijn voor jou als eventmanager. Juist in het huidige, digitale tijdperk zijn er talloze (online) mogelijkheden om je doelgroep te bereiken en vast te houden. In deze blog gaan we dieper in op het werven van meer deelnemers voor jouw event, met de juiste mix van commercie en persoonlijke aandacht.
Verdiep je in de doelgroep
Elk evenement heeft een ander publiek. Dus voordat je de juiste boodschap naar buiten kunt brengen, is het belangrijk dat je vaststelt wie jouw ideale bezoeker is en hoe je deze gaat bereiken. Ga op zoek naar data zoals:
- Leeftijd
- Geslacht
- Bedrijfstype
- Branche
- Functie
- Bedrijfsgrootte
- Interesses
Zodra je weet wie jouw ideale bezoeker is, kun je bepalen met welke boodschap je deze gaat overtuigen. Welke uitdaging lost het bijwonen van jouw event voor hem/haar op? Op welke interesses en behoeften kun je inspelen in zowel je boodschap als op het event zelf? Welke tone-of-voice past bij de ideale bezoeker? Het is van groot belang om deze vragen te kunnen beantwoorden om je publiek op de juiste manier te bereiken. Bijkomend voordeel: door te segmenteren op bovenstaande criteria kun je eenvoudig op social media doelgroepen aanmaken die passen bij jouw evenement. Deze doelgroepen kun je dan door middel van advertenties een passende boodschap weergeven.
Vraag naar het ‘waarom’ van je deelnemers
Je kunt zelf natuurlijk tal van redenen benoemen waarom je deelnemers naar je event moeten komen. Iedere individuele deelnemer heeft echter zijn of haar eigen motivatie om jouw event bij te wonen. Dus in plaats van dit voor hen te bepalen, is het effectiever om dit hen zelf te laten vertellen. Vraag bijvoorbeeld aan de deelnemers van een vorige editie waarom zij jouw event bij hebben gewoond, wat zij er goed of niet goed aan vonden en wat zij er uiteindelijk van hebben opgestoken. Door de ‘why’ van je publiek te achterhalen, kun je hierop inspelen bij het werven van nieuwe deelnemers.
Persoonlijke (video)uitnodiging
Door je uitnodiging persoonlijk te maken – meer dan alleen aanspreken met de voornaam – zullen je potentiële deelnemers sneller geneigd zijn jouw event bij te wonen. Bijvoorbeeld door de data die je hebt verzameld op vorige edities te verwerken in de uitnodiging, zoals subsessies die de deelnemer vorig jaar heeft bezocht.
Denk daarnaast eens aan een uitnodiging in videovorm. Hierin kun je ook personalisatie toepassen. Neem bijvoorbeeld een video op waarin je de potentiële deelnemers uitnodigt naar je event te komen en voeg voorafgaand aan de video een slide toe met de naam van de deelnemer: ‘Deze video is speciaal voor jou, […]’. Stuur je veel uitnodigingen? Er zijn gelukkig verschillende tools die het maken van zo’n persoonlijke video kunnen automatiseren.
Loyaliteit mag beloond worden
Heb je al een klantenbestand opgebouwd uit vorige edities van het event? Dan kun je deze deelnemers een persoonlijke kortingscode toesturen voor de komende editie. Je bestaande klanten zijn de makkelijkst te bereiken groep deelnemers, dus hen belonen voor hun loyaliteit is een goede keuze.
Daarnaast kun je jouw A-klanten of belangrijke ambassadeurs van je evenement een kortingscode meegeven waar andere potentiële deelnemers gebruik van kunnen maken. Het ‘refer-a-friend’-principe. Breng jouw ambassadeurs daarom in kaart, zowel uit je klantenbestand als op social media. Omdat zij al een bepaalde connectie met jouw organisatie of event hebben, zullen zij sneller geneigd zijn om je event aan te bevelen.
Websitepersonalisatie met liquid content
Sinds een aantal jaren is het mogelijk om je website te personaliseren voor de bezoeker, afhankelijk van zijn interesses en kenmerken. Deze functionaliteit wordt steeds meer ingezet en daarmee nog behapbaarder voor het grote publiek. Met liquid content kun je bijvoorbeeld een eventuitnodiging sturen naar IT-bedrijven en de website specifiek voor deze doelgroep aanpassen met IT-gerelateerde content. Dit zorgt ervoor dat je de boodschap beter aan kunt laten sluiten op je doelgroep en zij zich met jouw event kunnen identificeren. Absoluut een salesbooster! Er zijn tegenwoordig verschillende tools beschikbaar waarmee je liquid content op je website kunt implementeren.
