Goede eventregistratie: zo maak je bezoekers blij

Geen nummertje maar een genodigde

De kunst is om de bezoeker van je evenement persoonlijk te benaderen. Geef je bezoekers het gevoel dat je ze kent. Personaliseren kan veel werk met zich meebrengen, maar gelukkig kun je dit grotendeels uitbesteden aan een goede registratiepartner. De juiste registratiepartner kan zelfs die toegevoegde waarde leveren die de ROI van je evenement verhoogt en meetbaar maakt. Verlies? Dat is geen optie!

Een goed geïnformeerde bezoeker is het halve werk

Een online registratieproces is uitstekend te gebruiken om de bezoeker te informeren en in te spelen op behoeftes. Door de bezoekers een eigen programma te laten samenstellen, zorg je dat ze zichzelf oriënteren, informeren en vooraf keuzes maken. Zo kun je als organisator makkelijk inspelen op de wensen en keuzes van je bezoekers. Pas wel op dat er niet té veel te kiezen valt. Een beetje keuze maakt ons blij, maar een te grote keuze kan frustrerend en demotiverend werken.

Een e-ticket op maat

Je zorgt er natuurlijk altijd voor dat het e-ticket in de stijl van het event gemaakt wordt. Het e-ticket bevat alle benodigde informatie voor je bezoekers, zoals de routebeschrijving en het persoonlijke programma. Daarbij kan een ticket ook uitstekend dienen om de sponsoren of standhouders onder de aandacht te brengen of een presentje aan te bieden.

De eerste indruk blijft

Net als bij een date of sollicitatiegesprek, gaat het op een event ook om de eerste indruk: zorg dat die blijft hangen. 30 seconden zijn genoeg. De evenementenlocatie moet er dus picobello uitzien en vriendelijkheid en een welkom gevoel moeten samengaan met een snelle registratie. Geef de bezoeker het gevoel dat alles vlotjes verloopt en dat men snel naar de koffie kan. Wachten is een van de grootste irritatiefactoren. Net als dat we niet graag wachten op onze rekening op het terras en in de kortste rij gaan staan om af te rekenen bij de supermarkt, is een lange registratietijd echt een dooddoener.

Zoeken in een zee van badges is verleden tijd

Hoewel het stiekem best leuk is om aan de hand van de badges te kunnen spieken of er bekenden naar het evenement komen, is in een rijtje wachten tot men je naambadge – eindelijk – gevonden heeft niet meer van deze tijd. Als je bezoeker aan de balie staat, moet de badge direct uit de printer rollen: badges on demand. Daarbij moet de badge ook voor de bezoeker waardevol zijn. Bijvoorbeeld door er het persoonlijke programma op weer te geven. Personalisatie wordt immers steeds belangrijker gaan worden in evenementenland.

Routing op het event

Zijn er tijdens het evenement workshops of sessies? Dan moet de bezoeker op de badge de eigen keuzes kunnen terugvinden met bijbehorende tijden en locaties. Zo kan de routing beheersbaar blijven. De wisseltijd tussen workshops wordt aanzienlijk korter als de bezoeker weet waar hij moet zijn en hoe hij hier het snelst komt. Niet iedereen heeft namelijk een intern kompas. Zeker niet nu we allemaal in het dagelijks leven blindelings vertrouwen op digitale navigatie.

Tot ziens: giveaways in ruil voor informatie

Vaak lopen de bezoekers na een evenement ‘zomaar’ de deur uit. De uitgang is een uitstekende plek om de eerste reactie op je event te peilen: doe daar wat mee! Als je de badges van de bezoekers inneemt, kun je meten wanneer de gasten het evenement hebben verlaten en daar een volgende keer op inspelen. Een goede registratiepartner kan dit voor ieder evenement verzorgen. Je zult op deze manier maar weinig gasten bij de uitgang mislopen, Nederlanders zijn nou eenmaal dol op giveaways. Bij de Amerikaanse Oscars gaan er goodiebags van $150.000 de deur uit, maar met een verrassende goodiebag van een paar euro zit je vaak al goed.