Zo kies je een online eventplatform (inclusief onze favorieten)

Gepaard met deze forse groei gaat de opkomst van online eventplatformen. Er zijn talloze diensten op de markt waarmee jij jouw online of hybride evenement kunt inrichten, livestreamen en beheren. Maar een overschot in aanbod brengt ook een hoop vragen met zich mee. Reden genoeg om een deep dive te nemen in de wereld van online eventplatformen. In deze blog delen we de ins en outs met je en lichten we onze favoriete eventplatformen uit.

Eventplatform of streamingsdienst: wat is het verschil?

First things first: platformen, streamingsdiensten, players, online omgevingen… wat zijn dit nu precies? Vaak worden deze termen namelijk in dezelfde adem genoemd. Een platform en een streamingsdienst verschillen echter wel degelijk van elkaar. Een platform is namelijk de omgeving waarop het event te volgen is. Dit is de online locatie waar je jouw deelnemers naartoe verwijst. Een streamingsdienst is simpelweg de player die het mogelijk maakt om de livestream af te spelen. Dit kunnen bijvoorbeeld Vimeo, YouTube of Facebook zijn. Vaak staan deze twee diensten los van elkaar, maar het kunnen ook dezelfde zijn. Bijvoorbeeld Microsoft Teams: hier stream je direct in het platform. In de praktijk zien we echter vaak dat er een aparte omgeving wordt gebruikt waar de deelnemers naartoe verwezen worden, zoals een eventplatform of een speciaal ingerichte pagina op een website.

Wanneer kies je welk soort dienst?

Indien jouw online of hybride event voornamelijk draait om ‘zenden’ en het overbrengen van een boodschap, is een volledig eventplatform wellicht niet nodig. Dan kun je uit de voeten met enkel een livestream via een streamingsdienst. Zodra je enige vorm van interactie, netwerken, sponsoren, stands of rapportagemogelijkheden wilt creëren, kom je al snel uit bij een online eventplatform. Ook wanneer je meerdere sessies tegelijk faciliteert of een uitgebreid programma hebt, is een platform wenselijk. Bij een evenement dat volledig online plaatsvindt, zul je waarschijnlijk één of meer van deze hokjes aanvinken. Een online eventplatform zal je dan veel overzicht, gemak en extra mogelijkheden geven. Wat een evenementenlocatie voor een fysiek evenement is, is een eventplatform als het ware voor een online event.

Voor een online evenement is een eventplatform dus aan te raden. Maar hoe bepaal je welk platform het meest geschikt is voor jouw online event? Waar moet je op letten? Hieronder geven we je nog een aantal tips voor het selecteren van een passend eventplatform.

Start with why

Om het juiste eventplatform te kiezen voor jouw online of hybride event, begin je bij je doel en doelstellingen. Waarom organiseer je jouw event? Wat wil je bereiken? Wil je bijvoorbeeld leads genereren, je doelgroep aan je binden of hen juist voorzien van bepaalde informatie? Het is belangrijk dat je een platform selecteert dat hieraan bijdraagt en je in staat stelt dit doel te behalen. Biedt het platform niet de juiste functionaliteiten of uitstraling? Dan kun je deze al van je lijstje schrappen.

Bepaal de nodige functionaliteiten

Afhankelijk van de opzet en het doel van je online event, is het zaak dat je platform voldoet aan de juiste functionaliteiten. Ieder platform heeft zijn eigen mogelijkheden en ‘specialiteiten’. Hieronder lichten we de meest voorkomende functionaliteiten van eventplatformen kort uit.

• Registratie en tickets
  Sommige platformen bieden de mogelijkheid om ook vooraf het registratie- en salesproces op zich te nemen. Dit kan een handige toevoeging zijn wanneer je hier nog geen eigen alternatief voor hebt. De deelnemers komen dan namelijk direct in het juiste platform terecht en ontvangen automatisch een profiel en bijbehorende mails.
• Multistreaming
  Host je meerdere sessies tegelijk? Dan is het belangrijk om een platform te kiezen met multistreaming. Zo kun je meerdere subsessies faciliteren met een eigen livestream.
• Sponsormogelijkheden
  Ben je afhankelijk van sponsorinkomsten? Selecteer dan een platform met voldoende mogelijkheden voor branding van je sponsoren. Bijvoorbeeld in de vorm van logo’s, een eigen stand, een eigen ‘profiel’ in het platform of een gesponsorde sessie/webinar.
• Virtuele beursstands
  Digitale stands? Ja, het kan! Sommige platformen bieden mogelijkheden om een virtuele stand in te richten met de look-and-feel van een echte stand.
• Interactie met openbare chat, polls of Q&A
  Digitaal de interactie aangaan met je deelnemers is één van de belangrijkste uitdagingen van de online eventorganisator. Goede interactiemogelijkheden zijn daarom onmisbaar. Selecteer een platform met openbare chat zodat je deelnemers vragen kunnen insturen en met elkaar de dialoog aan kunnen gaan. Of kies voor poll-mogelijkheden of een Q&A functionaliteit.
• 1-op-1 chat
  Is netwerken en deelnemers met elkaar verbinden een belangrijke eigenschap van jouw evenement? Faciliteer dan een 1-op-1 chatmogelijkheid, zodat deelnemers elkaar kunnen opzoeken en met elkaar kunnen chatten.
• On demand sessies na afloop
  Wil je dat je content en gestreamde sessies ook nog na afloop in het platform beschikbaar blijven? Of regel je dit elders?
• Eigen branding
  In hoeverre is het platform aan te passen in de eigen huisstijl? Als branding een belangrijk onderdeel is van je marketingstrategie, is het zeker aan te raden om een platform te kiezen met uitgebreide brandingsmogelijkheden.
• Video interactie
  Wil je dat deelnemers alleen via chat de interactie aan kunnen gaan? Of is het wenselijk dat zij kunnen inbellen via Microsoft Teams of Zoom?
• Koppelingen met andere systemen
  Wanneer je al beschikt over een eigen CRM-systeem of e-mailmarketingplatform, dan is het raadzaam om een toegankelijk en ‘open’ platform te selecteren. Zo kun je real-time koppelingen maken met andere systemen. Dit bespaart je een hoop tijd!
• Rapportage en data
  Welke analysemogelijkheden vind je belangrijk? Veel platformen bieden verschillende rapportages aan. Zowel tijdens het event als na afloop. Wil je bijvoorbeeld weten waar bepaalde kijkers afhaken, waar zij geïnteresseerd in zijn en welke virtuele stands zij hebben bezocht? Neem dit mee in je selectieprocedure.

