Eventcase: Zermelo organiseert voor het eerst een online symposium

Een andere weg naar hetzelfde doel

“Met ons symposium willen we onze klanten aan ons bedrijf én aan elkaar binden. Het is een jaarlijks hoogtepunt voor onze doelgroep (roostermakers van middelbare scholen, red.) waarin zij kunnen netwerken en vooral inspiratie kunnen opdoen tijdens een informatief programma.” aldus Fleur. Normaal gesproken begint zij ruim een halfjaar van tevoren met de planning van het evenement. En toen brak het coronavirus uit. Ze vervolgt: “In eerste instantie waren we in de veronderstelling dat het virus tegen de tijd dat ons symposium plaats zou vinden, wel overgewaaid zou zijn. Toch realiseerden we ons al snel dat we met de aanhoudende maatregelen terug naar de tekentafel moesten. We zijn toen uitgegaan van een hybride vorm, een combinatie van live en online.”

Zo’n vier tot vijf weken voor de dag van het symposium bleek dat ook de hybride variant niet mogelijk was. Toen heeft Fleur met haar team besloten om het event volledig online vorm te geven. “Het scheelde dat we veel sessies al hybride hadden ingestoken. De switch was dus niet lastig. Over het symposium annuleren en een jaar overslaan hebben we overigens nooit nagedacht. We hebben de overtuiging dat onze doelgroep juist in deze tijd een steuntje in de rug en wat afleiding kan gebruiken. Zij kijken altijd erg uit naar deze dag.” aldus Fleur.

Spannend, maar stiekem ook heel leuk

Vanzelfsprekend vond Fleur het wel spannend om een online symposium te organiseren. Wat komt er bij kijken? Hoe gaan de deelnemers het beleven? Ze vervolgt: “Gelukkig hadden we wel wat ervaring met online cursussen, dus die rugzak konden we mooi meenemen. Er verandert wel echt een hoop in het organisatieproces. Er zijn nu eenmaal nog niet veel praktijkvoorbeelden van online events, dus je hebt geen idee wat je te wachten staat. De communicatie met de locatie en alle betrokkenen is nóg intensiever dan bij een live event. Gelukkig was een video call zo geregeld en door alle extra voorbereidingen hadden we meer rust op de dag zelf!”

Niet iedereen was direct enthousiast om een online event te organiseren. Vooral intern kreeg Fleur best wat weerstand. Een logische reactie, want iedereen is toch een beetje bang voor het onbekende. “Onze collega’s spelen een belangrijke rol op ons event, want zij presenteren in essentie alle sessies. Het was dus cruciaal dat iedereen enthousiast was en we onzekerheden wegnamen. Dat deden we door veel te delen met onze collega’s en hen echt te ontzorgen. Zo creëerden we een duidelijk format voor alle presentaties en liepen we alle scripts met ze door. Ook organiseerden we een extra oefendag voor alle collega’s om iedereen te laten wennen aan online presenteren en schoonheidsfoutjes uit presentaties te halen. Het resultaat? Ons hele organisatieteam vond het enorm leuk om te doen.” aldus Fleur.

Zoveel mogelijk het live gevoel creëren

Tijdens de uitvoer van het evenement wilde zij zoveel mogelijk het ‘live’ gevoel creëren. Daarom koos Fleur ervoor om de presentaties vanuit het grote podium in onze Grand Hall te streamen. “Zo zorgden we voor bekendheid onder de deelnemers, omdat zij vorig jaar zelf in die zaal zaten. We toonden ook foto’s van vorig jaar tussendoor, om de deelnemers het gevoel te geven dat zij er echt deelgenoot van zijn. Het grote 4K decor met de presentaties en ons logo maakte het af” geeft Fleur aan. Ze vervolgt: “De grootste uitdaging zat hem in het creëren van het live gevoel voor de sprekers. Normaal staan zij natuurlijk voor een groot publiek en nu moesten zij in een lege zaal voor een camera hun verhaal doen. Dat was wat onwennig, maar door de goede zorgen vanuit de kant van het NBC voelden zij zich al gauw op hun gemak.”

