8 event trends voor het najaar van 2021

We gaan er namelijk vanuit dat onze branche vanaf september weer in een stroomversnelling raakt en live samenkomen op volle capaciteit weer snel mogelijk is. Ondanks dat fysieke events lang niet mogelijk zijn geweest, zijn er talloze nieuwe ontwikkelingen waar je op kunt inspelen. In deze blog lees je acht event trends voor het najaar van 2021 en de start van 2022.

Inhoudsopgave:

1. Voor kennisevents wordt hybride de standaard
2. Investeren in personeelsfeesten en kick-off bijeenkomsten
3. De comeback van virtual reality op events en meetings
4. Eco-friendly organiseren is de norm
5. Meer micro-events die onderdeel zijn van een groter geheel
6. De opkomst van digitaal een locatie boeken
7. Events als de motor van je contentmarketingstrategie
8. Nieuwe mensen maken meer dan ooit het verschil in hospitality
Tot slot: het maakt niet veel uit wat je doet, áls je maar iets doet

1. Voor kennisevents wordt hybride de standaard

Afgelopen jaar hebben veel events, congressen en andere bijeenkomsten online plaatsgevonden. Veel eventorganisatoren zullen beamen dat je bepaalde onderdelen van een bijeenkomst prima online kunt faciliteren. Natuurlijk bereik je jouw doelgroep liever live, maar ook online liggen er talloze kansen. We sommen er een aantal op:

• Je bereik wordt enorm vergroot en je bent niet meer gebonden aan de maximale capaciteit van een locatie;
• Er kan vanuit iedere huiskamer of werkplek aan je evenement worden deelgenomen. Dit scheelt reisbewegingen en verlaagt de drempel tot participatie. Ook stel je mensen die het toch nog een beetje eng vinden of klachten hebben in staat om vanuit huis mee te kijken;
• Je creëert nieuwe manieren van interactie. Live krijgen de deelnemers de volledige beleving en contact met de spreker, terwijl online deelnemers direct feedback kunnen geven en polls kunnen invullen;
• Het online aspect brengt hele andere verdienmodellen met zich mee. Geef online kijkers bijvoorbeeld korting op hun toegangsticket of bied opgenomen presentaties on demand aan.

Om deze redenen is juist de combinatie van live en online zo interessant. Met name voor congressen, seminars en andere events waar kennisoverdracht cruciaal is. Gasten die veel waarde hechten aan ontmoetingen en netwerken kunnen live aanwezig zijn. Terwijl gasten die alleen voor de inhoud komen, online kunnen kijken. Niet gek dus dat maar liefst 96 procent van de organisatoren hun volgende event hybride overweegt te maken, aldus onderzoek van Eventmanagerblog. De techniek is er, doe er je voordeel mee!

2. Investeren in personeelsfeesten en kick-off bijeenkomsten

Een trend die we in het hele bedrijfsleven verwachten terug te zien is de stijging in interne evenementen. We hebben massaal thuisgewerkt, kantoorruimtes zijn geslonken en naar verwachting laat 94 procent van de bedrijven hun medewerkers ook na de coronacrisis deels thuiswerken. Er zal daarom meer aandacht besteed worden aan de betrokkenheid en vooral verbondenheid van het personeel. Denk hierbij aan maandelijkse fysieke meetings, kick-off bijeenkomsten, etentjes of een groot personeelsfeest.

Samenkomen met je collega’s zorgt voor werkplezier en betere resultaten. Vooral in een feestelijke setting, met lekker eten en een drankje. Stel je medewerkers daarom in staat om elkaar te ontmoeten en met elkaar te connecten. De Roaring Twenties zullen het waarschijnlijk niet worden, maar één ding is zeker: zodra het weer volledig kan zal iedereen het sociale contact weer opzoeken.

3. De comeback van virtual reality op events en meetings

Zo’n vijf jaar geleden al werd VR (virtual reality) bestempeld als technologie die de evenementenindustrie op zijn kop zou zetten. Hoewel zo’n virtuele belevingswereld absoluut van meerwaarde kan zijn voor de event experience, zijn de daadwerkelijke gebruikscases uitgebleven. De technologie werd niet geadopteerd zoals verwacht. Daar kan echter komend jaar wel eens verandering in komen.

