20 event trends voor 2020: dit staat ons komend jaar te wachten

Ben je benieuwd naar onze event trends voor 2021? Lees het artikel hier

De event trends voor 2020:

1. De eventorganisator krijgt een steeds breder takenpakket
2. Het veranderende boekingsproces
3. Persoonlijke aanbevelingen op basis van data
4. All-in oplossingen zitten in de lift
5. Duurzaam organiseren van wens naar must
6. Nóg minder voedselverspilling
7. Nieuwe soorten disposables van biologisch materiaal
8. Storytelling in het gehele communicatietraject
9. Nieuwe kanalen om met je gasten te communiceren
10. Communities komen vaker bijeen in de vorm van meetups
11. Ook virtuele events winnen aan populariteit
12. Meer ‘wow’ met experiental marketing
13. Geef een showtje weg met behulp van tech
14. Culinaire robotisering
15. Van platte data naar event intelligence
16. LinkedIn Events komt in 2020 van de grond
17. Branding en huisstijl naar een hoger niveau
18. Meer focus op netwerkmomenten
19. Throwback to the classics
20. Aandacht voor body & mind

Trend 1: de eventorganisator krijgt een steeds breder takenpakket

Als eventplanner weet je als geen ander dat er een hoop komt kijken bij het organiseren van een evenement. Je verzorgt boeiende inhoud, boekt een passende locatie en bewaakt de budgetten. Daarnaast wil je voldoende deelnemers werven en inzicht hebben in wie die deelnemers zijn, dus je hebt ook marketing- en leadgeneratieskills nodig. En alsof dat nog niet genoeg is, vliegen tegenwoordig termen als artificial intelligence, chatbots en personalisatie je om de oren. Betekent dat dan dat je overal goed in moet zijn? Natuurlijk niet, maar het is wel belangrijk om te realiseren dat je vakgebied en de markt veranderen. Vooral komend jaar, waarin we weer nieuwe technologieën mogen verwachten. Omring jezelf dus met de juiste mensen en expertises, zodat je optimaal inspeelt op het veranderende vakgebied.

Trend 2: het veranderende boekingsproces

Het internet is al jaren dé manier om locaties te vinden en te vergelijken. Generatie Z’ers kennen zelfs niet anders. Echter zien we dat dit proces aan de vooravond staat van innovatie. Waar we bijvoorbeeld zorgeloos en zonder tussenkomst van een contactpersoon een hotelkamer of Airbnb reserveren, gebeurt dit bij evenementenlocaties nog nauwelijks tot niet. Op zich logisch; hier komt natuurlijk meer maatwerk bij kijken. Toch zit instant booking voor locaties in de lift. Bijvoorbeeld door het platform Venuesuite. Hier zoek en boek je jouw favoriete locatie én beheer je jouw boeking volledig online, terwijl je gewoon met de locatie in contact kunt zijn over de details. Spannend? Misschien een beetje, maar het is wel de kant die we op gaan.

Trend 3: persoonlijke aanbevelingen op basis van data

Open Spotify en je krijgt aanbevolen muziek voorgeschoteld op basis van jouw voorkeuren. Zet Netflix aan en je ziet andere videocontent dan je oom of tante. Kortom, we wennen steeds meer aan een gepersonaliseerde gebruikerservaring. Personalisatie betekent meer dan een e-mail adresseren met ‘beste [voornaam]’. Bovenal is er anno 2020 veel meer mogelijk met behulp van data. Komend jaar zullen we hier nog meer van terugzien op evenementen en met name in de marketing rondom je event. Denk bijvoorbeeld aan een gepersonaliseerd programma per deelnemer, een lunch speciaal afgestemd op de gast of een overzicht van deelnemers die alleen écht interessant voor jou zijn.

Trend 4: all-in oplossingen zitten in de lift

Als organisator wil je je kunnen focussen op een sterke inhoud en je gasten boeien met een goed programma. Volgens onderzoek van Eventmanagerblog is dit met kop en schouders de topprioriteit van de eventorganisator. Natuurlijk komt hier een hoop bij kijken en wordt jouw takenpakket steeds groter (zie trend 1), maar je wilt niet teveel opgeslokt worden door details. Geen losse drankjes, tafels of stoelen die in een offerte worden opgenomen. Niet met twintig software tools tegelijk werken. Geen onverwachte facturen op de deurmat na afloop van je event, maar een vooraf afgesproken vaste prijs. Hoe meer jij ontzorgd kunt worden met het totale plaatje, hoe beter jouw evenement wordt. Niet gek dus dat all inclusive oplossingen aan populariteit winnen. Of het nu gaat om eventsoftware, bezoekersregistratietools of eventarrangementen: het komende jaar is er meer aandacht voor hapklare oplossingen onder het motto ‘what you see is what you get’.

