De ultieme checklist voor het organiseren van een congres

1. Begin op tijd met de voorbereidingen

‘Even’ een congres organiseren bestaat niet. Je creatieve brein barst waarschijnlijk al van de ideeën over het programma en de culinaire invulling, maar het is belangrijk om goed gestructureerd te werk te gaan. Dat begint met een analyse van het doel en de doelgroep. Wat wil je bereiken en waarmee inspireer je jouw doelgroep? Zorg dat je op tijd begint met deze essentiële voorbereidingen.

Check:

• Doel
• Doelstelling
• Doelgroep
• Thema/onderwerp

2. Scan de interne expertise

Voor het organiseren van een congres is vakkennis nodig. Ga daarom na of jouw organisatie voldoende deskundigheid in huis heeft. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat het een slimmere zet is om de organisatie van het congres uit te besteden. Maak een afweging tussen tijd, energie, expertise en budget.

Check:

1. Intern organiseren of uitbesteden
2. Budget vaststellen

3. De ultieme match met een locatie

Stap drie is het zoeken van een passende locatie bij het congres en de doelgroep. Een inspirerende locatie zorgt voor een verrassend effect bij de doelgroep én onderscheidend vermogen ten opzichte van de concurrent. Een goede locatie biedt niet alleen ruimte, maar denkt ook actief mee en ontzorgt om tot het optimale resultaat te komen. Een van de belangrijkste factoren bij het uitzoeken van een locatie is de bereikbaarheid. Naast voldoende en/of gratis parkeergelegenheid is ook de bereikbaarheid met de auto of het ov belangrijk.

Check:

1. Passende locatie
2. Bereikbare locatie
3. Actief meedenken

4. Save the date

Je wilt natuurlijk dat er zoveel mogelijk gasten aanwezig zijn op jouw congres. Houd daarom rekening met (school)vakanties en overige evenementen, belangrijke dagen en overige evenementen. Je wilt namelijk niet dat de helft van de genodigden liever Epke in de ringen ziet zwaaien dan aanwezig is op jouw congres. Reserveer dus vroegtijdig een locatie en stuur een save the date naar je doelgroep. De genodigden kunnen dan alvast de datum vrij houden. De echte uitnodiging kan in een later stadium verstuurd worden, maar vergeet niet om deze ongeveer zes weken van tevoren te versturen. Vraag de genodigden om een RSVP of een officiële aanmelding, zodat je een inschatting kunt maken van het aantal gasten.

Tip: voor een hoge opkomst, kun je het beste direct de voordelen van aanwezigheid op het congres aanduiden in de uitnodiging.

Check:

1. Kies een datum
2. Verstuur een save the date
3. Denk alvast na over een verrassende uitnodiging
4. Verstuur de uitnodiging op tijd
5. Stuur eventueel nog een herinnering

5. Houd je bezoekers geboeid

De invulling van het programma maakt of kraakt het congres. Variatie en inspiratie in het programma is daarom essentieel. In plaats van enkel lezingen, kun je ook kiezen voor afwisseling in video, workshops, muziek, entertainers en break out sessies. Een BN’er als dagvoorzitter kan een mooie toevoeging zijn voor het congres. Vraag jezelf echter wel af of deze BN’er goed past bij het congres, jouw bedrijf en de gasten. Stem de invulling van het congresprogramma af met de eventmanagers van de congreslocatie. De meeste eventlocaties bieden een verscheidenheid aan mogelijkheden betreft catering, technische ondersteuning en andere tips voor een geslaagd congres.

Tip: bewaar interessante sprekers tot het einde. Dit vergroot de kans om gasten tot het einde te laten blijven.

Check:

1. Ontvangst/registratie
2. Koffie/thee
3. Welkomstwoord
4. Sprekers
5. Lunch
6. Workshops
7. Slot
8. Borrel

6. D-day

Maandenlange voorbereidingen zijn tot een einde gekomen. Vandaag is de dag: nu moet het gebeuren. Don’t panic! Geef jezelf rust door vooraf een goede briefing te verzorgen, een effectieve rolverdeling aan te maken en iemand aan te stellen die fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers. Daarnaast is het belangrijk om op de dag van het congres een draaiboek te hebben als houvast. In het draaiboek dienen in ieder geval de volgende punten naar voren te komen: tijdstip (wanneer), locatie (waar), verantwoordelijke (wie) en activiteit (wat). Daarnaast kan een giveaway aan het einde van het congres een goede toevoeging zijn om top-of-mind te blijven.

Check:

1. Rolverdeling
2. Draaiboek

7. Evalueren is leren

Misschien wel een van de belangrijkste punten van de ultieme checklist voor het organiseren van een congres: de evaluatie. Bekijk wat goed en minder goed ging en neem dit mee als leerpunt voor een volgend congres. Vergeet daarnaast niet om bedankbrieven te sturen naar de sprekers, leveranciers en de gasten van het congres. Een eerste ervaring is het begin van een relatie.

Check:

1. Doelstelling behaald?
2. Leerpunten voor een volgend congres
3. Bedankbrief sprekers/leveranciers/bezoekers