7 must have tools die je helpen om een nóg beter evenement te organiseren

De juiste tools en programma’s kunnen je helpen om slimmer te werk te gaan en het overzicht te bewaren. Maar anno 2021 zijn er zóveel event tools beschikbaar dat door de bomen het bos moeilijk te zien is. Kijk maar eens naar onderstaand schema, waarin het landschap van eventtechnologie is weergegeven:

Niet mis, hè? In plaats van op goed geluk een aantal tools aan te schaffen, is het belangrijk om te achterhalen hoe en of een bepaalde technologie jou verder kan helpen. Ben je op zoek naar manieren om slimmer te werken of beter samen te werken? Of heb je juist behoefte aan technieken om de uitvoer van jouw event beter te maken? We hebben zeven van onze favoriete tools op een rij gezet om je het nodige uitzoekwerk te besparen.

1. Asana: teamwork makes the dream work

Effectief samenwerken met je projectteam kan soms best een uitdaging zijn. Gelukkig is er Asana, een projectmanagementtool waar je met je hele team gebruik van maakt. In Asana kunnen jij en je collega’s alle informatie, taken, checklists en voortgang rondom je event bijhouden. Zo kun je een hele tijdlijn aanmaken en de uit te voeren werkzaamheden aan de verantwoordelijke collega toewijzen. Je kunt zelfs de deelnemerslijsten bijhouden in de tool. Ieder teamlid krijgt een eigen dashboard met daarop zijn of haar eigen taken en prioriteiten. Zo weet iedereen waar ze aan toe zijn.

2. Samenwerken met locaties en je event beheren in Venuesuite

Waar het de laatste jaren steeds populairder wordt om vergaderlocaties online te boeken, zit het online boeken van evenementenlocaties ook in de lift. Het vinden van de juiste locatie voor een groot event is natuurlijk complexer dan voor een vergadering, maar uit de praktijk blijkt dat een groot deel van het boekingsproces online plaats kan vinden en geautomatiseerd kan worden. Daar speelt het platform Venuesuite goed op in. Venuesuite brengt locaties en eventorganisatoren bij elkaar en stelt hen in staat om samen, zonder tussenkomst van een intermediair, een succesvol event te organiseren. En dat allemaal grotendeels online. Op deze manier ben je minder tijd kwijt aan afspraken en afwachten op lange mailconversaties. Je beheert al jouw boekingen in real-time. Laatste details wijzigen of last minute aanpassingen doen? Dat kan allemaal direct met de locatie worden afgestemd via het platform.

3. Koppel je tools en programma’s met Zapier

Tijdens het organiseren van je evenement werk je met veel verschillende programma’s. Je stuurt uitnodigingen en reminders met e-mailmarketingsoftware, zoals Mailchimp, houdt de aanmeldingen bij in Google Sheets of Excel en slaat bestanden op in Dropbox. Dit zorgt er vaak voor dat je veel aan het schakelen bent tussen deze tools, wat simpelweg veel tijd kost.

Met Zapier is dat niet nodig. Zapier koppelt meerdere tools aan elkaar door middel van een trigger en een actie. Bijvoorbeeld: als iemand zich via het online aanmeldformulier aanmeldt (trigger) worden de ingevulde gegevens direct in een Google Sheet geplaatst (actie). Of wanneer er een nieuwe Google Sheet-rij wordt ingevuld, voegt Zapier deze gegevens toe aan je e-mailmarketingsoftware, waardoor deze persoon binnen enkele ogenblikken een bedankmail ontvangt. Er zijn talloze koppelingen mogelijk en er is een ruim aanbod aan applicaties. En misschien nog wel het meest interessant: Zapier is gratis te gebruiken tot 5 Zaps (koppelingen tussen apps).

4. Momice: van uitnodiging en registratie tot website en ticketverkoop

Ben je op zoek naar een platform om het uitnodigings- en registratietraject voor jouw event te verzorgen? Een all-in-one communicatietool die makkelijk in gebruik is? Momice is de eventsoftware die je verder kan helpen. Met deze Nederlandse tool maak je eenvoudig een stijlvolle, responsive eventwebsite in jouw huisstijl, verzorg je het uitnodigingstraject via e-mail en houd je de aanmeldingen bij. Geen losse tools meer voor je website, mailprogramma en feedback, maar alles in één platform. Ook het inchecken van de gasten op locatie kan Momice verzorgen. Middels een app kun je de tickets van bezoekers scannen. Met de Momice Check-in add-on kun je zelfs eenvoudig een badgelabel uitprinten. Handig!