Trend 5: duurzaam organiseren van wens naar must

Een milieuvriendelijk evenement organiseren wordt de laatste jaren steeds belangrijker. De vraag naar groene locaties, duurzame catering en een duidelijk recycling-/afvalbeleid groeit hard. Deze trend – in hoeverre je het nog een trend kan noemen – zal in 2020 nog groter worden. Steeds meer mensen beginnen zich (gelukkig!) te realiseren dat MVO, duurzaamheid en aandacht voor onze planeet geen wens meer is maar een voorwaarde. Hierdoor zullen we komend jaar dus nog meer initiatieven zien ontpoppen om evenementen te verduurzamen.

Trend 6: nóg minder voedselverspilling

Met duurzaamheid als must in 2020, is het belangrijker dan ooit om milieubewust met alle onderdelen van je evenement bezig te zijn. Eten dat in de prullenbak belandt, kan daarom écht niet meer. Komend jaar gaan we nieuwe concepten terugzien om voedselverspilling tegen te gaan. Bestaande platformen als Too Good To Go zullen nog meer omarmd worden. Als organisator en als locatie wordt het belangrijk om een bestemming te hebben voor overgebleven gerechten op je evenement. Of je het nu gratis laat ophalen of weggeeft aan minder bedeelden: alles is beter dan weggooien in de prullenbak.

Trend 7: nieuwe soorten disposables van biologisch materiaal

Omdat er op events eten en drinken geserveerd wordt voor grote groepen gasten, is het vrijwel niet te doen om overal porseleinen of glazen servies voor te gebruiken. De aantallen zijn zeer groot, er worden veel verschillende gerechten tegelijkertijd geserveerd en gasten eten vaak staand of lopend. Daarom worden hier doorgaans disposables (wegwerpservies) voor gebruikt. Je kunt je voorstellen dat al die flesjes, bekers, bakjes en bordjes een enorme hoeveelheid afval opleveren. Als eventindustrie hebben we een pionierende rol om hier verandering in te brengen. Daarom zien we steeds vaker duurzame disposables verschijnen op events, bijvoorbeeld gemaakt van PLA (maiszetmeel) in plaats van plastic. Een uitstekende ontwikkeling, als je het ons vraagt.

“Als eventindustrie hebben we een pionierende rol om verandering te brengen in de enorme hoeveelheid afval en plastic.”

Om het gebruik van single use plastics nog verder terug te dringen, zullen er nieuwe soorten disposables op de markt moeten komen. Daarom verwachten we dat disposables in 2020 van meer nieuwe, volledig afbreekbare materialen zullen worden gemaakt. Denk aan disposables gemaakt van zeewier, rietsoorten, garnalenschil of zelfs volledig eetbare verpakkingen.

Bekijk hoe een groep Londense studenten een manier heeft gevonden om bioplastic van het harnas van een kreeft te maken:

Trend 8: storytelling in het gehele communicatietraject

“There’s nothing more powerful than a good story”, aldus publieksfavoriet Tyrion Lannister uit de hitserie Game of Thrones. En daar heeft hij helemaal gelijk in: een goed verhaal blijft mensen bij, zet aan tot nadenken en stimuleert verandering. Storytelling kun je dus perfect op jouw evenement toepassen om een bepaalde boodschap over te brengen. Maar je kunt nog een stapje verder gaan. Probeer de gehele communicatie voor en na je evenement te laten aansluiten op de boodschap van het evenement en dit als een verhaal te verpakken. Zie het als een voor-, hoofd- en nagerecht. Met de inhoud van je evenement natuurlijk als het hoofdgerecht. Op die manier blijf je hangen bij je doelgroep en zul je hen sneller aan jouw merk of evenement binden. We verwachten dat deze vertellende vorm van communicatie wint aan populariteit in 2020.

Trend 9: nieuwe kanalen om met je gasten te communiceren

Anno 2020 zijn er meer kanalen dan ooit beschikbaar om je doelgroep te bereiken. Tegelijkertijd is de doorsnee Nederlander zich nog nooit zo bewust geweest van advertenties, banners, sponsored content of influencer marketing. Dit maakt het vrij complex om een goede strategie voor de juiste kanalen te bepalen. Want waar zit je doelgroep op te wachten en hoe boei je hen? Je zult je doelgroep op een persoonlijke manier moeten aanspreken en af moeten zien van massamarketing.

