Een uniek kijkje achter de schermen in de drukke juni maand

Of je nu een ervaren eventplanner bent of net bezig bent met de organisatie van jouw eerste event: alle eventorganisators hebben iets gemeen. Dat is de wens om een succesvol evenement te organiseren. Een evenement waarbij je als organisator ook gewoon van de dag kunt genieten. Het toeval wil dat wij precies dezelfde wens hebben als eventlocatie. Daarom zet ons gedreven en betrokken team zich iedere dag in om samen met onze opdrachtgevers een succes te maken van elk event.

Een gesmeerd event: wat komt daar bij kijken?

Dat gesmeerd lopende event komt natuurlijk niet zomaar tot stand. Neem nou als voorbeeld het evenement van ParkinsonNet van afgelopen woensdag. Wij mochten voor deze opdrachtgever een congres faciliteren en ontvingen 1.900 gasten. In de voorbereiding hebben we samen met de opdrachtgever gekeken naar de indeling en inrichting van de ruimtes. Er zijn plattegronden getekend, de culinaire line-up is bedacht, de AV-techniek is afgestemd en er is een uitgebreid draaiboek opgesteld. Wat deze partij nu echt bijzonder maakte? Dat de plenaire sessie vanuit twee ruimtes te volgen was. Onze maximale capaciteit voor een plenaire sessie in één ruimte is namelijk 1.750 gasten. Om ervoor te zorgen dat toch alle gasten de plenaire sessie konden bijwonen, hebben we een streamverbinding tot stand gebracht tussen de Event Hall en de Grand Hall. Dit werkte perfect!

Er is naast goedwerkende techniek en een smakelijke culinaire invulling overigens nog een belangrijke factor voor succes; ons team. Onder leiding van onze bevlogen floormanagers maakt ons hospitalityteam de eventbeleving voor de gasten compleet. Floormanager Desiree heeft je deze week trouwens een uniek kijkje achter de schermen gegeven tijdens haar werkdag. Haar functie binnen het team is cruciaal, aangezien zij voor opdrachtgevers een belangrijke schakel is. Ze is verantwoordelijk voor goed timemanagement, het briefen en aansturen van het team en om eventuele uitdagingen snel op te lossen. Samen met de opdrachtgever maakt zij een succes van ieder event! Je kunt de hele video hieronder bekijken.

Zomerse, culinaire invulling

Trek in carpaccio in een cone of tonijnlollies? Onze eigen keukenbrigade maakt onder leiding van chef-kok Robbert de lekkerste gerechten klaar. Smaken vanuit de hele wereld worden samen gecombineerd tot een heerlijke culinaire line-up. Robbert stelt bovendien ieder seizoen een nieuwe invulling samen zodat de lekkerste producten en ingrediënten van dat jaargetijde gebruikt kunnen worden. Dat is niet alleen heel lekker, maar ook nog eens een stuk minder belastend voor het milieu. Zo reduceren we energieverbruik voor de teelt en zorgen de ingrediënten van het seizoen daarnaast voor een betere voedingswaarde en meer smaak.

Highlight van de week

Iedere week vragen we een andere collega naar zijn of haar tofste moment van de week, maar ook naar de grootste uitdaging. Deze week is de beurt aan projectmanager Nicole. Met haar tomeloze enthousiasme zorgt zij voor de gehele invulling en voorbereiding van evenementen. Afgelopen week was zij verantwoordelijk voor twee grote events, namelijk het ParkinsonNet congres en een congres voor de RVO met 950 gasten. Nicole’s highlight draait deze week om een vroege start van de werkdag. “Voor het evenement van ParkinsonNet zijn we de dag om 5 uur in de ochtend begonnen, samen met het team en de opdrachtgever. Dat was heel vroeg, maar de sfeer was supergoed. We gingen echt samen als een team een succes maken van de dag.”

De uitdaging van Nicole vond plaats tijdens het evenement van RVO. “De opdrachtgever had custom made content aangeleverd voor een groot aantal schermen, wat vooraf geprogrammeerd was. Op de ochtend van het event bleek er echter iets niet goed te gaan. Op dit soort momenten is het superfijn dat we een vaste AV-techniek partner hebben die tijdens events aanwezig is. Ik heb dus snel kunnen schakelen met AVEX en we hebben het op tijd opgelost.”

Behind the scenes

Op ons LinkedIn kanaal hebben we afgelopen week verschillende video’s gedeeld waarmee je een uniek kijkje achter de schermen krijgt. Op ons Instagram kanaal delen we echter nog meer behind the scenes beelden. Dus ben je bijvoorbeeld benieuwd naar de op- en afbouw van een beurs, unieke programmaonderdelen, een letterlijk kijkje in de keuken of tof entertainment tijdens events? Volg ons dan vooral op Instagram!