Events organiseren anno 2020: kun jij het aan?

De technologie gaat als een malle, kun jij het bijhouden?

De eventmanager van de toekomst is als eerste op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Nog uitgebreidere event-apps, innovatieve projectiemogelijkheden, wearable beacons, virtual reality en hologramprojecties… zo kunnen we nog wel even doorgaan. Livestreaming op social media wordt naar verwachting ook nog belangrijker op evenementen. Zo heeft YouTube onlangs aangekondigd bezig te zijn met live streamen van 360° video’s. Stel je voor: op die manier kun je met een VR-bril écht live op events rondlopen, gewoon vanuit je luie stoel. Je mag verwachten dat deze technologie over enkele jaren nog veel verder is – wellicht is ‘ie dan zelfs alweer achterhaald.

Over een aantal jaar liggen er simpelweg enorm veel technologieën voor handen waar jij gretig gebruik van zou moeten maken. Ontzorg jezelf door werkzaamheden uit handen te geven aan slimme tools, en bezorg je bezoekers een ultieme beleving met de nieuwste apps, toepassingen en AV-ontwikkelingen. Bijvoorbeeld met ons 3D projectiedecor.

ROI? Nee, de event experience bepaalt de waarde van jouw evenement

Anno 2020 verwachten we bij zowel de opdrachtgever als de eventbezoeker een nog groter verlangen naar een buitengewone beleving. Opdrachtgevers stellen hun budgetten met een ander doel vast: de directe return on investment wordt minder belangrijk en de focus zal meer liggen op de ultieme event experience, tijdens én na het evenement. Zet iets groots neer waar men nog lang over praat. Dit zorgt voor een betere merkbeleving.

Events staan niet meer langs de zijlijn in de marketingmix; ze zijn een essentieel element.

Laat de touwtjes vieren en denk eens aan co-creatie

Events staan niet meer langs de zijlijn in de marketingmix; ze zijn een essentieel element. Jij als future-proof eventmanager zal hier op in moeten spelen, een vernieuwend concept neerzetten en alle zintuigen van de bezoeker prikkelen. We zullen steeds meer een ‘pull-strategie’ gaan terugzien, waarbij eventorganisatoren niet alleen de opdrachtgever, maar ook de bezoekers actief betrekken en mee laten denken in het organisatieproces (co-creatie).

Onderscheid je met de ‘you-factor’

Technologie groeit razendsnel en neemt de komende jaren nog meer de overhand. Volgens de singulariteitstheorie overstijgt de technologie rond 2023 zelfs de capaciteit van het menselijk brein. Nu klinkt dit natuurlijk een beetje vergezocht, naar onze mening zal de eventmanager nooit vervangen kunnen worden door technologische snufjes. Succesvol plannen is immers een menselijke factor en één van jouw belangrijkste kwaliteiten. Zorg dat je door die snelle ontwikkelingen niet uit het oog verliest waar je echt succes mee behaalt: de menselijke aanpak. Zo zet je nét dat stapje extra voor jouw bezoekers, leveranciers, sponsoren en klanten. Met de ‘you-factor’ onderscheid jij je.

Verzamelen van data als nooit tevoren

Eventmanagement bestaat al lang niet meer alleen uit het kiezen van een locatie, het bedenken van een goed programma en het uitnodigen van gasten. Als eventmanager fungeer je tegenwoordig als organisatietalent, projectmanager, relatiebeheerder, marketingtopper, anti-stressbal en lopende agenda. Leuk al die verantwoordelijkheden, maar er komt een hoop data op je af. Data die je in de toekomst een stuk makkelijker zou moeten kunnen verzamelen en verwerken.

Naar verwachting worden events en locaties de komende jaren verder ‘gedigitaliseerd’. Op dezelfde manier waarop je statistieken haalt uit bijvoorbeeld online advertising of nieuwsbrieven, is het doel om evenementen ook meer meetbaar te maken. Dit kan waardevolle data opleveren voor een volgend event en zorgt voor een slimmere benadering richting bezoekers: je weet immers precies wat hun behoeften zijn.

Stel je voor: je plaatst content in de event-app die alleen verschijnt bij bezoekers die dit interessant vinden. Deze content is dus niet voor iedereen hetzelfde. Of wat dacht je van gepersonaliseerde social media berichten over de sprekers, maar dan alleen de sprekers waarvoor de bezoeker zich heeft aangemeld? Er zijn talloze manieren waarop je in de toekomst jouw doelgroep nóg beter kunt benaderen, dankzij slim verkregen data.

Rennen om ontwikkelingen bij te houden

De evenementenbranche is zoals eerder genoemd altijd in beweging. Maar hoe kan het dan dat we al jarenlang weinig vernieuwing zien en steeds dezelfde producten, diensten en toepassingen tegenkomen? Door de snelle technologische ontwikkelingen, verwachten we de komende jaren wél echte innovaties, die de evenementenbranche op z’n kop gaan zetten. Positief natuurlijk, maar hier zul je snel voor moeten kunnen schakelen en constant moeten blijven leren. Desalniettemin verwachten opdrachtgevers ook steeds meer service in een steeds kortere aanlooptijd. Can you keep up?