De holy grail van ieder event: 5 tips voor een goed draaiboek

1. Vier eisen aan een goed draaiboek

Het draaiboek is het belangrijkste communicatiestuk voor iedereen die betrokken is bij jouw evenement. Als je een goed draaiboek hebt, weet iedereen wat er komen gaat en wie welke verantwoordelijkheden heeft. Het draaiboek moet daarom 1. overzichtelijk, 2. begrijpelijk, 3. informatief en 4. beknopt zijn, zodat iedereen die een bijdrage aan het event levert er mee overweg kan.

2. Drie draaiboeken: alsof één niet genoeg is

We horen je al denken ‘Drie draaiboeken, is één niet voldoende?’ Maar vergeet niet dat je voor de opbouw en afbouw – naast het evenement zelf – ook alles graag picobello geregeld wilt hebben. Een apart draaiboek is hiervoor een fijne houvast. Nu je bekomen bent van de schrik, kun je met de volgende tips aan de slag.

3. Wat staat er in zo’n draaiboek?

In het draaiboek noteer je alle activiteiten die tijdens de uitvoeringsfase moeten worden verricht. Het draaiboek bestaat uit een algemeen deel met contactgegevens van de organisatie, betrokken partijen, leveranciers en andere relevante (hulp)organisaties. Hierna volgt meestal een programma. Voor een dag die volledig op rolletjes verloopt, geef je in het draaiboek aan wat, wanneer, door wie en waar moet worden uitgevoerd. Je sluit het draaiboek af met de bijlagen.

Opbouw: dit draaiboek is onder meer voor het gereedmaken van de locatie, het aankleden van de ruimte(s), voorbereiden van de catering en het huisvesten van je gasten.

Evenement zelf: het draaiboek voor ‘the big day’ is het meest gedetailleerd. Per programmadeel is de regie van je event volledig uitgeschreven. Als er iets fout gaat, kun je het immers niet meer overdoen, dus moet je ervoor zorgen dat het in één keer goed gaat. Het uiteindelijke resultaat is wat je gasten mee naar huis nemen, ongeacht de hoeveelheid werk die je hebt verzet. Door alle activiteiten gedurende de dag goed uiteen te zetten, kan een kind de was doen. Noem ieder actiepunt! Denk bijvoorbeeld ook aan (kleine) zaken zoals: de zaalcheck, het plaatsen van een fles water voor de sprekers, het klaarzetten van de goodiebags, het begeleiden van de dagvoorzitter, enzovoort.

Afbouw: hoewel er gelukkig geen fouten meer gemaakt kunnen worden die opvallen bij je gasten, is tijd geld en moet de afbouw natuurlijk zo snel en vlekkeloos mogelijk verlopen. Dit draaiboek gaat bijvoorbeeld over het opruimen van de ruimte(n), gehuurde materialen retourneren, afbouwen van eventuele stands en het begeleiden van de gasten bij hun vertrek.

4. Wees bij de tijd

Het tijdschema is het allerbelangrijkste onderdeel van het draaiboek. Hierin vermeld je iedere actie die uitgevoerd moet worden tijdens het evenement in chronologische volgorde. Perfectionisten kunnen hun geluk niet op, want zij hebben hier een streepje voor. Als je extra overzicht wilt creëren, kun je met verschillende kleurtjes werken voor iedere (groep) medewerker(s). Zo kan iedereen in één oogopslag zien wat voor hem of haar belangrijk is. Geeft het je geruststelling om taken van je to-dolijstje af te strepen? Maak dan een extra checklistkolom waar je een vinkje kunt zetten. Zo zou je tijdschema eruit kunnen zien:

5. De bijlagen: je hebt natuurlijk aan alles gedacht

In de bijlage van een draaiboek neem je alle (huishoudelijke) informatie op die men nodig kan hebben tijdens het evenement. Denk aan: lijsten, routebeschrijvingen, tekeningen, roosters, inventarisatielijsten, plattegronden en overzichten die jij inmiddels uit je hoofd kent, maar anderen wellicht op de dag van het evenement hard nodig kunnen hebben. Begin op tijd met het verzamelen van deze relevante informatie, want het zal je verbazen in welke omstandigheden je dolgraag een van de genoemde bijlagen zou willen raadplegen.

Dan nog een extra tip: als je het écht profi wilt aanpakken, maak je twee type draaiboeken. Een uitgebreide versie voor de medewerkers van je event en een beknopte variant voor de leveranciers. Zij zullen het je in dank afnemen wanneer ze geen volledig boekwerk door hoeven te worstelen.

Je verantwoordelijkheid afschuiven op een draaiboek, dát gaat dus niet

Let op: met uitsluitend het uitdelen van een draaiboek ben je er natuurlijk nog niet. Een evenement organiseren blijft mensenwerk. Geef daarom voorafgaand aan het evenement een goede briefing en houd je medewerkers enthousiast. Geef ze bijvoorbeeld complimentjes als ze hun werk goed hebben gedaan.

We wensen je heel veel succes met het organiseren van een volgend event en sta af en toe stil om te genieten. De kick na een geslaagd evenement is onevenaarbaar.