Hoe onze afdeling meeting management inspeelt op de behoefte van de opdrachtgever

Gösta is sinds augustus 2017 werkzaam als meeting manager bij het NBC Congrescentrum en stroomde in toen de afdeling nog fonkelnieuw was. In dit interview vragen we Gösta alles over haar werkzaamheden als meeting manager en de toegevoegde waarde van haar afdeling voor de opdrachtgever. Tot slot deelt zij ook nog een gouden tip waar je als organisator van bijeenkomsten zeker mee uit de voeten kunt.

Vertel Gösta, wat doen jullie als afdeling meeting management?

“Onze afdeling houdt zich met name bezig met het aannemen van de binnenkomende aanvragen, het opstellen van offertes en deze processen te optimaliseren. We zijn het eerste aanspreekpunt voor opdrachtgevers via zowel telefoon, e-mail als chat. Dat doen we bijvoorbeeld met onze aparte reserveringenlijn en reserveringenmailbox. Als meeting managers hebben we een ondersteunende rol richting zowel de opdrachtgever als de accountmanagers van het NBC. We zijn als het ware de schakel tussen hen en de operatie. Zo zorgen we dat er een offerte op maat wordt gemaakt voor de opdrachtgever, de zaalplanningen worden gemaakt en alle betrokkenen snel en adequaat worden geïnformeerd. En bij de kleinere bijeenkomsten, zoals vergaderingen of trainingen, fungeren wij zelf als accountmanager en onderhouden wij de relatie van A tot Z.”

Dat klinkt erg divers en uiteenlopend. Hoe ging dat eraan toe vóór jullie afdeling bestond?

“In de ‘oude’ situatie maakten onze accountmanagers altijd zelf de offertes en verwerkten zij alle evenementendetails in ons reserveringssysteem. Of het nu ging om een groot congres voor 1.000 gasten of een vergadering voor 6 personen. We focusten ons veel op de kleine details van de bijeenkomst. Daardoor merkten we dat we aandacht en tijd tekort kwamen voor de persoonlijke relatie met de opdrachtgever. Door de aanvragen voor evenementen, congressen, maar ook kleinere bijeenkomsten op één centraal punt binnen te laten komen, kunnen wij de juiste lijnen uitzetten binnen onze organisatie en waarborgen we de kwaliteit. Zo houden we het persoonlijk én gaan we voor niets minder dan een perfecte bijeenkomst.”

Wat is de toegevoegde waarde van jullie afdeling voor de opdrachtgever?

“Onze opdrachtgevers hebben er natuurlijk veel baat bij dat wij efficiënter zijn gaan werken. Zo staan wij onze opdrachtgevers nu een stuk sneller te woord bij vragen of verzoeken en is onze afhandelingssnelheid van offertes enorm verbeterd. Daarnaast merken we dat onze opdrachtgevers het fijn vinden dat zij nu een vast gezicht hebben bij het eerste contact. Organisatoren van kleinere bijeenkomsten krijgen nu de oprechte aandacht die zij verdienen. Zo evalueren we altijd persoonlijk de bijeenkomst en maken we graag een praatje op de dag van de bijeenkomst.

Juist omdat wij ons continu bezighouden met het maken van het aanbod en de offerte voor de opdrachtgever, weten we wat wel en wat niet werkt. Bij de ene organisator is het beschikbaarheid checken, prijs opvragen en klaar, terwijl de andere organisator meer behoefte heeft aan persoonlijke aandacht. Hier trachten wij goed op in te spelen door verschillende soorten offertetemplates en productpakketten te maken. Zo krijgt iedere opdrachtgever een aanbod dat naadloos aansluit op zijn of haar wensen.”

Tot slot: heb jij nog een gouden tip voor onze opdrachtgevers?

“Zorg ervoor dat je de locatie altijd tijdig betrekt in het hele organisatieproces, ongeacht het type bijeenkomst dat je organiseert of het aantal gasten dat je uitnodigt. Of je nu wel of geen beslissing hebt gemaakt: laat het weten! Alleen dan kunnen wij meedenken, onze ervaring met je delen en eventuele zaken in werking stellen. Openheid over verwachtingen, aantallen en budgetten is voor ons heel fijn. Wacht niet tot morgen met wat je vandaag al kunt vertellen. Zo kunnen we allebei eerder aan de gang met de inhoudelijke productie en daar wordt de bijeenkomst natuurlijk alleen maar beter van.”