5 tips om binnen je eventbudget te blijven

1.     Blijf realistisch

Zo’n nieuw project geeft veel energie en je zit bomvol ideeën en inspiratie. Super! Jouw enthousiasme is ontzettend belangrijk tijdens de organisatie van het evenement. Vergeet alleen niet om vooral in deze beginfase realistisch te blijven. Een checklist met alle geplande uitgaven opstellen kan je hierbij helpen. Zo kom je niet voor onverwachte uitgaven en verrassende bedragen te staan.

2.     Goed plannen

Met een realistische checklist zijn veel situaties en kosten gedekt, maar je doet er verstandig aan om toch ook rekening te houden met grootschalige, onverwachte gebeurtenissen. Daarom is het belangrijk om in de planning eveneens de risico’s mee te nemen, zoals bijvoorbeeld de uitbraak van een virus. Neem hiervoor wat financiële ademruimte op in de onkostendeclaratie door een bedrag voor onvoorziene uitgaven apart te zetten. Afhankelijk van het soort evenement dat je gaat organiseren is het verstandig om tussen de 5 en 25 procent van het eventbudget opzij te zetten.

Een realistische checklist en een doordachte onkostendeclaratie zijn belangrijk, maar vergeet daarnaast het begrotingsdocument niet. Om écht goed te plannen is een spreadsheet met alle details omtrent inkomsten en uitgaven essentieel. Neem hierin alle kostenposten mee en stel vroeg in het planproces doelen op.

3.    Prioriteiten en doelen stellen

Het doel van jullie evenement moet dus duidelijk zijn. Vooral om diverse uitgaven prioriteit te geven in de begroting. Stem dit goed af en zorg ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan als je samen met een team dit doel formuleert. Wanneer bijvoorbeeld de verbinding tussen collega’s centraal staat tijdens het event, hebben de kostenposten die aan dit doel bijdragen prioriteit. Zo blijft er inzichtelijk welke bedragen vast dienen te staan en waar er financiële speling mogelijk is.

4.    Denk out of the box!

Je hebt vast vanaf het begin een beeld van hoe het evenement eruit moet zien. Wees daar echter voorzichtig mee en verruim juist je blik! Door flexibel te zijn en ‘out of the box’ te denken kom je uit op creatieve invullingen. Deze kunnen ook nog eens kostenbesparend zijn en nog steeds effectief om jullie doel te bereiken. Denk bijvoorbeeld aan recyclebare items in plaats van nieuwe aankopen. Of ontwerp een decorstuk dat meerdere keren ingezet kan worden. Dat scheelt weer voor het eventbudget van het volgende event 😉

5.     Onderzoek kostenbesparingen

Ga op onderzoek uit naar alle mogelijkheden die bijdragen aan die eerdergenoemde flexibiliteit en creativiteit. Pinterest is een enorme inspiratiebron voor eventstyling en thema’s. Doe-het-zelftips kunnen zorgen voor leuke decoratie zoals een unieke photobooth die ook nog eens momenten van het event vast kan leggen ter herinnering.

Het uitzoeken van mogelijkheden om drukwerkkosten te verminderen is daarnaast zeker de moeite waard. In het digitale tijdperk is daar alle ruimte voor en zijn er veel alternatieven te vinden om te communiceren en informatie te delen tijdens het evenement. Denk hierbij aan een speciale website specifiek voor jouw evenement of een evenement-app.

Ben je honderd procent binnen het eventbudget gebleven? Dan mag je erg trots zijn op jezelf en jouw team. Onthoud wel dat er altijd nog extra kosten op kunnen duiken die tijdens het evenement zijn gemaakt. Wij wensen je heel veel succes met de organisatie van jullie evenement!