5 vragen aan… op- en afbouw voorman Simon

Als je een congres of evenement bij het NBC organiseert, heb je natuurlijk goed voor ogen hoe jouw event eruit moet komen te zien. Dat specifieke plaatje zit in je hoofd, maar de evenementenhal waarin jouw event plaatsvindt moet natuurlijk ook op die manier worden opgebouwd en klaargezet. Dat is waar onze op- en afbouwploeg zich dag (en soms nacht) in, dag uit mee bezig houdt. Simon is werkzaam als voorman op- en afbouw bij het NBC en zorgt er samen met zijn collega’s voor dat onze evenementenhallen er tiptop uitzien zodra de opdrachtgever en de gasten bij ons binnenstappen.

Vertel Simon, wat doet de afdeling op- & afbouw zoal?

“Simpel gezegd bouwen wij de evenementen op bij het NBC Congrescentrum, maar hier komt natuurlijk flink wat bij kijken. De hallen moeten er precies zo uit komen te zien zoals de opdrachtgever voor ogen heeft, met het juiste aantal stoelen, voldoende fooduitgiftepunten en de juiste verhouding statafels en zitmogelijkheden. Er zijn natuurlijk talloze opstellingen mogelijk in onze evenementenhallen en aan ons de taak om de hal precies in de juiste opstelling klaar te zetten voor het evenement van de volgende dag.”

Hoe zorgt jouw team ervoor dat dit bij ieder evenement goed gebeurt?

“Het voortraject van een congres of event vindt in eerste instantie plaats bij de afdeling projectmanagement. Wij krijgen van hen het draaiboek en de plattegronden door en denken dan al mee over de meest passende inrichting. Op deze manier staan alle neuzen dezelfde kant op. Om een evenement soepel op te bouwen, is een goede voorbereiding het allerbelangrijkst. Hier focussen we ons met de op- en afbouwcrew dan ook volledig op. Onze werkzaamheden vinden voornamelijk ’s avonds plaats en ons doel is om al 1-0 voor te staan wanneer het vorige evenement is afgelopen. Daarmee bedoel ik dat we de belangrijkste dingen, zoals statafels en karren met stoelen, al hebben klaarstaan in een nabijgelegen ruimte. Hierdoor kunnen wij sneller werken. Het is dus belangrijk dat we goed vooruit denken en met alles rekening houden.”

Waar zit de kracht van jullie afdeling?

“Onze kracht zit ‘m met name in twee dingen: ervaring en flexibiliteit. We hebben een vast op- en afbouwteam van fulltime en parttime collega’s die allemaal precies weten hoe alles werkt en wat er van hen verwacht wordt. Soms komt het bij grotere evenementen of spannende opbouwmomenten wel eens voor dat we met vijftien of twintig personen de hele avond aan het bouwen zijn. Er staat dan altijd veel kennis en ervaring op de vloer.

Daarnaast is flexibiliteit voor ons heel belangrijk. We willen natuurlijk dat de opdrachtgever helemaal happy en verrast binnen komt lopen op de dag van het evenement. Ook wanneer de eventorganisator nog last minute wijzigingen heeft. Doordat wij alles in eigen beheer hebben en vrijwel niets hoeven in te huren, zijn we zeer flexibel in aantallen of opstellingen. Het komt zelfs wel eens voor dat er op de ochtend van het evenement nog grote wijzigingen nodig zijn. Dan zorgen wij er met alle afdelingen voor dat dit geregeld is voor dat de gasten binnenkomen.”

Wat is voor jou de perfecte werkdag?

“Een werkdag met uitdagingen. Klinkt cliché, maar ik word er blij van om zaken op te lossen waarvan de opdrachtgever of gasten niet eens merken dat er überhaupt iets aan de hand is. We werken bijvoorbeeld veel met techniek en audiovisuele middelen. We hadden laatst een grote LED-vloer waarbij zich een storing voordeed en deze dus niet aanging. Dan moet er veel geregeld en gebeld worden; uiteindelijk kwam er een team uit Antwerpen om de vloer te maken. Gelukkig gebeurde dit op de vooravond van het evenement en merkte de opdrachtgever hier dus niets van. Het is daarom superbelangrijk om alles heel goed te controleren en na te lopen.”

Tot slot, wat is de belangrijkste wijze les die jij ooit hebt geleerd?

“De belangrijkste les die ik in mijn tijd bij het NBC heb geleerd is van eventmanager Richard. Hij heeft mij geleerd om niet zomaar aannames te doen. Denk niet ‘hij zal dat vast al wel gedaan hebben’ maar check het zelf. Evenementen organiseren – en opbouwen – blijft mensenwerk en ook de beste mensen maken fouten. Dat is natuurlijk helemaal niet erg, maar door alles goed te checken voor het evenement begint, gaan we altijd voor het beste resultaat.”