5. Next level betrokkenheid op je event met 24hours

Hoelang duurt jouw evenement gemiddeld? Drie uur? Acht uur? Wat de duur van jouw event ook is, dit is ook hoelang je doelgroep met jouw evenement bezig is. Na afloop van je event gaan je gasten weer on to the next one. Natuurlijk deel je een aantal dagen de presentaties of een aftermovie, maar de betrokkenheid is dan al vele malen lager. Daarom moet je het ijzer smeden als het heet is en wel in de 24 uur rondom je evenement. Uit die gedachte is de tool 24hours ontstaan.

24hours is een product van engagementtool BuzzMaster. Het team van 24hours verstuurt jouw gasten relevante content over je evenement via WhatsApp, gedurende 24 uur. Voor, tijdens en na je event. Omdat vrijwel iedereen WhatsApp dagelijks gebruikt, is dit kanaal uitermate geschikt om met je gasten te communiceren. De avond van tevoren ontvangen je gasten bijvoorbeeld een berichtje: ‘Ben je er morgen bij? Wij kijken uit naar je komst!’. Een aantal uur voorafgaand aan het event kun je een berichtje over de parkeergelegenheid of over de route naar de locatie sturen. Je gasten kunnen ook vragen stellen via WhatsApp en bijvoorbeeld vragen aan sprekers stellen. Heel persoonlijk in een 1-op-1 conversational interface. En het mooie is: het team van 24hours verzorgt de content en gaat de dialoog aan, waardoor jij je kunt focussen op de inhoud van je event.

6. Vergroot je online bereik met Livestream by Vimeo

Door de anderhalve meterregel is de gastencapaciteit van evenementenlocaties een stuk lager dan normaal. Hierdoor kun je wellicht niet al jouw gewenste gasten faciliteren op locatie. Dan kan het een slimme keuze zijn om je evenement te livestreamen. Op die manier is je event online toegankelijk voor een veel groter publiek. Naast het grotere bereik tijdens je event, heb je middels livestreamen ook direct professionele video-opnames die je vervolgens op social media kunt delen of kunt verkopen na afloop aan je evenement.

Als je hebt besloten om je evenement te livestreamen, kies dan voor een solide platform als Livestream by Vimeo. Met Livestream by Vimeo kun je jouw event livestreamen op elk gewenst platform. Denk aan je eigen (beveiligde) eventwebsite, Facebook, YouTube of LinkedIn Live. Met een zeer hoge beeldkwaliteit en framerate zorg je voor professionele output. Ook biedt Livestream de mogelijkheid tot interactie of het opzetten van een eigen omgeving met verschillende subsessies. Ideaal voor een groter evenement dus!

7. Een geautomatiseerde e-mailopvolging met ActiveCampaign

E-mail is één van de belangrijkste kanalen om te communiceren met je gasten. Je stuurt een uitnodiging, houdt jouw deelnemers warm, verstuurt een ticket en verzamelt feedback. En uiteraard wil je dit zo persoonlijk en relevant mogelijk houden voor je doelgroep. Het proces van segmenteren, interesses achterhalen en verschillende e-mails opstellen kan een tijdrovende klus zijn. Gelukkig kun je dit tegenwoordig heel goed automatiseren!

Met het platform ActiveCampaign stel je eenvoudig e-mailreeksen en -regels op. ActiveCampaign is een e-mailmarketingplatform met nét even wat meer mogelijkheden dan de bekende platformen als Mailchimp. Zo kun je heel eenvoudig e-mail flows opstellen op basis van een breed scala aan criteria. Een voorbeeld: als iemand zich aanmeldt voor jouw event, krijgt hij/zij een tag. Alle e-mailadressen met die specifieke tag, ontvangen een bedankmail. Vervolgens stuur je bijvoorbeeld een e-mail om de interesses te peilen. Daarna een e-mail om de sprekers voor te stellen. En ga zo maar door. Je kunt hele creatieve en effectieve e-mailreeksen opstellen, zonder er teveel tijd aan kwijt te zijn. Een aanrader!