Bij het organiseren van een evenement, zoals een congres of corporate event, draait het allemaal om de beleving. Je wilt je gasten verrassen en een onuitwisbare indruk achterlaten. De inzet van audiovisuele middelen en techniek kan hier een belangrijke rol in spelen. Mits je het goed geregeld hebt natuurlijk.
Mijn naam is Patrick van der Louw, al ruim 22 jaar werkzaam bij het NBC Congrescentrum. Ik ben begonnen in de op- en afbouw en bediening op events en sinds 16 jaar werk ik als eventmanager met een specialisatie in licht en geluid. Als je ooit een evenement bij ons hebt georganiseerd is de kans groot dat we hebben samengewerkt. In deze blog geef ik je graag een aantal tips om AV succesvol in te zetten op je evenement.
1. Zorg op tijd voor een technisch draaiboek
Techniek kan voor veel eventorganisatoren een ‘ver van hun bed show’ zijn. Uiteraard best logisch, jij bekommert je voornamelijk om de inhoud van je evenement. Toch is het belangrijk om onderwerpen met betrekking tot techniek hoog op de agenda te zetten. Juist omdat je het zo gek kunt maken als jezelf wilt. Om alles soepel te laten verlopen, raad ik je aan om de locatie en de audiovisueel partner vroegtijdig in het proces te betrekken. Zo kun je de audiovisueel partner bij een afspraak op de locatie laten aansluiten en kunnen jullie gezamenlijk technische specificaties afstemmen. Zorg daarnaast voor een apart draaiboek waarin alle technische onderwerpen en afspraken zijn opgenomen.
2. Doe het eens helemaal anders
Zoals eerder genoemd wil je opvallen en bijblijven bij je gasten. Dat kun je simpel verwezenlijken door het een keer helemaal anders te doen. Waarom altijd een liggend presentatieformaat? Denk eens ‘outside the box’ met een portrait-verhouding en maak de presentatie visueel aantrekkelijk met bijvoorbeeld een smartphoneframe eromheen. Of zorg ervoor dat je het gehele projectiedecor bij de presentatie betrekt in plaats van picture-in-picture, zo maak je visueel veel meer impact. Laat het decor bijvoorbeeld mee kleuren met de presentatie.
Ook met licht kun je veel doen. Kies voor onderscheidende verlichting in plaats van het standaard ‘congrespaars’. Denk bijvoorbeeld aan je eigen huisstijlkleuren of veranderende kleuren per programmaonderdeel of spreker.
3. Zet (veel) meer schermen in op je event
Branding is een van de belangrijkste onderdelen van je event. Hiermee straal je vertrouwen uit naar je gasten en creëer je een sterke merkidentiteit. Er zijn talloze brandingsmogelijkheden, zoals banners, doeken en bestickering. Je kunt echter ook schermen inzetten waarmee je jouw event kunt branden. De inzet van schermen is namelijk flexibel, kostenefficiënt en milieubewust.
Op schermen kun je alle gewenste content kwijt, zoals bezoekersinformatie, bewegwijzering, het programma en social media berichten. Helemaal in de stijl die jij voor ogen hebt. Daarnaast kun je bij last minute programmawijzigingen de content eenvoudig aanpassen. Ben je benieuwd hoe jij effectief content op schermen kunt inzetten op je event? Daar help ik je uiteraard graag bij.
4. Katheders zijn uit, bewegen is in
De laatste jaren worden presentaties en keynotes steeds energieker en interactiever. Waar vroeger vaak werd gepresenteerd achter katheders, vinden veel sprekers het tegenwoordig juist prettig om rond te kunnen lopen en actief de dialoog aan te gaan met het publiek. En laten we eerlijk zijn: deze vorm van presenteren is ook veel aantrekkelijker. Laat de katheder daarom op je volgende event achterwege en zorg dat de sprekers de ruimte hebben om rond te lopen. Maak daarnaast gebruik van een draadloze zendermicrofoon in plaats van een handheld voor de nodige bewegingsvrijheid.
Bonustip: gebruik geur en prikkel de zintuigen
Techniek draagt een hoop bij aan de beleving, maar je kunt de zintuigen nog meer prikkelen met bijvoorbeeld geuren. Dat is een extra ‘wow-effect’ waar vaak niet aan wordt gedacht. Hoe fijn is het als jouw gasten ’s ochtends binnenkomen en de locatie ruikt naar vers gebrande koffie en koekjes die net uit de oven komen? Of tijdens de lunch naar de geur van vers fruit en afgebakken broodjes? Dit stimuleert de gemoedstoestand en zorgt er bovendien voor dat je gasten het zullen onthouden: “Weet je nog, daar rook het zo lekker!”.
