De 30 beste tips voor jouw volgende evenement

Een goede voorbereiding is het halve werk

1. Stel één iemand uit het team aan als budgetbewaker om het overzicht van alle kosten die gemaakt worden te bewaken. Zo voorkom je dat verschillende mensen uitgaven maken en het kostenplaatje onoverzichtelijk wordt.

2. Het is bijna onvermijdelijk dat er onverwachte kosten gemaakt worden bij de organisatie van het event. Deel daarom van tevoren je budget zo in dat er zo’n tien procent gereserveerd is voor onvoorziene kosten. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.

3. Stel een draaiboek samen. Een goed draaiboek zorgt voor structuur en een duidelijke rolverdeling. Vermeld in het draaiboek alle praktische informatie over het programma, de organisatie en de leveranciers. Limiteer het wel tot alleen de nodige informatie en pas dus op dat het niet te veel wordt.

4. De op- en afbouw van je event is net zo belangrijk als het event zelf. Maak daarom drie aparte draaiboeken: één voor de opbouw, één voor het event zelf en één voor de afbouw. Zo zorg je ervoor dat elk stadium goed verloopt en voorkom je information overload..

5. Wanneer je audiovisuele techniek inzet op je event moet je voldoende tijd nemen om zaken af te stemmen met de eventlocatie. Doe dit niet later dan een maand van tevoren, want sommige techniek, licht of geluid moet worden ingehuurd of speciaal worden ontwikkeld.

6. Een duidelijk aanmeldproces is één ding. Een duidelijk afmeldproces is een tweede. Zorg dat het voor je deelnemers duidelijk is hoe ze zich kunnen afmelden voor je event en stuur een aantal dagen vooraf een herinnering. Zo dring je het aantal no shows terug en ga je onder andere voedselverspilling tegen.

Het programma en de invulling

7. Laat je niet verleiden om meteen met de invulling van je event aan de slag te gaan. Om hierin de juiste keuzes te maken, moet je eerst je doelstellingen en doelgroep vaststellen. Pas als je dat voor ogen hebt, kun je een invulling kiezen die hier echt bij aansluit.

8. Geef je deelnemers voldoende rustmomenten tussen de sessies door. Wanneer zij de hele dag informatie tot zich moeten nemen, slaan zij dit minder goed op. Plan daarom voldoende pauzemomenten in en bied je bezoekers de mogelijkheid om in de pauzes actief bezig te zijn. Wat dacht je van tafeltennis, air hockey of een potje darten?

9. Kies je voor een beursvloer op je evenement? Overweeg dan om de lunchpauze te verlengen tot zo’n twee uur en verwerk verschillende cateringpunten tussen de beursstands. Zo weten de standhouders dat er in ieder geval twee uur lang gasten op de beursvloer zijn.

10. Voorkom dat je deelnemers een after-lunch-dip krijgen en kies voor een lichtere culinaire invulling met veel eiwitten en vitaminen.

11. Wanneer je het programma samenstelt, plan dan de belangrijkste sessies in de ochtend. Dan zijn mensen nog fris en houden ze meer informatie vast.

12. Zorg dat je sessies en keynotes niet langer duren dan anderhalf uur. Hoe interessant een spreker ook is, je wilt niet dat de deelnemers hun concentratie verliezen.

13. Houd de aandacht van je gasten vast tijdens presentaties door de interactie op te zoeken. Betrek je bezoekers bij de presentaties door middel van interactieve tools, zoals BuzzMaster of PresentersWall.

14. Zorg voor een knallende afsluiting of populaire spreker aan het eind van de dag. Hiermee voorkom je dat de deelnemers halverwege afhaken en blijven zij gemotiveerd om tot het eind van de dag te blijven.

Marketing en communicatie rondom je event

15. Kies een duidelijke huisstijl voor je evenement en laat dit terugkomen in alle uitingen voorafgaand, tijdens en na je event. Denk hierbij aan bijvoorbeeld specifieke kleuren of lettertypes. Zo creëer je herkenbaarheid rondom het event.

16. Zet een app of een responsive website in voor je event in plaats van een standaard programmaboekje. Hiermee kun je bijvoorbeeld je deelnemers presentaties laten downloaden of met elkaar in contact brengen.

17. Kies twee of drie social media kanalen uit om te gebruiken voor je eventcommunicatie. Op die manier kun je je aandachtig op deze kanalen focussen en ben je niet op meerdere kanalen ‘half’ actief.

18. Maak een contentkalender aan en plan in welke content je waar en wanneer gaat delen. Zo heb je een duidelijk overzicht van alle communicatie rondom jouw event. Ook stimuleert dit je om daadwerkelijk de bedachte content te plaatsen.

19. Kies een speciale #hashtag voor je evenement die je gebruikt in al je communicatie-uitingen. Zo creëer je interactie rondom het event en breng je bezoekers met elkaar en met de organisatie in contact.

20. Video is één van de meest populaire vormen van content op social media en zorgt voor het meeste bereik en engagement. Maak daarom voor meer exposure social media video’s waarin je bijvoorbeeld sprekers interviewt, een kijkje achter de schermen geeft of alvast vertelt wat de gasten mogen verwachten op het event.

21. Zet social media advertenties in om nog meer mensen te bereiken. Door uitgebreide targetingmogelijkheden kun je de ideale doelgroep voor jouw event bereiken met deze advertenties.

22. Stimuleer je deelnemers om online over jouw event te praten met een social media wall. Tijdens het event worden op een groot scherm alle social media berichten met een gekozen hashtag getoond.

23. Verzamel op je event voldoende content zodat je dit kunt gebruiken voor de opvolging van je event. Aan de hand van je contentkalender weet je precies wat je nodig hebt.

24. Livestream sessies of sprekers via social media. Zo bied je de mensen die niet aanwezig kunnen zijn bij deze sessies of op jouw event de kans om de presentaties live (of later) te kijken.

25. Nodig relevante bloggers en influencers uit voor je event. Vraag hen bijvoorbeeld te bloggen of een verslag uit te brengen van de dag. Zo bereik je niet alleen de bezoekers van je event en je eigen fans, maar ook de volgers van deze influencers.

26. Na afloop van je event is het belangrijk om door te gaan met de communicatie. Door middel van een opvolging via social media of nieuwsbrieven houd je de deelnemers warm tot het volgende evenement.

Na afloop van je evenement

27. Deel na afloop een aftermovie van je event. Zo kunnen de deelnemers terugblikken op het event en kunnen de thuisblijvers zien wat ze gemist hebben.

28. Houd een interne evaluatie met het team en kijk terug naar wat wel en wat niet goed ging tijdens het evenement. Documenteer deze punten en sla ze goed op. Wanneer je een volgend event organiseert, kun je deze punten erbij pakken.

29. Niet alleen het verloop van het event moet geëvalueerd worden, maar ook de invulling. Bekijk welke sprekers, onderwerpen of sessies goed aansloegen bij het publiek, zodat je dit bij de invulling van je volgende event kunt meenemen.

30. Verstuur na ongeveer een week een feedbackformulier naar de deelnemers. Op deze manier verzamel je waardevolle data en hoor je de meningen van de aanwezigen. Bij het organiseren van een volgend evenement kun je deze punten meenemen.