De AV en tech trends op evenementen en hoe je deze toepast

AVEX is de vaste audiovisuele partner van het NBC Congrescentrum. Alles op het gebied van video, audio, de inhuur van techniek en het programmeren van content doen we samen met AVEX. René Doeser is accountmanager Event Facilities en Verhuur bij AVEX. We vroegen René naar zijn visie op AV trends voor congressen en evenementen. Welke ontwikkelingen ziet hij? Wat speelt er de komende jaren op het gebied van AV? René geeft er in dit artikel antwoord op.

Interactievere presentaties met AR

“Virtual reality en augmented reality zijn al een aantal jaren een hot topic in de evenementenbranche. Er wordt veel over gepraat en geschreven, maar omdat de technologieën nog zo in ontwikkeling zijn, ontbreekt het vaak aan echte cases. Gelukkig worden VR en AR steeds volwassener. Ik geloof dat met name het gebruik van augmented reality op evenementen gaat toenemen en er steeds meer interessante toepassingen voor zijn. Zo kun je in principe ieder onderdeel van je presentatie interactief maken door er een AR-element van te maken. Hoe gaaf is het als je op het 3D projectiedecor van het NBC een element toevoegt dat gasten tijdens de presentatie kunnen scannen met hun telefoon? Zodat zij dan extra informatie en statistieken uit die presentatie te zien krijgen, alsof het er ‘echt’ is? Het kan met AR!”

Bekijk in onderstaande video hoe augmented reality tijdens een presentatie is toegepast door Volkswagen:

Het draait om content en de manier waarop je het overbrengt

“AV biedt de mogelijkheid om jouw boodschap en merk volledig te integreren in je evenement. De tijd van ‘praatje, plaatje’ is geweest. Het gaat om de beleving die je weet te creëren op je event. Door middel van goede content en een innovatieve manier van presenteren, bijvoorbeeld met 3D- of 4K projectie, zorg je ervoor dat je boodschap blijft hangen. Maar je kunt audiovisuele middelen natuurlijk ook inzetten als extra brandingselement, als signage of juist als decoratie. Voeg bijvoorbeeld een grote LED-wall in jouw huisstijlkleuren toe bij binnenkomst en je creëert direct een wow-effect.”

Technieken moeten in lijn zijn met (privacy)wetgeving

“Door de snelle technologische ontwikkelingen, zien we steeds vaker een grijs gebied rondom wet- en regelgevingen voor nieuwe technologieën. Denk bijvoorbeeld aan de opkomst van de drone, waarbij de regels lange tijd onduidelijk en ongereguleerd waren. Dit zien we nu ook bij facial recognition (gezichtsherkenning) en event apps. Hele gave toepassingen, maar met de intrede van de AVG in 2018 zijn er ineens privacy-technisch veel dingen waar je rekening mee moet houden. We merken dat eventorganisatoren hierdoor nogal huiverig zijn om deze technieken in te zetten. Best logisch natuurlijk, maar met een duidelijk plan en goede voorbereiding hoeft dit helemaal niet spannend te zijn.

Stel bijvoorbeeld een beleid op waarin staat welke gegevens je gaat verzamelen, met welk doel en voor welk termijn je het gaat opslaan. Zorg daarnaast dat je van tevoren duidelijk toestemming vraagt aan de bezoeker om bepaalde gegevens te verzamelen. Kom je er niet helemaal uit? Er zijn veel specialisten die hier kaas van hebben gegeten en je kunnen adviseren hoe je deze technologieën op de juiste manier kunt inzetten.”

AV verschuift naar IT

“Een hele belangrijke ontwikkeling waar we als audiovisueel specialist mee te maken hebben, is dat tegenwoordig steeds meer digitaal en via internet gaat. Met name dat laatste brengt nogal eens wat uitdagingen met zich mee, aangezien onze technici steeds meer moeten weten over netwerken en infrastructuren. Een paar jaar geleden was het nog rechttoe, rechtaan een stekker of kabel ergens insteken. Tegenwoordig hebben we te maken met koppelingen van systemen, clouddiensten en beveiliging van netwerken. Alles is geïntegreerd met elkaar. Hiermee worden tools en technologieën complexer, maar uiteindelijk is er veel meer mogelijk voor de opdrachtgever.

Wat denk je bijvoorbeeld van live data in je CRM-systeem over hoe bezoekers zich ‘gedragen’ op je evenement? Of een livestream van je evenement die direct op alle social media kanalen wordt geplaatst en in een event app te volgen is? Het kan allemaal. Wel is het van belang om door de steeds hogere mate van complexiteit, de AV-/IT-partner in een vroeg stadium van het event aan te haken.”

Van A tot Z betrokken bij het evenement

“Onze rol als audiovisueel specialist ten opzichte van de eventorganisator of evenementenlocatie verandert ook. Wij zijn steeds eerder bij het te organiseren evenement betrokken en schuiven met plezier al vroegtijdig aan bij een afspraak. Doordat wij precies weten welke apparatuur het NBC in huis heeft, kunnen wij de opdrachtgever adviseren wat er mogelijk is. Daarbij scheppen we bij alle partijen heldere verwachtingen.

Niet alleen voorafgaand aan het event speelt het AV-team een belangrijkere rol. Ook tijdens het event zien we dat er meer van ons verwacht wordt. We gaan steeds meer naar een totaalconcept toe, waarbij we de opdrachtgever op alle vlakken ontzorgen. Daarvoor is het belangrijk dat onze technici steeds meer een hospitality-mindset krijgen, zodat zij precies kunnen voldoen aan de verwachtingen van de opdrachtgever. Het antwoord ‘nee’ wil je als opdrachtgever niet horen. Om hieraan te voldoen, leiden wij onze mensen bijvoorbeeld op middels gastvrijheidstrainingen. Zo zorgen we dat we meer kennis en kunde in huis krijgen en wij meer dan alleen AV kunnen doen.”