Accreditatie ook online mogelijk

In dit artikel gaan we uit van de mogelijkheden van het onlangs gelanceerde event portaal van onze partner deRegistratiebalie. Het portaal biedt diverse mogelijkheden tot het managen van accreditatie. De wijze van accrediteren is afhankelijk van het doel en de zwaarte van de accreditatie. Zo kan de aanwezigheid enkel worden vastgelegd bij binnenkomst of bij vertrek. Een meer uitgebreide mogelijkheid zit in het accrediteren per gevolgd programmaonderdeel. Hieronder geven we vier opties op basis van zwaarte van de accreditatie.

Optie 1: inloggen in het event portaal

Vooraf kan de deelnemerslijst gedeeld worden met deRegistratiebalie en wordt deze groep door hen benaderd om in te loggen in het portaal. De aanwezigheid wordt bij deze optie vastgelegd op naam of nummer en op het moment van inloggen in het portaal. Op die manier kan gecontroleerd worden of de bezoeker op tijd is ingelogd. Dit is echter enkel een momentopname en geen bewijs dat een deelnemer het programma van A tot Z heeft gevolgd.

Optie 2: kliks in het event portaal

Een meer uitgebreide vorm van accrediteren kan door op gezette tijden te controleren of de bezoeker nog aanwezig is met behulp van het aantal kliks. Het aantal kliks in combinatie met het verschil in tijd tussen inloggen en de laatste klik is dan bepalend. Er kan een minimale aanwezigheidsduur worden gesteld waarop wel of niet aan de accreditatie-eisen wordt voldaan.

Optie 3: tussendoor vragen stellen

Er zijn ook manieren waarbij de bezoeker actie moet ondernemen om de aanwezigheid aan te geven. Een moderator kan tijdens het programma meerdere keren dezelfde vraag stellen aan de aanwezige online deelnemers. Een vraag zou kunnen zijn: “Wil je in aanmerking komen voor PE-punten?”.

Het is ook mogelijk om ieder uur een melding in het portaal weer te geven. Een voorbeeld hiervan is: “Ben je er nog?”. Deze melding is een aantal minuten zichtbaar en de bezoeker dient hier op te klikken om de aanwezigheid vast te leggen. Na afloop van de bijeenkomst wordt een lijst uitgedraaid waar deze gegevens per bezoeker in verwerkt zijn.

Optie 4: invoeren van codes in de chat

Een andere mogelijkheid is om bij verschillende programmaonderdelen een unieke code in het scherm te laten verschijnen of deze code te laten benoemen door de spreker of trainer. Vervolgens dient de bezoeker deze code in te voeren in de chat. De deelnemer krijgt hier uiteraard beperkt de tijd voor. De gegevens in de chat worden opgeslagen en zijn realtime gekoppeld aan de deelnemer en het portaal. Hierdoor kan achteraf gemakkelijk een presentielijst uitgedraaid worden*.

*De chat wordt pas na afloop van het evenement uitgelezen. Het is daarom niet mogelijk voor de deelnemers om te zien dat men de accreditatie heeft behaald tijdens het event.

Uitgebreid accreditatiesysteem middels WebApp

Een uitgebreider systeem van accrediteren kan met behulp van een gekoppelde WebApp. Deze methode leent zich uitstekend voor hybride evenementen. Alle bezoekers ontvangen een gepersonaliseerde mail met daarin toegang tot een gepersonaliseerde WebApp. De WebApp is een omgeving op een webpagina waardoor de gasten niet iets hoeven te installeren. Daarnaast is inloggen niet vereist en is de omgeving direct gepersonaliseerd.

In de WebApp staat het gepersonaliseerde programma van de bezoeker, of het nu een offline of online bezoeker betreft. Ook is er een QR scanner geïntegreerd waarmee de bezoekers QR-codes kunnen scannen ten behoeve van de accreditatie. Voor de online bezoekers worden deze QR-codes in het event portaal weergegeven. Op locatie kan de QR-code getoond worden in de ruimte of op het decor zodat ook de live aanwezige deelnemers hun aanwezigheid kunnen aangeven. De bezoekers hebben in de WebApp direct feedback over de scans en daarmee dus de accreditatie.

Uiteraard is er voor iedere online bijeenkomst een passend accreditatiesysteem toe te passen. Belangrijk is na te gaan hoe streng de controle is en wat de uitstraling moet zijn naar de deelnemers.