Ter illustratie: volgens onderzoek van Mailchimp is de algemene open rate van een e-mail/nieuwsbrief in de evenementenbranche 20,5 procent. Van een tekstbericht via Facebook Messenger of WhatsApp ligt de open rate maar liefst boven de 90 procent. Reden genoeg om dit soort messaging kanalen in te zetten om jouw potentiële gasten te bereiken of juist te communiceren met je eventdeelnemers. “Hé [naam], de sessie waarvoor je je hebt aangemeld begint over 10 minuten in zaal 6.” Heel persoonlijk toch? En dat op een kanaal dat we vrijwel allemaal al gebruiken. Komend jaar zullen we een verschuiving zien in de communicatiekanalen rondom je evenement en wordt er slimmer gebruik gemaakt van messaging kanalen.

Trend 10: communities komen vaker bijeen in de vorm van meetups

Facebook heeft onlangs een onderzoek gepubliceerd over het gedrag en de behoeftes van Generatie Z. Eén van de takeaways uit dit onderzoek is dat Gen Z’ers heel veel waarde hechten aan inclusiviteit en groepsgevoel. Dat is één van de redenen waarom online communities de laatste jaren zo aan populariteit winnen. Mensen met dezelfde interesses of raakvlakken die elkaar helpen en van elkaar leren. Deze communities zijn juist effectief als de online relatie offline bekrachtigd wordt. Daarom zien we een trend ontstaan waarbij online communities steeds vaker bij elkaar komen in de vorm van een korte meetup in real life. Na de werkdag samen een hapje eten, luisteren naar een spreker en gedachten uitwisselen. Op die manier zien we meer korte, maar krachtige community-events ontstaan het komende jaar.

Trend 11: ook virtuele events winnen aan populariteit

Face to face events zijn natuurlijk de meest effectieve vorm van eventmarketing. Er zit een stijgende lijn in het aantal georganiseerde events en meetups in Nederland en steeds meer marketeers zijn overtuigd van de kracht van live communicatie. Toch zien we ook dat het aantal virtuele events groeit. Het is hierbij juist de combinatie van on- en offline die werkt: het online streamen van onderdelen van je offline event om meer mensen te bereiken. Naast livestreamen van offline events worden er ook steeds vaker volledig digitale events gehost. Hiermee kun je namelijk met minimale inspanning en investering, toch een groot publiek bereiken. We verwachten dat deze trend doorzet en dat online events vaker geïntegreerd worden in offline events en zelfs volledig digitale events in aantallen toenemen.

Trend 12: meer ‘wow’ met experiential marketing

In een tijd waarin onze spanningsboog korter is dan die van een goudvis (respectievelijk acht en negen seconden), is het belangrijker dan ooit om een memorabele ervaring te creëren bij je doelgroep. Een ‘wow’-effect, waarbij zij direct geboeid zijn en een connectie opbouwen met jouw bedrijf of merk. Daar komt experiental (belevenis) marketing om de hoek kijken. Totaal niet nieuw, maar wel zeer effectief om mensen aan je merk te binden. En dat hoeft allemaal niet per se groots en over de top te zijn. Een pop-up bar, een verrassing met een foodtruck of Instagramwaardige gerechten: het draagt allemaal bij aan een unieke beleving. In 2020 verwachten we dat er meer korte, maar zeer krachtige belevingsmarketingacties worden geïnitieerd vanuit merken en organisaties. Groot, klein, over de top of verbazingwekkend eenvoudig. Allemaal met het doel om op een persoonlijke manier impact en een connectie te maken.

Bekijk hoe LinkedIn onlangs een nieuwe functionaliteit introduceerde door projection mapping op de Burj Khalifa in Dubai.

Trend 13: geef een showtje weg met behulp van tech

Op dat ‘wow’-effect borduren we graag nog even voort. Een ultieme beleving creëren is voor jou als eventorganisator namelijk een belangrijke taak. Verrassen met experiential marketing is een goede manier, maar met behulp van innovatieve techniek kun je er nog een schepje bovenop doen. Doordat technologie de laatste jaren natuurlijk in rap tempo ontwikkelt, reiken de mogelijkheden anno 2020 mijlenver. Wat denk je bijvoorbeeld van een 3D openingsshow op je evenement op een levensgroot decor? Een keynote die wordt gegeven door een hologram als spreker? Of denk eens aan een droneshow, waarbij talloze lichtgevende drones door de lucht dansen. Impact gegarandeerd!

Trend 14: culinaire robotisering

Robots die een perfect biertje voor je tappen, culinaire hoogstandjes uit een 3D foodprinter en een automatisch kopje koffie op basis van gezichtsherkenning. De manier waarop we food & beverages voorgeschoteld krijgen verandert. In 2020 zullen we meer innovatieve manieren zien van foodpresentatie en -bereiding. Dit is niet alleen een uitstekende manier om indruk te maken op je gasten, maar ook om meer operationele snelheid te krijgen in het serveren van hapjes en drankjes.

Deze robotarm tapte onlangs op een evenement in het NBC een perfect biertje voor de gasten.

