Zo maak jij jouw evenement écht persoonlijk | Tips van Karen

Persoonlijke (video)uitnodiging

Door je uitnodiging echt persoonlijk te maken – meer dan alleen aanspreken met de voornaam – zullen je potentiële gasten sneller geneigd zijn jouw event bij te wonen. Bijvoorbeeld door de data die je hebt verzameld op vorige edities te verwerken in de uitnodiging, zoals subsessies die de deelnemer vorig jaar heeft bezocht. ‘Afgelopen jaar was je aanwezig bij […] en […], daarom denken we dat […] goed aansluit bij je interesses’. Denk daarnaast eens aan een uitnodiging in videovorm. Hierin kun je ook personalisatie toepassen. Neem bijvoorbeeld een video op waarin je de potentiële deelnemers uitnodigt naar je event te komen en voeg voorafgaand aan de video een slide toe met de naam van de deelnemer: ‘Deze video is speciaal voor jou, […]’. Stuur je veel uitnodigingen? Er zijn gelukkig verschillende tools die het maken van zo’n persoonlijke video kunnen automatiseren.

Om waardevolle data mag je best vragen

Het online aanmeldformulier is de uitgelezen kans om waardevolle data van je gasten te verzamelen. Met deze data kun je tijdens je evenement hele verrassende dingen doen. Vraag bijvoorbeeld bij het aanmeldingsproces wat je gast graag drinkt (koffie, thee, latte macchiato etc.) en print dit klein in de hoek van de badges die de deelnemers ontvangen bij aanvang van het event. Zo kunnen de bedieningsmedewerkers direct zien wat het lievelingsdrankje van de gast is, zonder eerst te hoeven vragen wat zij graag willen drinken. Zij kunnen gelijk vragen of ze voor de gast een lekkere cappuccino of latte macchiato mogen inschenken. Daar wordt gegarandeerd leuk op gereageerd! Ook kun je vragen wat je gasten graag zouden eten of juist welke interessegebieden zij hebben zodat je jouw programma hierop af kunt stemmen. Door vooraf zoveel mogelijk interessante insights te vergaren, kun je de inhoud en invulling goed afstemmen op de behoeftes van je gasten.

Facial recognition 2.0

Een trend die we dit jaar veel gaan zien op evenementen is gezichtsherkenning. Een apparaat scant je gezicht of je foto en herkent daardoor wie je bent. Deze nieuwe techniek wordt al regelmatig ingezet bij het inchecken op de locatie. Een leuke manier om je gasten persoonlijk welkom te heten én wachtrijen te verminderen. Maar je kunt dit nóg persoonlijker maken. Bijvoorbeeld door twee gastheren of –vrouwen bij de deuren van de zaal neer te zetten en een klein scherm te plaatsen waarop automatisch de naam getoond wordt van degene die zojuist zijn of haar gezicht heeft laten scannen. Na het melden bij de registratiebalie, loopt de gast richting de entree en de gastheren en –vrouwen kunnen de gast bij naam welkom heten: ‘welkom […], leuk dat je er bent!’. Veel persoonlijker wordt het niet!

Stickers met namen van je bezoekers op de grond

Een vrij eenvoudige, maar hele leuke manier om een persoonlijke touch aan je evenement te geven is het terug laten komen van alle namen van de gasten. Bijvoorbeeld met stickers op de vloer. Dit deden wij zelf op onze NBC Experience 2017 tijdens het verwelkomen van de gasten en dit werd heel positief ontvangen! Het is namelijk een verrassingselement waar je gasten vrolijk van worden. Bijkomend voordeel: grote kans dat zij hiervan een foto op social media delen. Zo zorg je dat er over jouw evenement gepraat wordt. Wanneer je veel gasten verwacht is dit misschien wat moeilijker haalbaar en kun je beter kiezen voor het digitaal tonen van de namen op schermen. Om de gasten welkom te heten, kun je ook andere ontvangstspecials inzetten.

Interactieve tools en technologie

Door de snelle opmars van (event)technologie de laatste jaren, zijn er steeds meer makkelijke manieren om personalisatie toe te passen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan event apps, social media en (live) video. Door middel van een goede event app kun je deelnemers hun persoonlijke programma laten samenstellen en op de hoogte houden met specifiek nieuws dat relevant is voor de bezoeker. Ook kun je netwerken stimuleren door de bezoekers in contact te brengen met andere interessante bezoekers in de app. Een andere interactieve tool om je event persoonlijker te maken is BuzzMaster. Met BuzzMaster stimuleer je de interactie tijdens plenaire sessies en filter je persoonlijke verhalen uit de zaal. Door te reageren op vragen en stellingen, kan het publiek hun mening geven en vragen stellen aan de spreker. Zo ontstaan er discussies en geef je jouw bezoekers echt een stem.

Vliegende reporter en live video

Een andere manier om je gasten een podium te geven én waardevol beeldmateriaal te verzamelen voor bijvoorbeeld de aftermovie, is het inzetten van een reporter op je event. Hiermee kun je jouw gasten persoonlijk vragen stellen en hun verhaal delen op video. In plaats van zelf te vertellen over het event, laat je jouw gasten aan het woord. Het beeldmateriaal kun je direct terug laten komen op grote schermen op het event of nog beter: in de event app. Zo heeft iedereen de livestream binnen handbereik. Ook kun je deze video weer delen op je social media-kanalen voor een nog groter bereik.