Eventcase: binnen drie dagen geswitcht van live naar online event

Eind februari startte voor Karen Titulaer (Buro Bombarie) de voorbereidingen voor een congres dat op 25 september 2020 zou gaan plaatsvinden. De wereld zag er op dat moment nog heel anders uit, zo net voor de intelligente lockdown. De voorbereidingen voor het congres gingen zelfs in de maanden daarna gewoon door, ondanks de toen geldende maatregelen. Karen en haar opdrachtgever dachten allebei – zoals vrijwel iedereen in Nederland – dat men eind september wel gewoon weer bij elkaar kon komen.

“We dachten allemaal dat het coronavirus na de zomer wel weg zou zijn. In april heb ik mijn opdrachtgever wel gevraagd of ze misschien alvast wilden switchen naar een online congres, maar daar wilden zij niets van weten. Het was belangrijk voor hen om de gasten in de ogen te kunnen kijken. Een groot gedeelte van het programma draaide namelijk om de interactie tussen de gasten. We zouden hen bij elkaar aan tafel brengen zodat zij gezamenlijk konden discussiëren en van elkaar konden leren.’’ aldus Karen. De voorbereidingen voor het live congres gingen daarom gewoon door en het programma met goede sprekers stond op een gegeven moment als een huis.

We doen iets of we doen niets

Het zag er tot kort voor de dag van uitvoer rooskleurig uit. Tot er tijdens de persconferentie van 18 september jl. aangescherpte maatregelen werden aangekondigd. Dit zorgde ervoor dat Karen in een sneltreinvaart de mogelijkheden is gaan uitzoeken. In overleg met ons als locatie is zij met een voorstel naar haar opdrachtgever toegegaan. “De keuze was eigenlijk heel simpel: we doen iets of we doen niets” stelt Karen. “Drie dagen voor aanvang van het congres hebben we toen besloten om het evenement volledig online aan te gaan bieden. Op dat moment hadden we 150 aanmeldingen vanuit het hele land en dit aantal groeide alleen maar toen duidelijk werd dat het een online congres werd. Een mooie ontwikkeling!”

“Verplaatsen is overigens nooit ter sprake geweest. Het congres in kwestie is namelijk een jaarlijks congres dat precies past tussen de andere evenementen in de branche van mijn opdrachtgever. Bovendien keken de gasten er erg naar uit. Dit is namelijk voor hen hét congres over ontwikkelingen in het vakgebied.’’ vertelt Karen verder.

De switch van live naar online

Bij de switch van live naar online komt natuurlijk best het een en ander kijken. Gezien het korte tijdsbestek was het voor Karen en voor ons als locatie ook wel spannend of alles helemaal vloeiend zou verlopen. Sinds begin augustus beschikken een aantal zalen in het NBC gelukkig over permanente livestream camera’s. Een waardevolle aanvulling op het bestaande AV- en techniekpakket waardoor de switch naar online laagdrempeliger wordt. Karen vervolgt: “Voor mij als organisator was het fijn om te weten dat de juiste techniek al in huis was. Daarnaast heb ik in deze situatie goed kunnen schakelen met de eventmanager van het NBC. We wisten allebei dat we het online congres mogelijk gingen maken, maar we wisten in de twee dagen voorafgaand aan het congres nog niet precies hoe. En weet je wat het grappige was op de dag zelf? Niemand heeft iets doorgehad! Alsof we nooit iets anders hadden gedaan en alles gewoon zo hoorde te zijn. Een online event organiseren in een kort tijdsbestek is dus gewoon mogelijk!”

Aangepast programma

Uiteraard zijn er wel veel aanpassingen gedaan in het programma. Zo ging het van een dagvullend programma terug naar zo’n tweeënhalf uur. “Doordat de live interactie tussen de gasten wegviel, mis je een groot gedeelte van het programma dat je anders moet gaan invullen. De interactie heeft de opdrachtgever zelf op gang gebracht tijdens de livestream door met elkaar in gesprek te gaan over bepaalde onderwerpen. Met de inzet van het platform Padlet konden de gasten vanuit huis ‘meepraten’. Het is fijn dat dit zo kon, maar je mist wel de interactie in real-life en de directe feedback die je van de gasten krijgt.”

“Je kunt nu niet zien of de gasten het interessant vinden of hun aandacht verliezen. Normaal kun je bijvoorbeeld zien dat gasten beginnen te draaien op hun stoel of hun telefoon erbij pakken. Nu kun je alleen het aantal kijkers zien, hoeveel er bijkomen of juist afhaken. Daar kun je helaas niet op schakelen zoals je dat tijdens een live congres wel kunt.”

Er is nog zoveel wel mogelijk

Uit de evaluatie na het congres bleek echter dat het de gasten juist erg goed was bevallen. De voorkeur ging bij alle gasten weliswaar wel uit naar een live congres, maar ondanks dat vonden zij het toch zeer inspirerend. De gasten waren blij dat het congres toch doorgang had kunnen vinden, het was anders een te groot gemis geweest. En ook de opdrachtgever is het goed bevallen. Zo goed zelfs, dat zij overwegen nog een online congres aan te gaan bieden vanuit het NBC. “Dat is een mooie ontwikkeling, want je merkt gewoon dat we met z’n allen in kansen zijn gaan denken. Ook al kunnen we niet fysiek samenkomen, er is nog zoveel wél mogelijk waardoor evenementen, congressen en vergaderingen ondanks de maatregelen gewoon door kunnen gaan.” aldus Karen.

Gouden tips van Karen

Tot slot heeft Karen nog een tweetal gouden tips voor organisatoren die van live naar online willen omschakelen: “Wanneer je de switch maakt, moet je het programma en de tijdsduur aanpassen. Bij een online congres mis je simpelweg de dynamiek, interactie en concentratie die de gasten tijdens een live evenement wel hebben. Van de kijkers thuis kun je niet verwachten dat zij acht uur lang gefocust kijken naar een beeldscherm. Een tijdsduur van twee tot tweeënhalf uur past dus beter bij een online evenement. Eventueel aangevuld met een korte pauze zodat je de mensen thuis ook de gelegenheid biedt iets te drinken te pakken.”

En als laatste tip wijst Karen op de verschuivingen in het budget bij een online event. “Wanneer je overgaat tot een online event ga je een groter deel van je budget uitgeven aan techniek. Wees alleen niet bang dat je het budget zondermeer gaat overschrijden. Er vindt namelijk een verschuiving plaats. Je geeft minder tot geen budget uit aan catering en meer aan techniek. Dit houdt je budget in balans. Je kunt het natuurlijk zo gek maken als je wilt, maar wij zijn keurig binnen het budget gebleven ook al kwam er veel meer techniek bij kijken.”