Een succesvol registratieproces op locatie

Het verloop van de registratie

Een succesvol registratieproces bestaat uit verschillende stappen die jouw gasten doorlopen. Dit begint uiteraard al bij het inschrijven of aanmelden. Een goed registratieproces bevat wat ons betreft in ieder geval onderstaande elementen.

1. Online inschrijven via evenementwebsite of registratieplatform
2. QR-code toegestuurd krijgen via mail of sms
3. QR-code scannen op locatie
4. Persoonlijke badge wordt geprint on demand
5. Keycord badgehouder pakken
6. Jas ophangen in de garderobe
7. Kopje koffie drinken voor de opening

Wanneer jouw deelnemers zich online inschrijven, krijgen zij een aantal dagen voor het evenement een QR-code toegestuurd. Bij binnenkomst kunnen ze deze laten scannen aan een balie of dit zelf doen bij een scanpaal. Vervolgens wordt een persoonlijke badge geprint en kan deze in een houder gedaan worden. Hierna kunnen de gasten hun jas ophangen bij de garderobe en nog even een kopje koffie drinken voor de start van de plenaire opening.

Wat heb je nodig voor een goed registratieproces op locatie?

Door onze jarenlange ervaring in het organiseren van zakelijke bijeenkomsten, weten wij exact wat er nodig is voor een soepele registratie. Om ervoor te zorgen dat jouw registratieproces op locatie zo soepel mogelijk verloopt, heb je een aantal zaken nodig.

Registratiebalies

Een registratieproces is uiteraard niet compleet zonder registratiebalies. Bij het NBC hebben wij maar liefst zes registratiebalies die ingezet kunnen worden op jouw evenement. Deze balies zijn allen voorzien van een scherm aan de voorzijde. Naast de standaard templates is het mogelijk om deze schermen volledig te branden met een eigen afbeelding of video. Houd hierbij wel in gedachten dat het voor de gasten duidelijk moet zijn aan welke balie zij zich moeten melden als je met een speciale indeling werkt.

Goede indeling

Hoe de registratiebalies ingedeeld worden, speelt een belangrijke rol bij de snelheid van het gehele proces. Om de registratie goed door te laten lopen, raden wij het aan om niet alle handelingen bij een en dezelfde balie uit te voeren. Laat de gasten na het scannen van de QR-code en het krijgen van hun badge een aantal meter verderop pas een keycordhouder pakken. Zo kun je  een opstopping en een lange rij voorkomen. Als er veel sprekers, standhouders of journalisten aanwezig zijn, raden wij het aan om een balie enkel voor hen te gebruiken. Zo kunnen zij snel geholpen worden en eventueel naar de juiste ruimte begeleid worden.

Duidelijke routing

Het moet bij binnenkomst direct duidelijk zijn voor jouw gasten waar ze zich moeten melden. Daarom is het belangrijk dat de routing goed aangegeven wordt. Dit kan natuurlijk met afzetkoorden, maar dit kan ook met brandingselementen, zoals roll-up banners, ballonnen of een loper in de huisstijlkleur. Of je dit nu groots of juist klein wil aanpakken, het belangrijkste is dat de gasten meteen de goede kant op gaan.

Gastheren en/of gastvrouwen

Eenmaal bij de balies aangekomen, is het belangrijk dat de bezoekers goed ontvangen worden. De gastheren of -vrouwen die je inzet kunnen mensen van de organisatie zijn, maar het is ook mogelijk om hosts of hostessen in te zetten die het registratieproces overnemen. Hosts en hostessen kunnen op professionele en snelle wijze jouw gasten helpen tijdens het registratieproces en gedurende de hele dag. Zo hoeft de organisatie zich hier geen zorgen over te maken en kan zich focussen op het evenement zelf.

Badges

Tot slot zijn er natuurlijk de badges. Een badge kan veel verschillende doeleinden hebben. Zo kan hier het persoonlijke programma van een deelnemer opstaan wanneer er zelf voor sessies is gekozen. Maar badges bieden natuurlijk ook de ideale mogelijkheid om te netwerken met elkaar. Dit kan door belangrijke punten, zoals functie of bedrijf, duidelijk in beeld te zetten of door te werken met een kleurensysteem.

Digitale registratie

Wanneer er gebruik gemaakt wordt van niet digitale registratie worden de badges van tevoren uitgeprint en op alfabetische volgorde klaargelegd voor de registratie. Dit is een werkwijze waar al lang mee gewerkt wordt, maar wij raden het echter aan om over te stappen op digitale registratie. Dit scheelt niet alleen heel veel tijd voorafgaand het evenement, maar ook wanneer de deelnemers aan de balie staan om zich te registreren. Door de deelnemers zich digitaal te laten registreren, moet er bij binnenkomst enkel een code gescand worden en de badge wordt on demand geprint. Naast het besparen van tijd voorkom je zo ook dat ongebruikte badges weggegooid worden.