Hoe veel er bij de organisatie van een beurs of congres komt kijken? Dat is aan buitenstaanders haast niet uit te leggen. Herken jij deze 5 momenten?
-
Projectplan realiseren
Formuleer het doel van het evenement en werk dit uit in het projectplan. Benoem duidelijk en concreet de projectinhoud, koppel daar een realistische aanpak en begroting aan en maak een risicoanalyse. Zo kun je tijdens het organisatieproces terugvallen op een solide plan.
-
Planning maken en bewaken
Vervolgens maak je de planning voor jouw event. Begin hier echt op tijd mee. Heb je het programma nog niet helemaal rond? Werk dan met globale tijden. Zodra je meer weet, scherp je direct de planning aan.
-
Gesprekken en vergaderingen
Vergader met het projectteam, brainstorm met de creatieven en overleg met de eventlocatie. Tip: denk niet te veel in problemen, maar wees oplossingsgericht. Daar komen de mooiste dingen uit.
-
Regels controleren
Heb je al gedacht aan de vergunningen? Voor evenementen gelden wetten en regels, bijvoorbeeld voor beveiliging. Een goede evenementenlocatie denkt hierover met je mee. Zo kom je op de dag zelf niet voor verrassingen te staan.
-
Sales en marketing
Goede sales en marketing trekt bezoekers. Denk aan een aansprekende uitnodiging, een app waarin bezoekers vooraf het programma kunnen zien én een actief Twitter-account. Jij wil toch ook dat er voldoende gasten op je evenement komen?
