De veranderende zoektocht naar een evenementenlocatie

Is de hoofdrol in de zoektocht naar een locatie inmiddels voor het internet? Nee, dat denkt Justin niet. “Het online platform is voor de eerste selectie en het inwinnen van referenties een goed criterium, maar top-of-mind blijft voor de échte eventmanager vaak nog bepalend. Locaties worden regelmatig gekozen op basis van ervaringen uit het verleden of een directe referentie. Als jij – of iemand die je vertrouwt – goede ervaringen heeft met een locatie, is het een veilige keuze om daar (weer) voor te kiezen.”

“Onderschat de waarde niet van mond-tot-mondreclame (referenties). Die mond-tot-mondreclame vindt tegenwoordig deels online plaats. Niet alleen je website is belangrijk, maar ook social media speelt een grote rol in je (online) reputatie. Oude dikke boeken die doorgebladerd worden behoren tot de verleden tijd.”

Veranderingen zijn eng als je succesvol wilt zijn

“Als je goede ervaringen met een locatie hebt, is het prettig en veilig om daar weer naartoe te gaan. Je wilt immers als opdrachtgever succesvol zijn. Je zoekt een locatie waar het mee klikt, waar je succes mee hebt en waar ze jouw taal spreken. Voor de professionele boeker van grote events zal de top-of-mind-ervaring dan ook leidend blijven. De bedrijven die af en toe een event organiseren zullen veel sneller online gaan zoeken. Het nadeel van top-of-mind zijn, is dat opdrachtgevers niet altijd een actueel beeld hebben en soms niet op de hoogte zijn van innovaties en nieuwe mogelijkheden.”

Voel je je thuis?

We willen elkaar nog steeds zien, voelen, horen en begrijpen.

“Natuurlijk is de vestigingsplaats en het budget uiteindelijk voornamelijk bepalend voor de selectie van een locatie, maar excellente hospitality maakt de beleving groter. Het zorgt ervoor dat je als opdrachtgever graag terugkomt bij een volgende evenement. Een evenementenlocatie moet dan ook optimaal benaderbaar zijn. Niet alleen per telefoon of mail, maar ook de mensen die er werken. Hoe makkelijk kun je praten over eventuele problemen? Hoe worden problemen opgelost? Hoe snel krijg je je offerte? En hoever denkt de locatie met je mee? Allemaal zaken die zeker niet onbelangrijk zijn voor boekers. De vraag naar live ontmoetingen blijft toenemen. Aan de ene kant zien we dat we helemaal social media gaan, maar aan de andere kant willen we elkaar nog steeds zien, voelen, horen en begrijpen.”

De expertise zit bij de locatie.

De zoektocht naar een one-stop-shop

“Wat veel opdrachtgevers zich nog niet volledig realiseren, is dat de zoektocht naar een locatie tegenwoordig tegelijkertijd de zoektocht is naar een AV-leverancier, een hostessbureau, een cateraar en een beveiligingsbureau bijvoorbeeld. Locaties worden allemaal steeds meer een one-stop-shop. De expertise zit bij de locatie. Locaties hebben de rol van het evenementenbureau voor een groot deel overgenomen. Waar een bureau vroeger heel veel dingen deed (licht, geluid, planning, producing, etc.), zie je dat die rol naar de locatie is verschoven. Bureaus kunnen zich hierdoor meer op de inhoudelijke kant van een bijeenkomst focussen en de communicatie daaromheen. Als je elkaar aanvult, dan kun je pas écht mooie evenementen realiseren.”

Heb je echt 10 weken nodig om te beslissen?

“De perfecte opdrachtgever betrekt de locatie en alle partners in een vroegtijdig stadium bij het evenement en geeft volledige openheid van zaken over de verwachtingen, aantallen en budgetten. Zo kunnen alle experts hun bijdrage leveren. Hoe eerder de keuze gemaakt is welke locatie de opdracht krijgt, hoe eerder je aan de slag kunt met de inhoudelijke productie. Er wordt tegenwoordig veel tijd verloren bij het vergelijken van offertes. Wij leggen binnen 3 dagen een op maat gemaakte offerte op tafel. Vervolgens heeft de opdrachtgever 10 weken nodig om te beslissen. Die 10 weken kun je ook gebruiken om inhoudelijk te kijken hoe we ervoor kunnen zorgen dat de content van de dag optimaal vormgegeven wordt.”

“Qua prijzen gaat het over marginale verschillen, terwijl een keuze gemaakt zou moeten worden die gebaseerd is op kwaliteit. Dat is natuurlijk lastig, want het kwalitatieve oordeel volgt pas tijdens de uitvoer van het evenement. Dan is het te laat om bij te sturen. Daarom is vertrouwen en sociale reputatie zo belangrijk. Dit is ook de reden dat opdrachtgevers snel teruggaan naar de locatie waar ze tevreden mee zijn. Why change a winning team? Maar we moeten zeker niet vergeten om elkaar altijd scherp te houden en te informeren over vernieuwde mogelijkheden.”