Trend 15: van platte data naar event intelligence

Door de razendsnelle technologische ontwikkelingen, zijn er de laatste jaren veel tools en hulpmiddelen voor handen om je evenement beter meetbaar te maken. Denk aan digitale gastenregistratie, CRM-systemen of de event app. Of het inzichtelijk maken van drukte bij stands of de interesses en ervaringen van gasten. Al deze losse datapunten moeten ergens bij elkaar komen om waardevolle conclusies te kunnen trekken. Daarom zullen we komend jaar een opmars zien aan event dashboards waarin deze data overzichtelijk wordt weergegeven in grafieken en diagrammen. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan tools als Google Data Studio of PowerBI. Zo wordt het nog beter inzichtelijk wat de ROI van het evenement is en kun je op data gebaseerde beslissingen maken voor een volgende editie.

Trend 16: LinkedIn Events komt in 2020 van de grond

Afgelopen jaar kondigde LinkedIn aan dat hun evenementenfunctionaliteit weer terugkomt in een nieuw jasje. Hier schreven we ook over in onze blog met eventtrends voor 2019. Echter is deze nieuwe functie dit jaar pas laat geïntroduceerd en heeft LinkedIn dit in oktober uitgerold onder hun gebruikers. Op het moment van schrijven (november 2019) is de functionaliteit nog een beetje verstopt, zoals te zien is aan de afbeelding. Je vindt de functionaliteit in de kolom links van je tijdlijn, onder de hashtags of groepen die je volgt. We verwachten dat er in 2020 meer aandacht komt voor LinkedIn Events en eventorganisatoren hiermee aan de gang kunnen om hun deelnemers te bereiken.

Trend 17: branding en huisstijl naar een hoger niveau

Tijdens je zakelijke evenement wil je jouw boodschap overbrengen en herkenbaarheid creëren. Daarom zien we steeds vaker dat een evenementenlocatie volledig wordt omgetoverd in de huisstijl van de opdrachtgever. Denk hierbij eens verder dan grote PVC vlaggen of roll-up banners. Wat denk je van XXL schermen, videowalls of custom made projectiedecors? Door de inzet van techniek kun je jouw huisstijl en boodschap beter tot zijn recht laten komen. Daarnaast is dit een veel duurzamere oplossing dan single use plastics, zoals banners. Impact maken op je gasten én bijdragen aan het milieu: reden genoeg toch?

Trend 18: meer focus op netwerkmomenten

Volgens onderzoek van Global Business Travel is netwerken de op één na grootste motivatie van deelnemers om een evenement bij te wonen. In een tijd waar vrijwel al ons contact digitaal plaatsvindt, is er juist behoefte aan face to face contact. Spontane conversaties en interessante ontmoetingen staan hierbij centraal. Als eventorganisator kun je hierop inspelen door meer aandacht te besteden aan één op één sessies of braindates in het programma. Of plan bijvoorbeeld een extra pauzemoment in waarbij de deelnemers elkaar kunnen leren kennen. Je kunt je gasten ook stimuleren elkaar te ontmoeten door hen de LinkedIn functionaliteit ‘in de buurt’ te laten gebruiken. Op de manier kunnen de deelnemers linken met voor hen interessante aanwezigen op het evenement.

Trend 19: throwback to the classics

“Vroeger was alles beter.” Deze zin is inmiddels een cliché. Toch zien we veel dingen van vroeger terugkomen: retro kledingstukken zijn weer hot en klassieke tv-series zijn terug van weggeweest. Ook op evenementen komen ‘oude’ invloeden al jaren terug. Bijvoorbeeld in de inrichting en styling of in de culinaire invulling en dranken. In 2020 zullen we allerlei classics in een nieuw jasje terugzien. Wat denk je bijvoorbeeld van oma’s theecorner, een retro arcaderoom of een gentlemen’s lounge met invloeden uit de jaren ’20? Juist de combinatie van retro en modern zorgt vaak voor verrassend leuke reacties.

Bij het NBC serveren we regelmatig thee uit oma’s theecorner: een modern buffet met vintage kopjes, kannen en potten zoals bij oma thuis.

Trend 20: aandacht voor body & mind

In een tijd waarin ons werkleven in sneltreinvaart gaat en onze smartphones aan onze handen zijn vastgeplakt, is het belangrijker dan ooit om een gezonde balans te vinden tussen productiviteit en ‘me time’. Je haalt immers het meeste uit jezelf als je je goed en vitaal voelt. Dit groeiende besef onder werkend Nederland, zorgt ervoor dat er een toenemende behoefte is om even te pauzeren en stil te staan. Waar je ook bent. Zo ook op evenementen, waar jij als organisator weer op kunt inspelen. Denk bijvoorbeeld aan meditatiesessies, massagestoelen, buitenactiviteiten of een complete ‘wellness’-zone.