De ultieme tips om je sprekers klaar te stomen voor jouw online evenement

1. Betrek je sprekers bij welke techniek je gaat gebruiken

Voor het succes van je online evenement is het belangrijk dat alle betrokkenen weten welke technieken en tools je in gaat zetten. Om optimale presentaties te verzorgen, is het raadzaam om je sprekers echt te betrekken bij dit proces. Zo kun je vroegtijdig afstemmen waar elke spreker behoefte aan heeft en hier rekening mee houden in de uitvoer van je event. Hieronder vind je een aantal technische vragen die het afstemmen waard zijn:

• Gebruik je een volledig eventplatform waarin de sessies gelivestreamd worden of kies je voor Zoom of Microsoft Teams?
• Gebruik je een statische camera of kan deze meebewegen met de spreker?
• Hoeveel cameraposities zijn er en wanneer moet de spreker in welke camera kijken?
• Belt de spreker in vanaf een externe locatie? Via welk platform moet dat dan?
• Welke techniek of apparatuur heeft de externe spreker nodig? Hoe zorg je voor de beste beeldkwaliteit?
• In het geval van een live presentatie op locatie: ziet de spreker zijn presentatie of tekst?
• Ziet de spreker de deelnemers of juist niet?
• Kan de spreker tijdens de presentatie de interactie aangaan met deelnemers of alleen zenden?
• Moeten sprekers zelf content en video’s uploaden of wordt dit gedaan?
• Is er ruimte voor vragen vanuit deelnemers en hoe gaat dit in zijn werk?

Dit is overigens een goede manier om het kennisniveau van je sprekers met betrekking tot online presenteren te toetsen. Veel sprekers die enige ervaring hebben met online presenteren zullen deze vragen ook zelf stellen. Desalniettemin is het voor jou als organisator belangrijk om met alle sprekers deze vragen door te nemen. Plan bijvoorbeeld een aantal calls in met de spreker in de weken voor het evenement. Zo kun je afstemmen hoever jullie zijn, of alles duidelijk is en of de spreker nog technische vragen heeft.

2. Timing is everything

Als online eventorganisator kruip je als het ware in de huid van een televisiemaker. Waar het bij een live evenement geen dooddoener is als de keynote presentaties uitlopen, is timing bij een online event cruciaal. Je online deelnemers volgen het programma zoals je vooraf hebt vastgesteld, dus wanneer de ene sessie is afgelopen begint de andere weer. En je wilt voorkomen dat je deelnemers een deel van de volgende sessie missen, want dan haken zij misschien wel af. Kijk daarom kritisch naar de duur van de presentaties en stem dit goed af met de sprekers. Hoe lang mag de presentatie maximaal duren? Is er ruimte voor vragen? Hoeveel seconden telt de aftelklok? Wees ook niet huiverig om je sprekers erop te wijzen dat hun presentatie te lang of te kort is. Uiteindelijk willen jullie beiden maar één ding: de deelnemers boeien.

3. De juiste mix van vooraf opgenomen en live sessies

Natuurlijk is ‘live’ presenteren voor een spreker het leukst om te doen. Maar hoe meer live elementen je in je programma integreert, hoe meer er fout kan gaan. Daarom is het aan te raden om een groot deel van de presentaties vooraf op te nemen. Door je sessies vooraf op te nemen loopt je programma gestroomlijnder en heb je minder zorgen op het moment van uitvoer. Inventariseer goed bij welke spreker s het slim is om de sessie eerder op te nemen en bij welke sprekers het live element juist belangrijk is. De ene spreker verliest wellicht kracht bij een vooraf opgenomen sessie terwijl de andere spreker hier weer mee geholpen is. Heb je een spreker geboekt waarvan je de kans groot acht dat de sessie uit kan lopen? Bijvoorbeeld omdat het verhaal heel boeiend is of omdat je dat eerder hebt meegemaakt? Neem de sessie dan vooraf op zodat je uitloop kan voorkomen.

Je kunt ook een ‘simulive’ variant van je vooraf opgenomen sessies maken. In deze vorm kunnen jouw deelnemers tijdens het kijken van de sessie hun vragen insturen, welke de spreker of een moderator live beantwoordt via chat. Dit is een handige manier om interactie toe te voegen!

4. Waarborg de kwaliteit bij sprekers op een externe locatie

Kies je ervoor om sommige sprekers vanuit huis of kantoor een sessie op te laten nemen? Brief hen dan goed over de uitstraling die je wilt bereiken. Waar moeten zij zitten? Tot hoever is de spreker in beeld? Welke apparatuur hebben zij nodig? Hoe dienen zij de audio op te nemen? Om zeker te weten dat het er naar wens uitziet, kan het een slim idee zijn om de opnameapparatuur voor hen verzorgen.

5. Het is nog belangrijker hoe de spreker overkomt

Bij het bekijken van een online evenement vallen details veel meer op dan bij een live event. Non-verbale communicatie is minder goed mogelijk en deelnemers zien de spreker ineens pontificaal in beeld in plaats van op een afstand. Daarom valt bijvoorbeeld extra op wat de gezichtsuitdrukking is, hoe het haar zit of welke kleding de spreker aan heeft. Daarom is het extra belangrijk om hier de regie in te nemen als organisator. Stem duidelijk met je sprekers af hoe zij voor de dag dienen te komen en welke kleding zij aan moeten doen. Zo is het af te raden om kleding te dragen met streepjes of blokjespatronen, want dit komt niet mooi over op beeld. En zie je tijdens het opnamemoment dat het haar van een spreker niet goed zit? Schroom niet om hier iets van te zeggen!

Daarnaast is het juiste energielevel cruciaal. Een spreker die normaal gesproken over het hele podium beweegt, wil je niet stil voor een camera neerzetten. Hou hier dus rekening mee bij het kiezen van de setting. Energieke sprekers hebben de ruimte nodig en een camera die hen volgt, terwijl andere sprekers prima in een studio kunnen presenteren.

6. Steek extra tijd in de test & try-out

Om te voorkomen dat jij en je sprekers tijdens de livegang voor verrassingen komen te staan, is het zaak om goed te repeteren. Zorg dat je het volledige evenement minimaal één – en bij voorkeur twee – keer helemaal doorloopt. Zo kunnen je sprekers wennen aan de nieuwe manier van presenteren en weten zij precies in welke camera’s zij moeten kijken. Ook wanneer zij op afstand presenteren, is het belangrijk dat zij participeren in deze oefenronde.

In de test & try-out kom je er ook achter welke programmaonderdelen te lang of te kort zijn. Je kruipt als het ware in de huid van je deelnemer en bekijkt hoe het eindresultaat van het online evenement eruitziet. Zo zie je bij welke spreker je de setting, de inhoud of de uitstraling misschien nog kunt verbeteren.