6 uitdagingen die jij als management assistent zeker herkent

1. De kantoorpsycholoog: people-management krijg je er gratis bij

Bij de koffieautomaat komt Marit van sales naar je toe. Ze heeft het idee dat collega Katja haar negeert. Katja heeft jou eerder verteld dat Marit wel erg nieuwsgierig is naar haar privéleven. Zomaar een greep uit de ‘volwassen’ problemen waar soms mee gedeald moet worden op kantoor. Hoewel het waarschijnlijk niet in je functieomschrijving staat, ben jij naast managementassistent ook een soort people-manager. Het is niet altijd koek en ei tussen collega’s. Dat is zonde, want dat gaat ten koste van een goede werksfeer en misschien ook van de resultaten. Voordat jouw manager er lucht van krijgt, heb jij het echter al opgelost. Doordat je collega’s jou hun zorgen toevertrouwen, vertrouwen zij jou ook wanneer jij een oplossing aandraagt. Managementassistent 3.0!

Een gouden tip om de vrede op de werkvloer te bewaren: denk niet voor een ander. Oordeel dus niet snel. Niet alles is altijd wat het lijkt. Geef beide partijen de kans om hun verhaal te doen. Als je collega’s zich gehoord voelen, zal de druk in de meeste gevallen van de ketel zijn.

2. Traditioneel versus digitaal: je bent van alle markten thuis

Als managementassistent word je geacht met de tijd – en technologieën – mee te gaan. Voor de één betekent dit rennen om de ontwikkelingen bij te houden, terwijl de ander smult van de laatste technologische snufjes die het werk makkelijker maken. Je schrijft de notulen van de vergadering met hetzelfde gemak met een vulpen op papier als op een iPad. Vergaderlocaties bekijk je niet meer in een boek, maar zoek je in een paar klikken eenvoudig online. Met een enorme verscheidenheid aan apps en tools wordt er van je verwacht dat je er een stapje bij doet om de ontwikkelingen bij te houden. Het aanbod is inmiddels erg groot.

Tip: vind je het lastig om op de hoogte te blijven van technologische snufjes, maar wíl je wel alles weten? Stel dan bijvoorbeeld de technologie-sectie van een nieuwssite als startpagina in op je computer, telefoon of tablet. Zo zie je altijd eerst het technologie-nieuws voorbijflitsen.

3. Je manager blijven doorgronden

Rennen voor je manager als Anne Hathaway in de film ‘The Devil Wears Prada’ hoef je gelukkig niet te doen. Hopen we. Maar als het moest, deed je het zonder twijfel. Als managementassistent vind je het belangrijk dat je je manager zoveel mogelijk ontlast. Uiteindelijk wil je zijn – we gaan er even vanuit dat je manager een man is – ultieme rechterhand worden. Je weet welke koffie hij drinkt en wanneer hij wel of niet gebeld wil worden. Je weet de namen van zijn kinderen en kent zijn trouwdatum. Maar je manager volledig doorgronden blijft een uitdaging.

Tip: wil je er zeker van zijn dat jullie op één lijn zitten? Plan dan bijvoorbeeld wekelijks een evaluatie-uurtje in en probeer hierin – afhankelijk van de band met je manager – ook een beetje te chitchatten. Zo staan beide neuzen dezelfde kant op én leer je elkaar beter kennen. Een klassieke win-win.

4. Nu even niet!

Het is vrijdagmiddag, 10 over half 5 en je hebt nog een hoop taken op je bordje. Je mailbox vraagt continu om aandacht en het torenhoge stapeltje notities valt nog net niet om. Op dat moment staat er plots een collega aan je bureau. Met een verontschuldigende blik vraagt hij je of je alsjeblieft een vergadering voor maandagmorgen kunt inplannen en voorbereiden. Hoewel je je collega’s graag te hulp schiet, kun je dat vanmiddag écht niet gebruiken. Bedenk dat je ook “nee” kunt zeggen. Ook al voelt nee zeggen vervelend, het is wel een eerlijk signaal naar je collega’s toe. Kan je het toch niet laten om een helpende hand te bieden? Delegeer dan wat taken aan je collega zodat het jou minder moeite kost.

Tip: beleefd nee zeggen is niet erg, maar soms wel lastig. Heb jij moeite om “nee” over je lippen te krijgen? Zeg dan niet direct ja, maar vraag bijvoorbeeld of je het daar straks met je collega over kunt hebben. Zo heb jij de tijd om er even over na te denken en zeg je niet uit paniek al direct toe.

5. De wandelende Van Dale

Foutloos Nederlands schrijven? Voor veel van ons zijn foutloze spelling en grammatica een hele kluif. Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal is voor jouw functie een must. Het is jouw taak om de schriftelijke professionaliteit van de organisatie te waarborgen. Regelmatig komt het voor dat je e-mails van je collega’s voorbij ziet komen waarbij je even moet slikken. Dt-fouten waar je pijn in je buik van krijgt en spaties die de tekst een hele andere betekenis geven. Hoewel je niet verwacht dat je collega haar kat daadwerkelijk in de oven bakt, is er een wezenlijk verschil in betekenis tussen kattenbakken en katten bakken. Zelfs je manager schuift je weleens een e-mail onder je neus ter controle. “Gewoon voor de zekerheid.” Je moet dus iedere dag ‘on top of your game’ zijn. Zelfs met al die nieuwe technologie blijft het, ook voor jou, belangrijk om scherp te blijven op taal en spelling.

Tip: blijf jezelf uitdagen! Scoor jij een 10 voor taal? Misschien ken je het televisieprogramma nog wel. Je kunt het ook online spelen en er bestaan zelfs puzzelboekjes van. Als je genoeg oefent, kun jij je collega’s op zaterdag 17 december eens een poepie laten ruiken tijdens het Groot Dictee der Nederlandse Taal. Stiekem trainen met de uitzending van 2015? We zien het door de vingers.

6. Locaties: je ziet door de bomen het bos niet meer

Vraagt je manager je een bijeenkomst te organiseren? Of het nu om een vergadering, training of vrijdagmiddagborrel gaat, jij gaat aan de slag. Fluitje van een cent, zou je zeggen. Maar door het reusachtige aanbod van vergader- en evenementenlocaties, zie jij door de bomen het bos niet meer.

Tip: maak bijvoorbeeld voor jezelf een top-3-lijst met ‘preferred suppliers’ waar je eerder fijne bijeenkomsten hebt georganiseerd. Een goede ervaring is immers onbetaalbaar.