Registratiebalies en badges

Indeling van de registratiebalies

De indeling van de registratiebalies is erg belangrijk bij het verloop van het registratieproces. Wanneer je deze balies slim indeelt voorkom je dat er lange rijen of opstoppingen ontstaan. Voor een goed doorlopend proces raden wij het aan om niet alle handelingen bij een en dezelfde balie uit te voeren. Laat de gasten na het scannen van de QR-code en het krijgen van hun badge een aantal meter verderop pas een keycordhouder pakken. Hierdoor weet je de vaart erin te houden.

Aparte balie voor sprekers

Als er veel sprekers, standhouders of journalistenaanwezig zijn, raden wij het aan om een balie enkel voor hen te gebruiken. Zo kunnen zij snel geholpen worden en eventueel naar de juiste ruimte begeleid worden. Zorg er dus voor dat het duidelijk is aangegeven welke balies voor wie is bedoeld om verwarring te voorkomen.

Verdeling bij niet digitale registratie

Alleen wanneer je werkt met niet digitale registratie raden wij het aan om een verdeling met letters te gebruiken op de registratiebalies. Hierbij moet je immers voor elke gast handmatig de badge bij de naam zoeken. Echter is dit proces zowel in de voorbereiding als op de dag zelf, enorm tijdrovend. Je wilt natuurlijk dat je gasten snel geholpen kunnen worden. Het is dan vervelend als er lang naar een badge gezocht moet worden of dat de deelnemer aan de verkeerde balie blijkt te staan. Daarom raden wij het aan om een digitaal registratieproces aan te houden.

Registratiebalies bij het NBC

Bij het NBC hebben wij maar liefst zes witte registratiebalies die ingezet kunnen worden op jouw evenement. Onze balies zijn allen voorzien van een scherm aan de voorzijde van 1920 bij 1080 pixels. Voor deze schermen zijn een aantal standaard templates waarin gewenste tekst en het evenementlogo geplaatst kunnen worden. Daarnaast is het ook mogelijk om deze schermen volledig te branden met een eigen afbeelding of video.

Verschillende doeleinden badges

Het gebruiken van badges voor je bezoekers kan van toegevoegde waarde zijn. Zo is een badge bij een evenement met veel verschillende sessies een persoonlijke leidraad. Hierop kan het persoonlijke programma van elke deelnemer worden weergeven. Zo kunnen zij altijd snel kijken op welk tijdstip ze in welke zaal moeten zijn.

Maar ook wanneer jouw evenement in het teken staat van netwerken, kunnen badges natuurlijk niet ontbreken. Zorg ervoor dat alle belangrijke informatie van de deelnemers duidelijk te zien is. Bijvoorbeeld de functie, bedrijfsnaam of sector. Een ander handig element is het toevoegen van een kleurensysteem. Hierbij maak je een verdeling in kleuren gebaseerd op bijvoorbeeld interesses, functies of branches. Zo zien gasten gemakkelijk of iemand interessant is voor hen om mee te netwerken.

Tot slot bieden badges ook de uitgelezen kans om (een van) de sponsoren naar voren te laten komen. Deze kun je hierop vermelden of je kunt zelfs het design laten ontwerpen door de (hoofd)sponsor.

Informatie verzamelen via badges

Wanneer deelnemers zelf gekozen hebben voor de sessies die ze bij gaan wonen is het handig om badges te gebruiken. Zeker wanneer deze keuze op de dag zelf gemaakt wordt. Laat bij het begin van elke sessie de badges van de aanwezigen scannen zodat je weet wie er zit. Hierdoor ontvang jij niet alleen belangrijke informatie over de sessies en interesses van de deelnemers. Ook kun je zo na afloop van het evenement specifieke content delen over de onderwerpen die hen interesseerden.

Wel of geen badges?

Bij veel evenementen wordt er gebruik gemaakt van badges, maar niet voor elk evenement is dit een must. Bij evenementen met veel verschillende sessies of die in het teken staan van netwerken zijn badges zeker aan te raden. Maar organiseer jij bijvoorbeeld een evenement met een vrij eenvoudig programma zonder subsessies? Dan kan het gebruik van een badge overbodig zijn. Eerder benoemden wij een aantal verschillende doeleinden van badges op evenementen. Wanneer geen van deze doeleinden van toepassing zijn, is het dus in principe ook niet nodig om badges te geven aan jouw bezoekers.