Door het coronavirus is virtueel samenkomen doodnormaal geworden. Digitale meetings, online events bijwonen en vrijdagmiddagborrels via Zoom: we hebben er allemaal aan meegedaan. Het zal je ook vast niet ontgaan zijn dat Facebook al jaren werkt aan een zogenoemd metaverse. Dat is een virtuele wereld waarin je het gevoel hebt fysiek aanwezig te zijn. En in augustus dit jaar introduceerde Facebook Horizon Workrooms: een virtuele werkomgeving om samen te werken en te vergaderen.

Facebook zet hiermee een stap vooruit in het aanhoudende hybride werken. Zij geven zelf aan onderzocht te hebben dat virtuele gesprekken en ontmoetingen beter blijven hangen en efficiënter zijn dan fysieke meetings. Hoewel wij daar zelf nog niet helemaal van overtuigd zijn, denken we wel dat deze ontwikkeling interessant gaat zijn voor events en meetings. Nu we allemaal gewend zijn aan virtuele events kan dit een mooie volgende stap zijn in de beleving. Zullen we dan in 2021 en 2022 toch nog met een VR headset een event bijwonen?

4. Eco-friendly organiseren is de norm

Begin augustus werd de wereld wakker geschud met het Intergovernmental Panel on Climate Change (IPCC) rapport. Honderden klimaatwetenschappers hebben jarenlang hun onderzoeken en bevindingen gebundeld in dit bijna 4.000 pagina’s tellende rapport. De uitkomsten? Die zijn niet mals. Als we onze uitstoot niet drastisch verminderen, warmt de aarde te snel op. Er is dus actie vereist van ons allemaal onze uitstoot te verlagen.

Duurzaamheid is dan ook geen trend maar een must. Ook als eventorganisator, locatie of leverancier. We moeten echt een stap verder gaan dan dat we voorheen deden. Als eventindustrie hebben we een pionierende rol om verandering te brengen in de enorme hoeveelheid afval, plastic en voedselverspilling.

Een aantal duurzame ideeën en ontwikkelingen die we dit jaar meer zullen zien:

• Uitsluitend serveren van volledig plantaardige gerechten. Bijvoorbeeld pulled oats, tempeh, algen of andere vlees- en visvervangers op je evenement;
• Minder en het liefst geen bedrukking en branding op plastics of andere kunststoffen. In plaats daarvan zien we meer gebruik van duurzame LED schermen met een logo of marketinguiting;
• Verpakkings- en serveermaterialen van uitsluitend duurzame grondstoffen;
• Per stuk (duurzaam) verpakken van de culinaire invulling zodat er niets weggegooid hoeft te worden;
• Overgebleven voedsel een bestemming geven met bijvoorbeeld Too Good To Go of de Voedselbank;
• Sponsoren van events zonder winst- of marketingoogmerk. Puur om iets bij te dragen aan het initiatief;
• Minimaliseren van papieren flyers en ander drukwerk maar dit digitaal doen;
• Écht in kaart brengen van de volledige CO₂-voetprint van je evenement, van A tot Z;
• Meer klimaatcompensatie door organiserende partijen en leveranciers. Bijvoorbeeld door een deel van de winst ‘terug’ te geven aan de natuur;
• Minimaliseren van reisbewegingen. Is het evenement ver weg? Kijk vanuit huis. Reis je wel naar de evenementenlocatie? Doe het zoveel mogelijk elektrisch of met het OV.

5. Meer micro-events die onderdeel zijn van een groter geheel

Als je het ons vraagt, organiseren we dit najaar weer op volle capaciteit veilig evenementen. Alle seinen staan wat ons betreft op groen. Toch zitten veel organisatoren met vragen. Wanneer wordt de anderhalve meterregel echt opgeheven? Moet ik nog een noodscenario maken voor mijn congres in november? Onze branche heeft behoefte aan duidelijkheid. En op dit moment geldt: hoe meer gasten, hoe meer risico. Daarom zullen we een verschuiving zien naar meerdere kleinere evenementen in plaats van jaarlijks één groot event.

Denk bijvoorbeeld aan een ‘roadshow’ concept, waarbij op verschillende plekken een event voor honderden personen wordt georganiseerd. Of waarbij een deel van deze kleinere evenementen volledig online plaatsvindt. Gasten melden zich aan voor één fysiek event en krijgen bijvoorbeeld digitaal toegang tot alle andere events. Al deze zogenoemde micro-events zijn onderdeel van een overkoepelend thema. Zo creëer je meerdere momenten om je doelgroep te boeien en is de ‘buzz’ niet ineens afgelopen na je evenement.

