De gemiddelde Nederlander is zo’n 6,5 uur per week kwijt aan vergaderen. Op basis van een fulltime werkweek is dat bijna een hele dag aan vergaderingen. Enorm veel tijd als je het zo bekijkt. Als je het ons vraagt, kan deze tijd zeker verminderd worden. Hoe je vergaderen weer effectief maakt? We hebben vijf ideeën waardoor je op een effectieve manier vergadert!
1. Begin met een rondje klagen en roddelen
Uit verschillende onderzoeken is gebleken dat de emoties van mensen invloed hebben op de keuzes die ze maken. Zo kan de gemoedstoestand van een collega die net een conflict heeft gehad met iemand, de vergadering negatief beïnvloeden doordat hij of zij nog boos is. Voordat er besluiten genomen worden, is het dus belangrijk om van negatieve emoties af te komen. Het klinkt misschien gek, maar start de vergadering daarom eens met een klaag-en-roddel-rondje. Laat de deelnemers even van zich afpraten om eventuele negatieve emoties los te laten. Zo is iedereen in staat om rationeel over de vergaderpunten na te denken en erop te reageren.
2. Creëer betrokkenheid
Voor het in goede banen laten lopen van een vergadering, is het aanstellen van een voorzitter een must. Regel nummer één als voorzitter? De deelnemers vooraf de agenda sturen. Vaak komt het voor dat niet iedereen zich betrokken voelt bij de vergadering, omdat ze geen idee hebben waarover de vergadering precies gaat. Bij het uitnodigen van de vergadering kun je de genodigden vragen of zij hun eigen punt(en) willen introduceren. Zo is er vooraf goed nagedacht over de inhoud, creëer je betrokkenheid en kun je direct starten met de vergadering.
3. Doe iedere twintig minuten een oefening
Ook blijkt uit onderzoek dat de concentratieboog van een mens maar acht seconden is. Hoe langer de vergadering dus duurt, hoe meer mensen zijn afgeleid. Aangezien vergaderingen helaas niet maar acht seconden duren, moet je ervoor zorgen dat je de aandacht van de aanwezigen vasthoudt. Daarvoor kun je om de twintig minuten een stretch oefening toevoegen. Zo krijgt het lichaam en de geest weer even een opkikker. Een voorbeeld van zo’n oefening is het draaien van je romp: tien keer naar links en tien keer naar rechts. Vind je iedere twintig minuten te veel? Probeer het eens in te brengen als je merkt dat de aandacht van de aanwezigen verslapt.
4. Random opstellingen
Een vergadering in een U-opstelling of blokopstelling? Waarom geen strandstoelen of yogaballen? Er zijn tal van mogelijkheden op het gebied van opstellingen. Met een totaal andere opstelling verras en boei je de aanwezigen gegarandeerd.
5. Maak besluiten met de ruggen tegen elkaar
Als je met de ruggen tegen elkaar staat, kun je niet beïnvloed worden door de non-verbale communicatie van de andere deelnemer. Daarnaast moet je harder je best doen om duidelijk te maken wat je bedoelt. Zo ben je dus gedwongen om je argumenten te verhelderen. Hierdoor is er meer duidelijkheid, komen mensen sneller to the point en kunnen er effectieve besluiten genomen worden op basis van de verbale communicatie.