Etiquette bij een vergadering

1. Het goede voorbeeld geven

Verbeter de vergadering, begin bij jezelf! Zelf het goede voorbeeld geven, is de basis van succes. Wie zich niet aan de vergaderregels houdt, heeft ook het recht niet om anderen daar op aan te spreken. Dus: houd je voor de volle 100% aan de afgesproken etiquette van het vergaderen en laat daarmee aan anderen zien hoe het hoort.

2. Communicatiemiddelen uit

Focus op vergaderen zonder de afleiding en storende invloed van mobiele telefoons, tablets of laptops. Zorg dat aanwezigen alleen bezig zijn met de vergadering en niet met mailen, bellen, whatsappen, twitteren of facebooken. Iedereen laat communicatiemiddelen uit om onderbrekingen te voorkomen. Als je jouw communicatiemiddel echt niet uit kunt zetten, meld dit dan vóór de vergadering en neem alléén dat ene urgente telefoontje aan.

3. Geen bommen

Je kent ze wel, de ‘bommenleggers’. Mensen die met hun – soms dodelijke – opmerkingen, de discussie plat leggen en de sfeer negatief beïnvloeden. Laat dit soort bommen de discussie of de vergadering niet verpesten. De voorzitter heeft een belangrijke rol om de veroorzaker hier op aan te spreken. Maar ook andere aanwezigen kunnen hierop reageren. Bijvoorbeeld door een time out te nemen of er een humorvolle twist aan te geven.

4. Wees positief

Denk je in obstakels of in mogelijkheden? Zie je eerder kansen of bedreigingen? Besef, zeker als voorzitter, dat een positieve houding veel effectiever is voor het oplossen van problemen dan een negatieve houding. Het constructief formuleren van ideeën zorgt bovendien voor een goede sfeer. Mensen krijgen vaak meer energie van iets opbouwen dan iets afbreken. Een positieve houding helpt om problemen tijdens een vergadering juist te transformeren naar mogelijkheden voor verbetering en groei.

5. Participeer bewust

Als je niet-fysiek bij elkaar komt voor een vergadering, is het van belang om er mentaal wèl bij te zijn. Zit je in een conference call of OCS-meeting? Neem dan actief deel aan het gesprek. Succesvol virtueel vergaderen begint met volledige participatie. Dus zorg dat je niet met andere werkzaamheden bezig bent, zoals autorijden of lezen, en voorkom afleiding om je heen. Multitasken gaat niet samen met vergaderen, dus zorg voor 100% vergaderfocus!

6. Hard op de inhoud, zacht op de relatie

Een goede vergadering kenmerkt zich door focus op inhoud met respect voor de relatie. Oftewel, bestrijd het argument in plaats van degene die argumenteert. Het is voor een voorzitter belangrijk om de discussie te blijven overzien, zonder hier zelf aan deel te hoeven nemen. Zo kan hij of zij objectief ingaan op situaties waarin op de relatie in plaats van op de inhoud wordt gespeeld.

7. Eén centrale focus

Het doel van vergaderen, namelijk gezamenlijk overleggen, discussiëren, brainstormen of besluiten nemen, kan worden belemmerd door meervoudige discussies. Als er meerdere gesprekken tegelijk gaande zijn, valt dit niet centraal te volgen. Dit komt de besluitvorming niet ten goede. Een goede voorzitter houdt lijn in de discussie en voorkomt dat meerdere discussies tegelijk worden gevoerd of dat er onderling wordt gesmoesd.

8. Bereid je voor

Hoe beter deelnemers zich voorbereiden, hoe effectiever een vergadering verloopt en hoe korter vergaderingen duren. Het is het meest simpele en effectieve aspect van vergaderen dat in de praktijk het minst wordt uitgevoerd. Wil je vergadertijd reduceren? Zorg dan op tijd voor verspreiding van de agenda en de daarop genoemde stukken. Lees alles goed door, rond jouw actiepunten af en ken de voortgang van jouw projecten.

9. Wees duidelijk en transparant

Wees duidelijk en transparant. Gebruik liever Jip en Janneke taal, die voor iedereen te volgen en begrijpen is, dan jargon en wollige teksten. Dit bevordert begrip en een heldere, constructieve discussie. Vergaderen gaat over communiceren en communiceren lukt alleen als iedereen je begrijpt. Wie weet, nodig je daarmee anderen uit om jouw bijdrage verder te verbeteren.

10. Respecteer elkaar

Respect voor elkaar en voor het proces is de basis van een vruchtbare vergadering. Juist wanneer discussies hoog oplopen, is het belangrijk om elkaar te blijven respecteren.