4 tijdbesparende tools voor de moderne eventorganisator

1. Automatiseer meerdere programma’s met Zapier

Tijdens het organiseren van je evenement werk je met veel verschillende programma’s. Je stuurt uitnodigingen en reminders met e-mailmarketingsoftware, zoals Mailchimp, houdt de aanmeldingen bij in Google Sheets of Excel en slaat bestanden op in Dropbox. Dit zorgt er vaak voor dat je veel aan het schakelen bent tussen deze tools, wat simpelweg veel tijd kost.

Met Zapier is dat niet nodig. Zapier koppelt meerdere tools aan elkaar door middel van een trigger en een actie. Bijvoorbeeld: als iemand zich via het online aanmeldformulier aanmeldt (trigger) worden de ingevulde gegevens direct in een Google Sheet geplaatst (actie). Of wanneer er een nieuwe Google Sheet-rij wordt geconstateerd, voegt Zapier deze gegevens toe aan je e-mailmarketingsoftware, waardoor deze persoon binnen enkele ogenblikken een bedankmail ontvangt. Er zijn talloze koppelingen mogelijk en er is een ruim aanbod aan applicaties. En misschien nog wel het meest interessant: Zapier is gratis te gebruiken tot 5 Zaps (koppelingen tussen apps).

2. Leer je social doelgroep kennen met Socialbakers

Grote kans dat social media een belangrijk onderdeel is van jouw eventmarketingstrategie. Om je evenement onder de aandacht te brengen bij de juiste mensen, deel je interessante content zoals blogs, interviews en video’s. Maar hoe weet je waar jouw doelgroep op zit te wachten? Welke interesses hebben zij en met welk type content zijn zij geholpen? Kom erachter met Socialbakers. Dit uitgebreide platform brengt jouw sociale doelgroep in kaart in de vorm van persona’s, waardoor jij precies weet op welke interessegebieden je kunt inspelen met jouw content. Door dit te automatiseren, bespaar je flink wat uren die je anders aan onderzoek zou besteden. Daarnaast kun je met Socialbakers ook al je social media kanalen beheren, monitoren en je community managen. Goed om te weten: Socialbakers heeft naast het betaalde platform ook een hoop gratis tools, waarmee je eenvoudig dashboards en rapportages van je social media kanalen maakt.

3. Asana: teamwork makes the dream work

Effectief samenwerken met je projectteam kan soms best een uitdaging zijn. Gelukkig is er Asana, een projectmanagementtool waar je met je hele team gebruik van maakt. In Asana kunnen jij en je collega’s alle informatie, taken, checklists en voortgang rondom je event bijhouden. Zo kun je een hele tijdlijn aanmaken en de uit te voeren werkzaamheden aan de verantwoordelijke collega toewijzen. Je kunt zelfs de deelnemerslijsten bijhouden in de tool. Ieder teamlid krijgt een eigen dashboard met daarop zijn of haar eigen taken en prioriteiten. Zo voorkom je dat men door de bomen het bos niet meer ziet en weet iedereen waar ze aan toe zijn.

4. Hotjar: ontdek hoe jouw eventwebsite gebruikt wordt

Zodra je jouw potentiële bezoekers hebt weten te prikkelen om jouw eventwebsite te bezoeken, is het natuurlijk nog zaak dat je hen weet te overtuigen om een ticket te kopen. Hiervoor is het belangrijk om in kaart te brengen hoe jouw websitebezoekers je website gebruiken. Dit kun je natuurlijk meetbaar maken met analytische tools als Google Analytics, maar met Hotjar maak je dit écht visueel. Hotjar maakt namelijk automatische heatmaps van het websitegebruik en zo zie je in één oogopslag waar jouw bezoekers wel of niet op klikken. Daarnaast kun je met Hotjar geanonimiseerde opnames maken van websitebezoekers. Hierdoor kun je precies zien hoe de websitebezoeker jouw website gebruikt. En misschien nog wel het beste aan de tool: Hotjar is gratis te gebruiken tot 2.000 paginaweergaven per dag.