Ook online was interactie prima mogelijk

Bij een live evenement is interactie tussen de gasten een belangrijk onderdeel. Online is dit doorgaans lastiger te realiseren. Fleur legt uit hoe zij hier toch voor gezorgd hebben: “Tijdens de plenaire sessies was het mogelijk om vragen in te sturen en te chatten met ons team. We twijfelden vooraf of dit wel voldoende engagement op zou leveren, maar al gauw bleek dat veel deelnemers vragen instuurden. Sterker nog: er werden veel meer vragen gesteld dan normaal! Ik denk dat online de drempel lager is om een vraag te stellen dan in een grote zaal vol publiek. De deelnemers antwoordden ook op elkaar en er werd veel over en weer gecommuniceerd.”

Ook tijdens de subsessies en de pauzemomenten was er voldoende interactie. Fleur vervolgt: “Bij veel van de subsessies boden we de mogelijkheid om in te bellen met een videocall en zo live je vragen aan de spreker te kunnen stellen. Dit zorgde voor een persoonlijk één-op-één gevoel en gaf een leuke twist aan de sessies. De kijkers hadden zo het gevoel dat de spreker er echt voor hen was. Een andere leuke toevoeging die we hadden bedacht was de traditionele telefoonlijn. Alsof je op de radio inbelt. Onderin beeld verscheen ons telefoonnummer bij de kijkers. Zij konden dit nummer bellen en zo hun vraag of opmerking doorgeven. Door middel van een klassieke telefoon in de zaal kon de spreker deze vraag direct behandelen in de sessies en werd deze meegenomen in de livestream. Daar werd leuk op gereageerd!”

Lovende reacties

Tijdens het symposium bleek al snel dat de deelnemers het event als positief ervoeren. Zij waren positief verrast over de kwaliteit van de presentaties en de techniek. “Al met al waren zij gewoon blij dat we het symposium ondanks deze vreemde tijd gewoon hebben door laten gaan. Natuurlijk miste iedereen het live netwerken en de lekkere lunch, maar de deelnemers hadden zich in deze tijd geen beter alternatief kunnen wensen. Veel mensen gaven direct te kennen dat we dit altijd zouden moeten doen. Een beter compliment kun je volgens mij niet krijgen!” aldus Fleur.

Meer voordelen dan nadelen

En dat het Zermelo Symposium volgend jaar weer deels online zal plaatsvinden, weet Fleur wel zeker. “Het grappige is dat we het hier al een aantal jaren over hebben, maar het idee steeds ondergesneeuwd werd door de waan van de dag. Nu het dan ook echt moest, weten we zeker dat dit een blijvertje is. Het online aspect biedt veel meer voordelen dan nadelen. Zo was de drempel tot participeren lager voor de deelnemers en kunnen zij vanaf iedere locatie deelnemen. We zagen dan ook dat ruim 90 procent van de aanmeldingen daadwerkelijk aan het evenement heeft deelgenomen. Ook levert het voor ons meer interessante inzichten op. We weten hoelang mensen hebben gekeken en welke vragen zij hebben ingestuurd. Ik zie eigenlijk geen enkele reden om het niet in de toekomst toe te voegen aan een live event!”

Gouden tip van Fleur

Tot slot vroegen we Fleur naar haar gouden tip voor haar medeorganisatoren. Waar moeten zij aan denken bij het organiseren van een online evenement? Fleur vertelt: “Als ik één ding heb geleerd in dit proces is het ‘niet twijfelen, maar gewoon doen’. Online heeft vele mogelijkheden. Laat je er niet door uit het veld slaan, maar laat je leiden door de expertise van de locatie en specialisten. Maak het vooral niet te ingewikkeld. Het feit dat het evenement gewoon door kan gaan, zullen je deelnemers je echt in dank afnemen! Zorg wel dat je het evenement écht goed oefent en test. Liever een keer teveel dan te weinig. Oefenen is niet alleen leuk voor alle betrokkenen, maar ook extreem nuttig.”