Opvallen met je event dit jaar: zo spring je eruit

Je eventdroom wordt (mixed) reality

Dankzij mixed reality komen je dromen als eventmanager uit. Voeg de meest uiteenlopende features en tools aan jouw event toe! Creëer een unieke beleving. Mixed reality is een combinatie (mix) van virtual reality (VR) en augmented reality (AR). De eerste is inmiddels geen vreemde meer. Twee jaar geleden werd de VR-bril geïntroduceerd bij consumenten en ook op de beursvloer is virtual reality geen nieuwkomer. Augmented reality kennen we onder meer van dé zomerhype van 2016: Pokémon Go. De applicatie waarmee je digitale wezens vangt in de ‘echte wereld’ was dé introductie van AR in Nederland.

Met mixed reality ga je nog een stap verder. Bezoekers kunnen door volledig digitaal ingerichte hallen en zalen lopen alsof ze daar echt zijn. Het scheelt logistiek en financieel een hoop geregel. Waar je voorheen werd tegengehouden door beperkingen qua inrichting van de beursvloer en bijbehorende kosten, heb je dankzij mixed reality de kans om je creativiteit de vrije loop te laten. De beursvloer of congreszaal van jouw dromen is nu binnen handbereik!

Keeping it personal: ‘Dat had je nou niet hoeven doen’

“Goed dat u er bent mevrouw…? Wat is uw naam ook alweer?” Au! Dat is geen goed begin. Als eventorganisator is het zaak dat je personalisatie in 2017 écht serieus neemt. Je gasten nemen de moeite om je evenement te bezoeken en melden zich hiervoor aan. Neem diezelfde moeite voor hen en verras ze met een extreem gepersonaliseerde event-experience. Verzamel daarvoor zoveel mogelijk informatie (data) van je bezoekers.

Informatie kun je eenvoudig verzamelen met een aanmeldingsformulier. Maar denk ook eens aan andere zaken die je van je gasten te weten wilt komen, zoals voorkeuren in eten en drinken. Hoe heeft de gast zijn koffie het liefst? Of drinkt ‘ie thee? Wat eet hij of zij graag op haar broodje tijdens de lunch? Je kunt hierin zo ver gaan als je zelf wilt. Het belangrijkste is dat je gasten zich speciaal voelen. Zo is je event voor iedere bezoeker een speciale experience en blijft het nog lang top-of-mind!

Lucht: de adempauze voor je brein

Bijeenkomsten als congressen en trainingen zijn doorgaans bedoeld om bezoekers iets te leren of hen te informeren. Belangrijk, maar het kost de nodige moeite om alle informatie ook op te slaan en te verwerken. Zorg daarom voor wat lucht in het programma van je evenement. En daarmee bedoelen we niet dat je een raampje open moet zetten of ervoor moet zorgen dat de airconditioning goed werkt.

Maak binnen het programma je evenement ruimte en tijd voor andere activiteiten dan paneldiscussies en stemrondes. Geef je bezoekers bijvoorbeeld de kans om te sporten tussen de programma’s door. Misschien zijn American Football of de 50 meter vlinderslag niet de handigste opties voor gasten gekleed in hun beste pak, maar van een potje tafeltennis, darts of badminton is nooit iemand slechter geworden. Beweging zorgt voor een scherpere concentratie. Daarnaast is het een unieke vorm van netwerken en teambuilding, die weer bijdraagt aan een positieve event-experience! Die ‘lucht’ hoef je niet te vullen met alleen sport en beweging. Denk bijvoorbeeld ook aan een gezamenlijk spel, een quiz of een slimme puzzel. Liever digitaal? Organiseer een game-toernooi en laat bezoekers het tegen elkaar opnemen met spellen als Mario Kart en FIFA. Let the games begin!

De sleutel tot succes

We kaartten het al kort even aan. Data verzamelen op events. Naast het personaliseren van de eventbeleving van je bezoekers is het verzamelen van data nuttig, maar eigenlijk noodzakelijk. Data is de toekomst. Bepaal hiermee bijvoorbeeld je return on investment (ROI). Enquêtes afnemen na afloop van je evenement? Nee joh, dat hoeft tegenwoordig écht niet meer. Papier is verleden tijd! Digitaal verzamel je eenvoudig veel meer data. Zet hiervoor een custom-made event-app in. Ga live in gesprek met bezoekers en verzamel waardevolle data. Piece of cake met je eigen event-app.

Alleen data verzamelen om achteraf het succes te meten? Zonde! Ook real-time is het relevant om je gasten te vragen naar hun mening en beleving. Voel hen aan de tand over de faciliteiten en sprekers op je event en vraag wat ze van het lunchbuffet vonden. Gebruik hiervoor beacons! Deze bluetooth-zenders meten de aanwezigheid van smartphones in de buurt en knopen hier een actie aan wanneer zij bij een bepaald punt in de beurshal lopen. Verlaten je gasten de plenaire zaal? Stuur ze een pushbericht met de vraag: Hoe vond u de keynote speaker? Je ontvangt meteen feedback en hoeft niet te wachten op de evaluatie. Bereid het verzamelen van je eventdata goed voor. Het kost wat tijd, maar je zult ontdekken dat het je inzet dubbel en dwars waard is!