6. De opkomst van digitaal een locatie boeken

Het internet is al jaren dé manier om locaties te vinden en te vergelijken. Nu zien we dat dit proces aan de vooravond staat van verdere innovatie. Waar we bijvoorbeeld al jaren zonder tussenkomst van een contactpersoon een hotelkamer of Airbnb reserveren, gebeurt dit bij evenementenlocaties nog nauwelijks tot niet. Op zich logisch; hier komt natuurlijk meer maatwerk bij kijken. Toch zit direct boeken bij locaties in de lift. We zien het al steeds vaker voorkomen voor kleinere bijeenkomsten, zoals vergaderingen of trainingen. Bijvoorbeeld met het platform Venuesuite. Hier zoek en boek je jouw favoriete locatie én beheer je jouw boeking volledig online, terwijl je gewoon met de locatie in contact bent over de details. We verwachten dat de komende tijd ook het online boeken en samenstellen van grotere bijeenkomsten meer gaat gebeuren.

7. Events als de motor van je contentmarketingstrategie

Zoals we in de eerste trend al aankondigden, verwachten we dat kennisevents de komende tijd zoveel mogelijk hybride zullen zijn. Omdat de presentaties en keynotes dan gestreamd worden, is er achteraf een flinke dosis content beschikbaar. Die content kun jij het hele jaar gebruiken om je doelgroep te blijven boeien. Knip, plak en hergebruik stukken van een bepaalde presentatie als social media video. Schrijf de inhoud van een sessie uit in een blog op je website. Of gebruik alleen de audio van een interview en maak er een podcast van. Daarnaast kun je denken aan premium content. Dan deel je waardevolle kennis van hoge kwaliteit tegen betaling met je doelgroep. Bijvoorbeeld in abonnementsvorm of on demand. De mogelijkheden voor het creëren van content na je evenement zijn eindeloos, dus doe er je voordeel mee!

8. Nieuwe mensen maken meer dan ooit het verschil in hospitality

De evenementenbranche heeft anderhalf jaar in de sluimerstand gestaan. Daardoor zijn er extreem veel personele wisselingen geweest. Van gedwongen ontslagen tot medewerkers die totaal iets anders zijn gaan doen. Nu de markt weer aantrekt, zijn die mensen ineens weer hard nodig. Zowel in de operationele functies, zoals bediening en gastenontvangst, als in functies bij evenementenbureaus, AV-specialisten en standbouw. Mensen waren altijd al de belangrijkste schakel in de hospitality  en nu er een volledig nieuwe lichting mensen bij komt, geldt dit des te meer. Het verschil ga je maken door deze kersverse krachten optimaal op te leiden, naar hen te luisteren en echt onderdeel te maken van de organisatie.

Zie de personeelsshift dan ook niet als een last maar als een kans. Ja, er komt een tikkeltje onervarenheid de branche in, maar ook veel frisse energie en jeugdig enthousiasme. Juist in deze tijd, waarin het evenementenvak volledig anders is geworden, voegen deze mensen echt iets toe. In alle lagen van de organisatie. Luister daarom wat vaker naar de nieuwe generatie en wandel minder over de gebaande paden. Je zult zien dat het je organisatie verder brengt.

Tot slot: het maakt niet zoveel uit wat je doet, áls je maar iets doet

Al met al kijken we met een zeer positieve blik naar het najaar en 2022. Zoals het er nu naar uitziet, organiseren we de komende maanden gewoon weer mooie congressen en evenementen. We kunnen dan ook niet wachten om mensen weer in staat te stellen elkaar te ontmoeten. Want elkaar ontmoeten en in de ogen kijken, dát is waar het om draait. Daarom sluiten we dit artikel graag als volgt af: het maakt niet uit wat je organiseert of hoe je het organiseert, als je maar iets organiseert. Of je nu live samenkomt met 1.000 gasten of volledig online, zorg dat je jouw doelgroep weet te verbinden. Niets doen? Dat is geen optie. Dan verlies je het van je concurrentie. Ondanks de beperkingen blijft er van alles mogelijk, dus maak daar gebruik van!