20 event trends voor 2020 (deel 1/3): dit staat ons komend jaar te wachten

De event trends voor 2020:

1. De eventorganisator krijgt een steeds breder takenpakket
2. Het veranderende boekingsproces
3. Persoonlijke aanbevelingen op basis van data
4. All-in oplossingen zitten in de lift
5. Duurzaam organiseren van wens naar must
6. Nóg minder voedselverspilling
7. Nieuwe soorten disposables van biologisch materiaal

Trend 1: de eventorganisator krijgt een steeds breder takenpakket

Als eventplanner weet je als geen ander dat er een hoop komt kijken bij het organiseren van een evenement. Je verzorgt boeiende inhoud, boekt een passende locatie en bewaakt de budgetten. Daarnaast wil je voldoende deelnemers werven en inzicht hebben in wie die deelnemers zijn, dus je hebt ook marketing- en leadgeneratieskills nodig. En alsof dat nog niet genoeg is, vliegen tegenwoordig termen als artificial intelligence, chatbots en personalisatie je om de oren. Betekent dat dan dat je overal goed in moet zijn? Natuurlijk niet, maar het is wel belangrijk om te realiseren dat je vakgebied en de markt veranderen. Vooral komend jaar, waarin we weer nieuwe technologieën mogen verwachten. Omring jezelf dus met de juiste mensen en expertises, zodat je optimaal inspeelt op het veranderende vakgebied.

Trend 2: het veranderende boekingsproces

Het internet is al jaren dé manier om locaties te vinden en te vergelijken. Generatie Z’ers kennen zelfs niet anders. Echter zien we dat dit proces aan de vooravond staat van innovatie. Waar we bijvoorbeeld zorgeloos en zonder tussenkomst van een contactpersoon een hotelkamer of Airbnb reserveren, gebeurt dit bij evenementenlocaties nog nauwelijks tot niet. Op zich logisch; hier komt natuurlijk meer maatwerk bij kijken. Toch zit instant booking voor locaties in de lift. Bijvoorbeeld door het platform Venuesuite. Hier zoek en boek je jouw favoriete locatie én beheer je jouw boeking volledig online, terwijl je gewoon met de locatie in contact kunt zijn over de details. Spannend? Misschien een beetje, maar het is wel de kant die we op gaan.

Trend 3: persoonlijke aanbevelingen op basis van data

Open Spotify en je krijgt aanbevolen muziek voorgeschoteld op basis van jouw voorkeuren. Zet Netflix aan en je ziet andere videocontent dan je oom of tante. Kortom, we wennen steeds meer aan een gepersonaliseerde gebruikerservaring. Personalisatie betekent meer dan een e-mail adresseren met ‘beste [voornaam]’. Bovenal is er anno 2020 veel meer mogelijk met behulp van data. Komend jaar zullen we hier nog meer van terugzien op evenementen en met name in de marketing rondom je event. Denk bijvoorbeeld aan een gepersonaliseerd programma per deelnemer, een lunch speciaal afgestemd op de gast of een overzicht van deelnemers die alleen écht interessant voor jou zijn.

Trend 4: all-in oplossingen zitten in de lift

Als organisator wil je je kunnen focussen op een sterke inhoud en je gasten boeien met een goed programma. Volgens onderzoek van Eventmanagerblog is dit met kop en schouders de topprioriteit van de eventorganisator. Natuurlijk komt hier een hoop bij kijken en wordt jouw takenpakket steeds groter (zie trend 1), maar je wilt niet teveel opgeslokt worden door details. Geen losse drankjes, tafels of stoelen die in een offerte worden opgenomen. Niet met twintig software tools tegelijk werken. Geen onverwachte facturen op de deurmat na afloop van je event, maar een vooraf afgesproken vaste prijs. Hoe meer jij ontzorgd kunt worden met het totale plaatje, hoe beter jouw evenement wordt. Niet gek dus dat all inclusive oplossingen aan populariteit winnen. Of het nu gaat om eventsoftware, bezoekersregistratietools of eventarrangementen: het komende jaar is er meer aandacht voor hapklare oplossingen onder het motto ‘what you see is what you get’.

Trend 5: duurzaam organiseren van wens naar must

Een milieuvriendelijk evenement organiseren wordt de laatste jaren steeds belangrijker. De vraag naar groene locaties, duurzame catering en een duidelijk recycling-/afvalbeleid groeit hard. Deze trend – in hoeverre je het nog een trend kan noemen – zal in 2020 nog groter worden. Steeds meer mensen beginnen zich (gelukkig!) te realiseren dat MVO, duurzaamheid en aandacht voor onze planeet geen wens meer is maar een voorwaarde. Hierdoor zullen we komend jaar dus nog meer initiatieven zien ontpoppen om evenementen te verduurzamen.

Trend 6: nóg minder voedselverspilling

Met duurzaamheid als must in 2020, is het belangrijker dan ooit om milieubewust met alle onderdelen van je evenement bezig te zijn. Eten dat in de prullenbak belandt, kan daarom écht niet meer. Komend jaar gaan we nieuwe concepten terugzien om voedselverspilling tegen te gaan. Bestaande platformen als Too Good To Go zullen nog meer omarmd worden. Als organisator en als locatie wordt het belangrijk om een bestemming te hebben voor overgebleven gerechten op je evenement. Of je het nu gratis laat ophalen of weggeeft aan minder bedeelden: alles is beter dan weggooien in de prullenbak.

Trend 7: nieuwe soorten disposables van biologisch materiaal

Omdat er op events eten en drinken geserveerd wordt voor grote groepen gasten, is het vrijwel niet te doen om overal porseleinen of glazen servies voor te gebruiken. De aantallen zijn zeer groot, er worden veel verschillende gerechten tegelijkertijd geserveerd en gasten eten vaak staand of lopend. Daarom worden hier doorgaans disposables (wegwerpservies) voor gebruikt. Je kunt je voorstellen dat al die flesjes, bekers, bakjes en bordjes een enorme hoeveelheid afval opleveren. Als eventindustrie hebben we een pionierende rol om hier verandering in te brengen. Daarom zien we steeds vaker duurzame disposables verschijnen op events, bijvoorbeeld gemaakt van PLA (maiszetmeel) in plaats van plastic. Een uitstekende ontwikkeling, als je het ons vraagt.

Als eventindustrie hebben we een pionierende rol om verandering te brengen in de enorme hoeveelheid afval en plastic.

Om het gebruik van single use plastics nog verder terug te dringen, zullen er nieuwe soorten disposables op de markt moeten komen. Daarom verwachten we dat disposables in 2020 van meer nieuwe, volledig afbreekbare materialen zullen worden gemaakt. Denk aan disposables gemaakt van zeewier, rietsoorten, garnalenschil of zelfs volledig eetbare verpakkingen.