Digitaal vergaderen: zo maak je een succes van je online meeting

Voor een digitale vergadering zijn er – als toevoeging op de ‘normale’ vergaderetiquette – net even wat meer zaken om rekening mee te houden. Om te voorkomen dat jouw online meeting de eerste prijs wint bij de digitale meeting bingo (speel ‘m hieronder) hebben we een aantal tips op een rij gezet waarmee jij succesvol digitaal vergadert.

Zorg voor de juiste programma’s en techniek

Een goede online vergadering begint bij het kiezen van de juiste tools. Er zijn talloze programma’s waarmee je kunt videobellen, je scherm kunt delen en kunt chatten. De meest populaire programma’s zijn Skype, Google Hangouts, Zoom, Pexip en Microsoft Teams. Kies een tool uit die voldoet aan de wensen van de vergadering. Is het beoogde aantal deelnemers bijvoorbeeld mogelijk? Zit er een maximale duur aan de vergadering? Welke functionaliteiten zijn nodig? Zorg er daarnaast voor dat je een tool kiest die voor alle deelnemers toegankelijk is op hun nieuwe thuiswerkplek. Zowel voor mobiel als op de computer.

Naast de keuze voor een programma, dien je het algehele technische aspect niet te vergeten. Heb je een (goede) webcam? Is je internet snel en stabiel genoeg? Snap je hoe het programma werkt? Probeer dit soort zaken voorafgaand aan de meeting alvast uit te vogelen. Dat voorkomt in ieder geval een volle bingokaart. 😉

Begin niet met de agenda, maar praat even bij

Als je net zo’n leuk team hebt als wij dat hebben, mis je jouw collega’s waarschijnlijk enorm. De videomeeting is daarom het perfecte moment om elkaar weer even te zien en bij te praten. Grijp deze kans ook aan. Iedereen zit in hetzelfde schuitje en maakt hetzelfde mee, dus even bijkletsen en ervaringen delen is zeer bevorderlijk voor de onderlinge relatie. Doe bijvoorbeeld een rondje langs alle deelnemers waarin zij kunnen vertellen hoe het met ze gaat. Let wel op de tijd, want de concentratie moet natuurlijk wel optimaal zijn tijdens de reden van de videocall: de vergadering.

Realiseer je goed hoe je overkomt in de digitale vergadering

Een digitale vergadering is natuurlijk compleet anders dan een fysieke meeting. Zo komt je lichaamstaal bijvoorbeeld minder goed naar voren en zit je over het algemeen niet in driedelig pak achter je laptop. Dit is echter geen reden om in je badjas en in een rommelige omgeving aan een vergadering deel te nemen. Zorg er bij de conference call dus ook voor dat jij en je omgeving er representatief uitzien. Een aantal tips om dit te verbeteren:

• Zorg dat je in een rustige, representatieve omgeving plaatsneemt. Let dus goed op de achtergrond en wat er in beeld te zien is;
• Kleed je alsof je naar je werk zou gaan en daar bedoelen we niet alleen het zichtbare gedeelte mee;
• Minimaliseer omgevingsgeluid. Zet muziek dus uit en vraag je eventuele huisgenoten niet teveel geluid te maken;
• Zorg voor voldoende licht;
• Kijk in de camera en niet naar jezelf;
• Ga rechtop zitten en leun naar voren;
• Gebruik non-verbale signalen, zoals je handen of knikken;
• Hou je aandacht bij de vergadering en niet op je telefoon;
• Wees op tijd aanwezig bij de digitale vergadering. Probeer een aantal minuten voordat de vergadering begint, al klaar te zitten achter het programma waar via de call gaat plaatsvinden.

Een andere belangrijke tip? Gebruik een koptelefoon of oordopjes met microfoon. Zo galmt je geluid niet en horen anderen je omgevingsgeluid minder. Maak daarnaast gebruik van de ‘mute’-knop als je niet aan het woord bent, zo worden anderen niet gestoord door jouw geluiden.

Benut de functies van verschillende tools

Programma’s om digitaal te vergaderen hebben vaak veel functionaliteiten. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om je scherm met andere deelnemers te delen of de video op te nemen. Maak hier ook gebruik van! Door je scherm te delen zien alle deelnemers hetzelfde en voorkom je verwarring. Deel bijvoorbeeld het programma of de actiepunten en laat je scherm het gesprek ondersteunen. Is de insteek van de meeting om te brainstormen of co-creëren? Dan zijn er ook tools met een virtueel whiteboard. Er zijn zelfs programma’s beschikbaar met een virtueel scrumboard, waardoor je dagelijkse stand-up ook op afstand vertrouwd voelt.

Hou het leuk!

Genoodzaakt vanuit huis werken is niet ideaal. Het kan saai, frustrerend en zelfs eenzaam zijn. Benut daarom ook de functionaliteiten van online vergadertools om buiten de vergadering om contact te houden. Lunch eens virtueel met je team of drink een kop koffie met je collega waarmee je normaal het weekend doorspreekt. Of host de VrijMiBo gewoon online! Zo blijf je verbonden met je collega’s en voelt het thuiswerken ineens een stuk vertrouwder. Zo luidde een deel van ons salesteam onlangs samen het weekend in met een borrel: