De routing en tijdsduur van het registratieproces

Duidelijke routing begint al op de parkeerplaats

Wanneer jouw deelnemers aankomen op locatie moet het voor hen direct duidelijk zijn waar ze zich moeten melden. Soms kan dit zelfs al buiten het pand zijn wanneer je werkt met verschillende ingangen. Hiervoor zouden bij het NBC de grote LED schermen ingezet kunnen worden die buiten het pand zijn geplaatst in de zomer van 2019.

Op de oranje toren bevindt zich een XXL LED wall en boven beide tourniquetdeuren bevinden zich twee grote LED schermen. Hierop kan duidelijk aangegeven worden welke ingang voor wie bestemd is, of dat er een entree gesloten is. Daarnaast is het mogelijk de entree nog verder aan te kleden met vlaggen in onze 16 masten of een loper in de huisstijlkleur.

De inzet van brandingselementen

Bij binnenkomst moeten de gasten in een oogopslag kunnen zien waar zij zich kunnen registreren. Je kunt dit natuurlijk op een eenvoudige manier doen met afzetkoorden of een doorverwijzingsscherm te werken, maar dit kan natuurlijk specialer.

Zet de route bijvoorbeeld af met brandingselementen, zoals een loper in de huisstijlkleur, levensgrote blokletters of ballonnen. Zo is het niet te missen waar jouw gasten naar toe moeten. Daarnaast draagt het inzetten van brandingselementen en de huisstijl bij aan de gehele ervaring van de bezoekers en verbeterd het de naamsbekendheid.

Waar hangt de tijdsduur vanaf?

De duur van het registratieproces hangt af van een aantal factoren. Ten eerste moet je kijken naar hoeveel stappen de deelnemers moeten doorlopen. Werk jij bijvoorbeeld niet met badges, dan vervallen de stappen van het printen van een badge en deze in een keycordhouder stoppen. Dit zijn een aantal stappen minder en daardoor duurt het doorlopen van dit proces minder lang. Wanneer er meerdere stappen zijn, is het verstandig om dus ook meer tijd te rekenen.

Daarnaast speelt de complexiteit van het proces een rol. Het handmatig zoeken van de juiste badge aan de hand van lijsten, neemt bijvoorbeeld veel meer tijd in beslag dan wanneer de deelnemers zelf hun code kunnen scannen en direct een badge geprint krijgen. Dit laatste is een eenvoudiger proces en kost daarom minder tijd. Het is belangrijk om goed te kijken naar hoe uitgebreid het registratieproces is. Hoe uitgebreider het proces, hoe meer tijd je hiervoor moet rekenen.

Langer ontvangst

Kies je voor een langer ontvangst van bijvoorbeeld een uur? Houd er dan rekening mee dat veel mensen alsnog in het tweede halfuur zullen komen. Mensen nemen graag de tijd in de ochtend en willen vaak niet een uur lang wachten tot de opening van een evenement.

Meer snelheid door hosts

Om meer vaart aan het registratieproces te geven, kan het verstandig zijn om dit aan ervaren professionals over te laten. Met de inzet van hosts of hostessen ben je er van verzekerd dat je gasten op snelle en gastvrije wijze geholpen worden. Naast snelheid in het registratieproces betekent dit ook dat de organisatie zich volledig kan focussen op het evenement.