Event case: een veilig hybride anderhalve meter evenement

Samen de handen ineenslaan voor een hybride event

De afgelopen periode riep veel vragen op bij de opdrachtgever. Want hoeveel gasten kan ik, met de anderhalve meterregel en het geplande programma, op locatie uitnodigen? En hoe zorgen we ervoor dat iedereen zich veilig voelt? Hoe stroomlijnen we daarnaast de ontvangst- en pauzemomenten over de dag? Overigens willen we daarbij nog wel de juiste beleving bieden voor onze gasten, want waarom zouden de gasten anders ons evenement bijwonen?

Onze motor begon direct te draaien en na vele afspraken en brainstormsessies met ons team, de opdrachtgever en leveranciers werd duidelijk hoe een evenement voor 300 gasten zich na 1 juli kon vormgeven. 300 gasten, opgesplitst in twee aparte onafhankelijke groepen en verdeeld over onze locatie en een online community. Met een draaiboek van zeventien pagina’s stonden alle neuzen dezelfde kant op en kon het hybride anderhalve meter evenement van start gaan.

Protocollen, garanties en maatregelen voor een veilig event

Met het waarborgen van anderhalve meter afstand en de getroffen maatregelen zag het event er iets anders uit dan normaal. Zo hebben we diverse protocollen opgesteld om de dag veilig en verantwoord te laten verlopen. Hoe dat eruit zag? In onderstaande video krijg je een goed beeld van het evenement. En vooral dat het – ook met de anderhalve meterregel – gewoon mogelijk is.

Een aantal details van hoe we het event hebben aangepakt, hebben we hieronder uitgelicht.

• Al op de parkeerplaats een scheiding van de groep gasten met twee ingangen en kleurzones;
• Desinfectiezuilen, stickers met de juiste looproutes en een anderhalve meter inrichting van onze locatie creëerden een veilige basis;
• Er werden ‘stoplichtzuilen’ bij de toiletten en de entree van de evenementenhallen geïnstalleerd, om op deze punten de doorstroom te reguleren;
• Als het ware vormden zich twee losse evenementen. Er werd over en weer gestreamd tussen de twee evenementenhallen. Middels een livestream tussen de hallen konden alle gasten dezelfde sprekers en sessies volgen, inclusief de online community die het event vanuit huis volgde;
• Met het concept ‘my personal event space’ genoot iedere gast op zijn of haar eigen tafel met stoel tijdens de pauzemomenten van de culinaire invulling.

Een tevreden opdrachtgever

Voor onze opdrachtgever mochten we een echt hybride én coronaproof event organiseren. En dat is mede dankzij het NBC een groot succes geworden. Alles was tot in de puntjes geregeld en het was een feest om met iedereen samen te werken. Tot de volgende!” – Van Hoof Produkties

Een geslaagd anderhalve meter evenement

Wij kijken terug op een geslaagd anderhalve meter evenement voor een grote groep gasten. Het geeft ons vertrouwen in onze werkwijze én heeft ons bevestigd dat we weer ‘los’ kunnen. Het was goed om te ervaren wat er wél allemaal mogelijk is! We hebben laten zien dat het kan! Ben jij de volgende? Plan een afspraak in met één van onze accountmanagers, want we hebben nog veel meer tips en tricks voor een veilig hybride event. We gaan graag met je in gesprek om de mogelijkheden te bespreken voor jouw evenement!