7 lessen van eventmanagers, voor eventmanagers

1. Realiseer je dat een event nooit perfect zal gaan

Als eventplanner ben je met zoveel tegelijk bezig en wil je deze dingen vanzelfsprekend allemaal goed doen. Perfectionisme komt hierbij al gauw om de hoek kijken. “Perfectionisme is een soort schild; als ik alles perfect doe, kan ik zo min mogelijk kritiek of de schuld krijgen” aldus auteur en hoogleraar Brené Brown. Maar juist bij events zijn er zoveel factoren waarop je geen invloed hebt, waardoor er eigenlijk altijd wel iets gebeurt dat je niet gepland had. Laat je hierdoor niet uit het veld slaan. Realiseer je dat het erbij hoort en denk samen met alle stakeholders na over een oplossing.

2. Je leveranciers zijn onderdeel van het team

In de voorbereiding en tijdens je event heb je met veel leveranciers te maken. Zorg dat je jezelf niet ziet als hun opdrachtgever, maar hen juist integreert als onderdeel van het team. Hier zullen ze je absoluut om waarderen en zo bereik je betere resultaten.

3. Communicatie is één van je belangrijkste capaciteiten

Events are all about people. Je bent continu in contact met mensen en daarom is het belangrijk dat je verwachtingen en afspraken duidelijk communiceert. Stem bijvoorbeeld zaken liever telefonisch af dan in ellenlange mails, maar stuur nog wel een bevestiging op ‘papier’. Zorg dat alle betrokkenen weten waar ze aan toe zijn. Luister goed en vat samen. De opdrachtgever wil vaak een hele hoop. Aan jou de taak om dit te vertalen in een beknopt en werkend concept. Onderscheid je met de ‘you-factor’.

4. Wees flexibel in de inhoud

Bij de organisatie van een evenement is er vrijwel niets in beton gegoten. Draaiboeken, programma’s en plattegronden zijn natuurlijk belangrijk, maar het zijn vaak juist de creatieve ad-hoc ideeën die het verschil maken. Wees daarom flexibel en beweeg mee wanneer er een idee afgeschoten wordt of de opdrachtgever het roer helemaal om wil gooien. Of wanneer bijvoorbeeld op de dag zelf blijkt dat een spreker met griep op bed ligt. Als eventmanager dien je juist in deze situaties met een oplossing te komen die het event ten goede komt. Breng daarom van tevoren alle mogelijke situaties in kaart zodat je weet hoe je moet handelen.

5. Omarm technologieën om je werk makkelijker te maken

De snelle technologische ontwikkelingen van de afgelopen jaren zorgen ervoor dat je steeds meer tools, apps en andere technische snufjes voor handen hebt. Maak hier gebruik van, want het werken met slimme technologieën is binnen no-time het ‘nieuwe normaal’. De eventmanager van de toekomst is als eerste op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Verdiep je dus in de wereld van event apps, online boekingsplatformen, eventmanagement software en artificial intelligence. Zo kun je zowel voor jezelf als voor je opdrachtgever het verschil maken.

6. Lastige opdrachtgevers leren je het meest

Soms tref je een opdrachtgever en denk je: dit is een match made in heaven. Het komt natuurlijk ook regelmatig voor dat je toch iets minder goed matcht met een opdrachtgever. Laat je hierdoor niet afschrikken, maar zie dit juist als een moment waarin jij jezelf als eventmanager kunt ontwikkelen. Dealen met ‘lastige’ opdrachtgevers is nu eenmaal onderdeel van je werk. Door de dialoog met hen aan te gaan, leer je beter communiceren in moeilijke situaties, sluit je betere compromissen en schep je helderdere verwachtingen.

7. Omring jezelf met inspirerende eventprofessionals

Er worden talloze mooie evenementen georganiseerd, zowel nationaal als internationaal. Laat je hierdoor inspireren! Daarnaast geldt het motto ‘delen is vermenigvuldigen’ ook zeker in de evenementenbranche. Probeer jezelf te verbinden met collega-eventprofessionals waarmee je kennis kunt delen. Wissel creatieve ideeën met elkaar uit. Ga bijvoorbeeld eens naar een netwerkclub voor eventmanagers, ga de interactie aan in LinkedIn-groepen en woon regelmatig een event uit de branche bij.