Heb je de benodigde functionaliteiten voor ogen? Kijk dan ook goed naar de andere eigenschappen van elk platform. Wat zijn de randvoorwaarden? Ga je meer betalen bij extra deelnemers? Wat is de capaciteit? Hoe is het platform beveiligd en waar wordt de data opgeslagen? Beschik je over (bij voorkeur Nederlandstalige) support? En wordt jouw eventuele storing of issue snel opgelost? Deze beloftes en extra services variëren per platform en zijn dus erg belangrijk om mee te nemen in je keuze.

Denk na over je langetermijnstrategie

Bij het groene licht van het kabinet zullen er zeker weer snel fysieke events georganiseerd worden. Waarschijnlijk kan ook jij, net als wij, niet wachten op dat verlossende moment. Toch betekent het niet dat na COVID-19 alles weer volledig live zal zijn. Online en vooral hybride evenementen zijn blijvertjes. Realiseer je daarom dat de keuze voor een eventplatform waarschijnlijk voor de lange termijn is. Hoe kan het online platform jou ook na de coronacrisis ondersteunen in het optimaliseren van je eventstrategie? Kun je het platform ook gebruiken voor toekomstige hybride evenementen? Zo kun je mikken op een langdurig partnership in plaats van eenmalig gebruik.

Eventplatformen: onze aanbevelingen

Bij het NBC hebben we het afgelopen jaar inmiddels veel verschillende online evenementen mogen organiseren. Daarbij hebben zowel wij, als onze opdrachtgevers, van diverse online eventplatformen gebruikgemaakt. Hieronder lichten we kort uit met welke platformen en tools wij het liefst werken.

SCOOCS
Het in Portugal gevestigde SCOOCS (voorheen bekend als iChair) is een all-in-one online platform. Als je op zoek bent naar een uitgebreide omgeving met veel mogelijkheden, ben je bij SCOOCS aan het juiste adres. Het platform is ook volledig te customizen in de eigen huisstijl. SCOOCS biedt alle functionaliteiten die we hierboven beschreven hebben en is solide ingericht qua techniek en gebruiksvriendelijkheid.

DeRegistratiebalie eventplatform
Ben je op zoek naar een solide all-in-one eventplatform dichter bij huis? Met het eventplatform van deRegistratiebalie beleeft de online bezoeker vanuit huis een event alsof de bezoeker fysiek aanwezig is. Een persoonlijke check-in, persoonlijk programma, verschillende subsessies, netwerken en virtuele stands behoren allemaal tot de mogelijkheden. Alle onderdelen zijn volledig te meten en te analyseren. Ook het uitnodigingstraject kan geheel in lijn met het platform worden gemaakt door deRegistratiebalie. Tel daar de Nederlandse support en hoge mate van flexibiliteit bij op en je bent verzekerd van een goed werkend platform.

Livestream op de NBC-website
Last but not least: ook op onze eigen website hebben we een handige livestreamoplossing met interactie gecreëerd. Op een beveiligde omgeving op onze website kunnen deelnemers inloggen met een zescijferige code. Vervolgens komen zij op de livestreamomgeving terecht waar het event te volgen is. Dit gebeurt via het livestreamplatform van Vimeo. De livestream is uit te breiden met diverse brandingsmogelijkheden. Toon bijvoorbeeld het eigen logo, pas de huisstijlkleuren aan of geef sponsoren weer. Ook is er interactie mogelijk in de vorm van een openbare chatruimte en polls.

Dus ben jij op zoek naar een laagdrempelige oplossing om jouw evenement te livestreamen én de interactie aan te gaan? Informeer dan naar de mogelijkheden.